PIT-11 trzeba złożyć do końca lutego

Jeszcze tylko kilka dni zostało przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników na sporządzenie i przekazanie PIT-11 do urzędu skarbowego. Ostatecznym terminem, do którego należy dopełnić tego obowiązku jest 28 lutego 2014 roku. Nie znaczy to jednak, że właśnie wtedy musi go otrzymać pracownik US. Wystarczy, że PIT-11 zostanie nadany najpóźniej w tym terminie. Na przykład w przypadku przesłania pocztą istotna jest data stempla pocztowego.

Taką informację należy sporządzić nie tylko w przypadku zatrudniania pracowników na podstawie umów o pracę, ale również np. zlecenie czy o dzieło. Pracodawca zobligowany jest uwzględnić w PIT-11 wszelkie dochody zatrudnionego, również te odnoszące się do różnego rodzaju nieodpłatnych świadczeń, jak np. abonamenty medyczne.

PIT-11 dla pracownika i urzędu skarbowego

Obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie PIT-11 zarówno zatrudnionemu, jak i naczelnikowi urzędu skarbowego ustalonego według miejsca zamieszkania pracownika (a nie miejsca jego zameldowania). A co w sytuacji, gdy pracownik przeprowadził się w trakcie roku? Decydujące jest tutaj miejsce zamieszkania w dniu 31 grudnia. W przypadku, gdy pracownik nie poinformuje pracodawcy o zmianie miejsca zamieszkania, to przedsiębiorca powinien przesłać informację do urzędu skarbowego właściwego ze względu na znane mu miejsce zamieszkania. Nie ma obowiązku dokonywania korekty PIT-11.

Tak w przypadku pracownika, jak i urzędu skarbowego możliwe jest dostarczenie PIT-11 na trzy sposoby:

• osobiście,
• za pośrednictwem poczty,
• drogą elektroniczną. W trzecim przypadku, jeśli przedsiębiorca posiada podpis elektroniczny, może wysłać PIT-11 do urzędu skarbowego korzystając z serwisu e-Deklaracje. A jak to wygląda w przypadku przekazywania tej informacji zatrudnionemu? Aktualnie nie ma przepisów, które jednoznacznie rozstrzygałyby kwestię przekazania PIT-11 pracownikowi za pomocą e-maila. Pojawiają się jednak interpretacje wskazujące, że taką informację można przesłać zatrudnionym w formie elektronicznej jeśli się na to zgadzają. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien jednak dysponować potwierdzeniem odbioru.

Niekiedy PIT-11 trzeba przesłać wcześniej niż do końca lutego
Zdarzają się pewne sytuacje, w których obowiązek dostarczenia PIT-11 może nastąpić szybciej niż z końcem lutego. Jakie dokładnie? Otóż chodzi tu o przypadki, kiedy np.:

• pracownik odejdzie na emeryturę,
• zatrudniony zmieni pracę,
• przedsiębiorca zlikwiduje działalność. W dwóch pierwszych przypadkach pracownik może poprosić o wcześniejsze sporządzenie PIT-11. Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi PIT-11 w terminie 14 dni od momentu złożenia przez zatrudnionego wniosku o sporządzenie takiej informacji. Jeśli jednak taka prośba się nie pojawiła informację należy złożyć w standardowym terminie – do końca lutego. Z kolei gdy przedsiębiorca zlikwiduje działalność, zobowiązany jest złożyć PIT-11 do ostatniego dnia prowadzenia firmy.

Kiedy PIT-11 nie trzeba sporządzać?

Należy pamiętać, że obowiązek sporządzenia i przekazania PIT-11 w przypadku umów o dzieło i zleceń istnieje tylko w sytuacji, gdy opiewają one na kwoty wyższe niż 200 zł. Jeśli wynagrodzenie nie przekracza wspominanej kwoty PIT-11 nie trzeba sporządzać. Od przychodów uzyskiwanych z tego rodzaju umów odprowadzany jest zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18%. Co za tym idzie nie pobiera się od nich zaliczek na podatek dochodowy, a także nie wykazuje w zeznaniu rocznym.

PIT-11 nie trzeba również przekazywać w sytuacji, gdy choć formalnie pracownik jest zatrudniony to nie uzyskał żadnych dochodów. To sytuacja możliwa m.in. kiedy pracownik przebywał przez cały rok na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym. Identycznie może być jeśli przedsiębiorca nie wypłacił żadnego wynagrodzenia choćby przez wzgląd na trudną sytuację finansową firmy.

Istnieją także przypadki, kiedy pracodawca dostarcza pracownikowi nie PIT-11 a PIT-40. Kiedy tak się dzieje? Dotyczy to tych pracowników, którzy przed 10 stycznia złożyli wniosek o rozliczenie przez pracodawcę (PIT-12). W takiej sytuacji przedsiębiorca musi sporządzić i przesłać do końca lutego PIT-40. Ten mechanizm stosuje się jedynie w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy osiągają przychody tylko z jednego źródła.
Sebastian Bobrowski
dyrektor finansowy inFakt.pl