W Europie powoli zapominają, czym była tradycyjna faktura. Liderami są kraje skandynawskie, Szwajcaria, Estonia i Słowenia. Z 30 mld faktur na całym kontynencie aż 4 mld pochodzi z Polski. W naszym kraju większość to dokumenty papierowe. Tylko ok. 8-11 proc. to rachunki elektroniczne. Tymczasem w Estonii jest to aż 82 proc.!

Wcześniej przeszkodą były przepisy. Jednak od początku roku obowiązuje zliberalizowane prawo dotyczące e-faktury, które likwiduje wiele barier w jej upowszechnianiu.

Co jest problemem?!?

- Polacy nie ufają elektronicznej fakturze. Dominuje przywiązanie do tradycji, do papieru. Wkładamy go do koperty, ktoś go podpisuje. Dla ludzi taki dokument nabiera mocy prawnej. Gdy dostajemy rachunek przesłany drogą elektroniczną, ludzie nie odbierają tego jako czegoś ważnego. Oczekujemy, że ktoś się na nim podpisze, że będzie jakaś pieczątka. Dla odbiorcy dopiero wtedy jest to istotny papier - tłumaczy Izabela Kielczyk, psycholog biznesu.


Nie ufamy e-fakturze także przez to, że w związku z jej wprowadzeniem powstał duży szum medialny. Przepisy nie były jasne. W prasie pojawiały się sprzeczne informacje. Że elektroniczny dokument nie jest wiążący do uzyskania ulgi internetowej, że fiskus nie uzna wydruku, jeśli nie będzie on złożony itp.

- Najważniejsze jest uświadomienie ludziom, że jest to już pełnoprawny dokument - twierdzi Izabela Kielczyk.
Do społeczeństwa musi iść jasny komunikat: Można korzystać z e-faktury!

- Dziś jeszcze nie wszyscy są tego pewni. Czasem są to informacje szeptane. Przekaz był niejasny. A gdy jest on niejednoznaczny, to budzi wątpliwości - podkreśla Izabela Kielczyk.

Problemem jest też zmiana mentalności obsługujących księgowość w firmach czy gospodarstwach domowych. Mimo że przepisy mówią swoje, księgowe zawsze potrafią powiedzieć "nie rozliczę".

Giganci motorem zmian

Przejście na elektroniczne rachunki to także oszczędność czasu i pieniędzy. Nie tylko dla odbiorców. Dlatego firmy, które mają rzeszę klientów, w rozliczeniach z chęcią wybierają nowe rozwiązanie.

- 21 proc. klientów Grupy TP korzysta z faktury elektronicznej, z czego w TP około 19 proc., a w Orange blisko 27 proc. - wylicza Elżbieta Krawczyk, dyrektor programu E- faktura Grupy TP.

Jak do korzystania z e-faktur mogą zachęcać firmy? Przedstawicielka Grupy TP wskazuje, że trzeba przede wszystkim dostarczać klientom szerokiej i szczegółowej informacji na temat e-faktury. - Wiadomo, że wszystko, co nowe, może budzić obawy i niezrozumienie. Dlatego łatwy dostęp do informacji to podstawa, by przekonać klientów do e-faktury - podkreśla.

Firmy telekomunikacyjne, telewizje kablowe, dostawcy energii, gazu - im wszystkim zależy na jak największej popularności e-faktur. Ale zyskać mogą wszyscy.

Ekologia nie jest głównym czynnikiem motywującym klientów. Z badań przeprowadzonych przez Grupę TP wynika, że decydując się na e-fakturę, klienci mają na względzie przede wszystkim własne korzyści, zwłaszcza bonusy (niższe opłaty, bezpłatne minuty), jakie oferuje operator.

- Staramy się zapewnić atrakcyjną pulę bezpośrednich bonusów, np. w formie darmowych minut, obniżonych opłat za aktywację Neostrady czy specjalnych nagród w konkursach. Dla niezdecydowanych kwestie ekologiczne mogą być dodatkową zachętą do wyboru e-faktury - twierdzi Elżbieta Krawczyk.  

Potrzebne kolejne ułatwienia

Korzyści z wprowadzenia e-faktury odczują wszyscy: państwo, przedsiębiorcy, klienci, a także środowisko naturalne. Z czasem coraz więcej osób będzie przekonywać się do elektronicznych rachunków.

Według Izabeli Kielczyk wciąż część ludzi, dużych organizacji chce mieć papier. Obawiają się naciągnięć. Tymczasem w Europie to papier bywa czymś dziwnym.
- Myślę, że nastawienie już się zmienia. Potrzebujemy jeszcze trochę czasu. Zwłaszcza w firmach, gdzie pracują księgowe z poprzedniego pokolenia, niechętnie podchodzi się do nowych rozwiązań - uważa Izabela Kielczyk.

Potrzebujemy także jasnych przepisów. Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest nadal uzyskanie wcześniejszej akceptacji od klientów, z tym że dopuszczana jest zarówno zgoda w wersji elektronicznej, jak i papierowej.

- Doprecyzowania przez ustawodawcę wymaga jednak kwestia zachowania integralności i autentyczności treści, co jest podstawą, żeby uznać fakturę za elektroniczną. Zmiany wymaga także nastawienie samych urzędników do elektronicznego dokumentu. Ich przywiązanie do papieru, odręcznych podpisów i pieczątek może często stanowić realną przeszkodę w korzystaniu z e-faktury - uważa Elżbieta Krawczyk. 

W pogoni za Europą

W wielu krajach Europy i USA obowiązują prostsze przepisy niż w naszym kraju. W Belgi czy Francji e-faktura upowszechnia się bardzo szybko. Do gry weszły także unijne instytucje. Komisja Europejska chciałaby, aby stały się one główną formą fakturowania w ramach Unii Europejskiej do 2020 roku.

Kolejne kraje wprowadzają  kompleksowe rozwiązania wspierające proces zastępowania papierowych rachunków elektronicznymi dokumentami. Szwedzki rząd już w 2008 r. wprowadził obowiązek rozliczania się administracji rządowej wyłącznie przy użyciu e-faktur.  Przykłady innych państw pokazują, że rozwojowi elektronicznych rachunków sprzyja jej upowszechnienie, np. w sektorze bankowym. Tak jak w Finlandii, gdzie e-fakturę wprowadziły banki.

- Stopień zaufania Finów do tych instytucji był niezwykle wysoki i przełożył się na zaufanie do faktur wysyłanych e-mailem - zauważa Elżbieta Krawczyk.

Ich popularność będzie rosnąć, gdy zacznie jej używać więcej podmiotów. Jeśli klient otrzymuje e-fakturę nie tylko od swojego operatora telekomunikacyjnego, ale także od innej firmy, z której usług korzysta, to jest mu znacznie łatwiej takie rozwiązanie zaakceptować.

- Potwierdzają to nasi klienci, którzy często przywołują ten argument, wybierające e-fakturę również w innej firmie - mówi Elżbieta Krawczyk. 

Powołane właśnie Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji daje nadzieję, że prace nad e-państwem ruszą z kopyta. W przyszłości załatwienie urzędowych spraw ma być prostsze, a docelowo nie będzie nawet potrzebna wizyta w urzędzie.

- Kluczowym dla rozwoju e-faktury w naszym kraju jest rozwój w sektorze e-administracji. Wraz z nią zwiększać będzie się także liczba e-faktur. Momentem przełomowym mogłoby być wprowadzenie wymogu wymiany faktur pomiędzy podmiotami administracji publicznej w postaci elektronicznej - podsumowuje Elżbieta Krawczyk.