Przy czym ustawa o VAT w art. 89a wprost definiuje, kiedy wierzytelność jest prawdopodobnie nieściągalna i można skorzystać z ulgi na złe długi.

Wystarczy brak zapłaty

Decyduje o tym niezapłacenie (nieuregulowanie) należności z faktury w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. Ustawa o VAT nie stawia żadnych wymogów co do sposobu udowodnienia braku zapłaty. Takim dowodem może być wezwanie do zapłaty zignorowane przez dłużnika. Będzie nim też wyciąg bankowy za ten okres, potwierdzający brak płatności. Być może bank prowadzący firmowe konto przedsiębiorcy zgodzi się na wystawienie zaświadczenia, że w danym okresie na konto firmowe nie wpłynęła należność od kontrahenta.

Gdy mamy dwa różne terminy

Przepisy nie rozwiązują jednego problemu przy określaniu terminu 180 dni. Może się zdarzyć, że termin płatności na fakturze będzie się różnił od tego zapisanego w umowie. Na przykład umowa przewiduje termin płatności 30 dni po zatwierdzeniu protokołem odbioru kolejnego etapu prac budowlanych, a w fakturze wierzyciel określił termin płatności na 14 dni. Z reguły podatnicy w takiej sytuacji sprawdzają, czy minęło 180 dni od obu terminów płatności. Można się też spotkać z praktyką przypisywania terminowi z faktury pierwszeństwa przed terminem płatności wynikającym z umowy.

Nie cały VAT musi być skorygowany

Korekta podatku nie musi dotyczyć całego VAT z faktury. Można skorygować jedynie kwotę podatku przypadającą na część kwoty nieściągalnej wierzytelności. Przydaje się to, gdy np. trwa spór między wierzycielem a dłużnikiem o ostateczną wartość wykonanej usługi.

Przykład
Wierzyciel twierdzi, że powinien otrzymać za wykonaną usługę 200 tys. zł + VAT, i na tyle wystawił fakturę, dłużnik zgadza się zapłacić 130 tys. zł + VAT, a sprawa o 70 tys. zł trafi do sądu. Ulga na złe długi obejmie VAT od 70 tys. zł.

Spełnij pięć warunków...

Zastosować ulgę na złe długi można po spełnieniu następujących warunków:
1) dostawa towaru lub świadczenie usług nastąpiły na rzecz podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,
2) wierzytelności zostały uprzednio wykazane w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny,
3) wierzyciel i dłużnik na dzień korekty są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni,
4) wierzytelności nie zostały zbyte,
5) od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły dwa lata, przy czym okres ten liczy się od końca roku, w którym została wystawiona faktura, a nie od np. daty jej wystawienia lub daty płatności.

...i zawiadom dłużnika

Aby skorzystać z ulgi, niezbędne jest zawiadomienie dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego. Jeżeli dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie, nabywamy prawo do korekty. Ustawodawca wymaga, aby dłużnik otrzymał to zawiadomienie. Takie brzmienie przepisów od razu prowokuje pytanie: co wtedy, gdy dłużnik celowo nie odebrał listu poleconego z zawiadomieniem? Nie ma to znaczenia. Przy uldze na złe długi stosuje się odpowiednio przepisy o doręczeniach z ordynacji podatkowej. Kiedy korzystają z nich organy podatkowe, to pismo do podatnika uznaje się za doręczone, mimo że nie zostało ono przez niego odebrane i przeczytane. I tak samo jest w przypadku przedsiębiorców korzystających z ulgi na złe długi. Odmowa przez dłużnika przyjęcia listu poleconego z zawiadomieniem nie odbiera prawa do ulgi. W praktyce wydłuża jedynie całą procedurę skorzystania z niej, gdy np. list polecony z zawiadomieniem jest ponownie awizowany i przechowywany przez pocztę.

Czasem trzeba poczekać

Korekta podatku należnego jest możliwa w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął termin 14 dni, jaki dłużnik miał na zapłatę należności z faktury. W okresie tym trzeba jednak otrzymać też potwierdzenie odbioru przez dłużnika zawiadomienia, że mamy zamiar skorzystać z ulgi. Odmowa dłużnika odbioru zawiadomienia o zamiarze skorzystania z ulgi, może spowodować przesunięcie jej rozliczenia na następny okres (miesiąc bądź kwartał, w zależności od przyjętego sposobu rozliczenia VAT).

Przykład
Wierzyciel rozlicza VAT kwartalnie. Zawiadomił dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi. 14-dniowy termin płatności upłynął 28 września 2009 r.

Dłużnik nie zapłacił

100 tys. zł kwoty netto z faktury i 22 tys. zł VAT. Wierzyciel nie otrzymał do końca września potwierdzenia odbioru przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze skorzystania z ulgi. Potwierdzenie to dotarło do niego 5 października 2009 r. Dlatego nie może z ulgi na złe długi skorzystać przy okazji składania do 25 października 2009 r. deklaracji VAT-7K za III kwartał 2009 r. Taką możliwość będzie miał rozliczając VAT w terminie do 25 stycznia 2010 r. W deklaracji VAT-7K za IV kwartał 2009 r. zmniejszy podatek należny o 22 tys. zł.