Zarządzaniem wydatkami służbowymi może być proste i jasne

Nierzadko nie wynikają ze złej woli pracowników, ale raczej z braku prostych i jasnych reguł rozliczania wydatków służbowych w firmie. Tak być nie musi, można ten proces skutecznie zoptymalizować.

Wydatki służbowe pod kontrolą?

W wielu firmach wydawanie służbowych pieniędzy przez pracowników to zwykła konieczność i element ich zawodowych obowiązków. Rozliczanie tych wydatków w praktyce odbywa się na wiele różnych sposobów, np. zaliczka w formie gotówki czy zwrot na podstawie paragonów. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez AC Nielsen, prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki na zakupy firmowe.

Problemy związane z rozliczaniem wydatków służbowych wynikają nie tylko ze sposobu, ale także z częstotliwości ich rozliczania. W tym zakresie nie ma jednego optymalnego rozwiązania. Zbyt częste rozliczanie się pracownika z firmą z wydatków służbowych odciąga go od głównych obowiązków. Krótkie interwały czasowe wyznaczone przez firmę w tym zakresie odbijają się na jego efektywności. Z kolei rozliczanie wydatków raz na rok prowadzi najczęściej do wielu błędów i pomyłek (niektóre rachunki ulegają zniszczeniu, niektóre zostają zagubione a w przypadku niektórych, po długim czasie trudno określić, czego tak naprawdę dotyczyły). Niejasne reguły i skomplikowane sposoby rozliczania wydatków służbowych to nie tylko problem dla pracowników, ale także dla księgowych, którzy są za to odpowiedzialni – dlatego warto uporządkować proces zarządzania i rozliczania wydatków służbowych.

System optymalny

Zanim przystąpimy do stworzenia idealnego rozwiązania, trzeba zgromadzić w jednym miejscu wszystkie informacje dotyczące wydatków służbowych w firmie. To klucz do sukcesu, żaden system nie będzie działał poprawnie, jeśli podstawowe dane będą rozproszone po różnych komórkach organizacyjnych. Dzięki tej operacji można poznać rzeczywistą skalę zjawiska w danych przedsiębiorstwie. To znaczy, będziemy wiedzieli, jakie sumy są wydawane, na co i przez kogo. Kolejny krok to analiza wszystkich narzędzi wykorzystywanych w firmie do rozliczania wydatków służbowych (m.in. jak wydawane są środki, w jakiej formie i jak są rozliczane środki). Dopiero zebranie tych informacji pozwoli nam sprawnie zarządzać procesem wydatków firmowych, który będzie jasny i przejrzysty, zrozumiały dla wszystkich oraz zapewni pełną kontrolę nad wydawanymi środkami.

Korzyści

Optymalny proces zarządzania wydatkami służbowymi to wymierne korzyści dla firmy. To nie tylko oszczędność czasu, ale także i środków. Jednak firmy, które chcą zracjonalizować ten proces, wcale nie muszą się podejmować stworzenia takiego systemu we własnym zakresie od podstaw. Mogą skorzystać z dostępnego narzędzia – Spendeo® firmy Edenred, które bazuje na przedpłaconych kartach płatniczych i dedykowanej platformie webowej. Z tym narzędziem firmy mogą uprościć cały proces zarządzania wydatkami służbowymi, zredukować do minimum czas potrzebny do prawidłowego rozliczenia wydatków, a także ograniczyć obieg dokumentów pomiędzy pracownikami a księgowością. W kartę Spendeo® można wyposażyć każdego pracownika, który dokonuje zakupów firmowych. Dodatkowo przedpłacona karta płatnicza ogranicza ryzyko związane z obrotem gotówki.

To rozwiązanie jest także korzystne dla menedżerów, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Dzięki Spendeo® mogą na bieżąco kontrolować wydatki. Na platformie internetowej są automatycznie zapisywane wszystkie transakcje dokonane kartą. Pracownicy mogą rozliczać i przesyłać dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Ponadto dzięki mobilnej aplikacji mogą sprawdzać saldo karty, historię transakcji oraz wysłać wniosek o doładowanie karty. Umożliwia ona także skanowanie rachunków, co jest bardzo wygodne podczas podróży służbowych.

Podsumowanie

Rozliczanie wydatków służbowych nie musi być problemem. O wiele lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze sprawdzonego narzędzia. Dzięki temu będziemy mogli zapanować nad wydatkami służbowymi i wprowadzić jasne i zrozumiałe reguły dla wszystkich pracowników. Pozwoli to zaoszczędzić czas i zredukować poziom stresu do minimum w działach finansowo-księgowych.

O Edenred

Edenred jest światowym liderem w zarządzaniu wydatkami służbowymi. I od wielu lat tworzy standardy w tym zakresie. W Polsce Edenred wprowadził proste i kompleksowe narzędzie do obsługi wydatków służbowych, które zostało nagrodzone w programie „Najwyższa Jakość Quality International” oraz dwukrotnie uznane za „Najlepszy produkt dla biznesu” w rankingu Gazety Finansowej.

Edenred działa wielopłaszczyznowo i umiejętnie łączy innowacje, technologie z realiami biznesowymi Klienta. Klienci wysoko cenią indywidualne podejście, jakość obsługi i elastyczność w działaniu.

Edenred w Polsce dostarcza rozwiązania oparte na kartach przedpłaconych w trzech kategoriach: motywacja pracowników, lojalność w biznesie oraz zarządzanie wydatkami firm.