Wywiązywanie się z nich jest monitorowane i kontrolowane na każdym etapie realizacji projektu, a nawet kilka lat po jego zakończeniu. Niepomyślne przejście takiej próby może rodzić poważne konsekwencje łącznie z koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami. Jak uchronić dotację przed koniecznością zwrotu? Nie daj się zaskoczyć kontroli. Już dziś przygotuj solidnie swój projekt do rzeczywistej kontroli, aby w odpowiednim momencie być przygotowanym na każdą ewentualność. Jak to zrobić? Oto kilka pożytecznych wskazówek.

Wyścig po dotację

Droga do uzyskania unijnej dotacji przypomina długodystansowy wyścig, który przebiega zazwyczaj według znanego schematu. Po pierwsze, trzeba złożyć wniosek o dofinansowanie, w którym przedstawia się swoje zamiary inwestycyjne. Po drugie, należy się uzbroić w cierpliwość i jeżeli pomysł spełni określone dla danego mechanizmu wsparcia kryteria, dany projekt po kilku kolejnych miesiącach oczekiwania może dostać propozycję dofinansowania.

Po podjęciu decyzji o skorzystaniu z takiej oferty, przedsiębiorca podpisuje umowę o dofinansowanie, która zmienia jego status z wnioskodawcy na beneficjenta pomocy. Wielu beneficjentom wydaje się, że właśnie umowa o dofinansowanie to szczęśliwy koniec wyścigu po dotację. Tymczasem to dopiero początek obowiązków i potencjalnych zagrożeń. Teraz oceniane będą głównie działania, a nie pomysły i zamierzenia beneficjenta.


Umowa o dofinansowanie nie jest jedyną podstawą do wypłaty przyznanej dotacji. Przedsiębiorca musi spełnić również szereg dalszych obowiązków. Należy do nich prawidłowe rozliczenie każdego poniesionego wydatku, pozwalające na uzyskanie jego częściowego zwrotu. Zasadą ogólną jest, że beneficjent musi udokumentować każdy wydatek, a więc przedstawić dowody na to, że zadeklarowane w umowie o dofinansowanie koszty faktycznie poniósł. Na ten cel konieczne jest przede wszystkim zgromadzenie dokumentów potwierdzających zakup i dokonanie stosownej płatności, ale także zaewidencjonowanie danego wydatku (np. środka trwałego) w rejestrach przedsiębiorstwa. Ponadto, na beneficjencie ciążą obowiązki sprawozdawcze, obligujące go m.in. do bieżącego informowania instytucji o postępach realizacji projektu i napotkanych ewentualnie trudnościach czy zgłaszaniu wszelkich zmian w inwestycji. Te i inne czynności związane z projektem realizowanym przy wsparciu z funduszy unijnych mogą podlegać kontroli.

ABC kontroli

Kontrola stanowi doskonałe narzędzie weryfikujące prawidłowość realizacji projektu i jest jego nieodzowną częścią. Celem kontroli jest określenie stopnia zgodności realizowanej inwestycji z pierwotnymi założeniami, które zostały przedstawione w dokumentacji aplikacyjnej oraz zidentyfikowanie wszystkich zaistniałych na etapie realizacji projektu nieprawidłowości. Podczas kontroli badany jest zarówno formalny jak i techniczny aspekt danego przedsięwzięcia. Kontrolujący mogą przeanalizować bowiem dokumentację projektową, ale także odwiedzić miejsce realizacji projektu. Kontroli podlegają m.in. kwestia odpowiedniego momentu rozpoczęcia realizacji projektu, system ewidencjonowania operacji gospodarczych związanych z projektem, sposób opisania dokumentów finansowych, stopień osiągnięcia wskaźników realizacji projektu, dokumentacja środowiskowa, sposób oznakowania dokumentacji projektowej i miejsca realizacji przedsięwzięcia, kompletność dokumentacji związanej z inwestycją, czy wizualizacja projektu.

Zidentyfikowanie nieprawidłowości w ramach projektu może mieć daleko idące konsekwencje, poczynając od wstrzymania dofinansowania lub obniżenia jego wartości, na konieczności zwrotu dofinansowania kończąc. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, w tym ostatnim przypadku oprócz kwoty otrzymanej pomocy, beneficjent zobowiązany jest także zwrócić odsetki naliczane jak od zaległości podatkowych (aktualnie 12 proc. w stosunku rocznym). Przykładowo, w dwóch popularnych działaniach w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.1 i 8.2 – wspierających tzw. e-biznes (dotacje dla przedsiębiorców świadczących usługi drogą elektroniczną dla użytkowników końcowych i dla biznesu) przed terminem rozwiązano co najmniej kilkanaście umów, w tym większość z inicjatywy samych beneficjentów.