Trwa ładowanie...
Artykuł sponsorowany

Czym jest nota obciążeniowa i w jakich sytuacjach się ją stosuje?

Istnieje szereg dokumentów księgowych, które stanowią podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych, jednak nie wszystkie podlegają ustawie o podatku od towarów i usług. Przykładem takiego dokumentu jest chociażby nota obciążeniowa. Czym charakteryzuje się nota obciążeniowa i w jakich sytuacjach się ją stosuje?

Share
Czym jest nota obciążeniowa i w jakich sytuacjach się ją stosuje?Źródło: materiały partnera
dufffk7

Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa to nic innego jak dokument księgowy, potwierdzający dokonanie transakcji, dla której co do zasady nie wystawia się faktury. W wielu sytuacjach dokumentem, który pozwala na obciążenie i jednocześnie uznanie tego obciążenia przez druga stronę, jest właśnie tzw. nota obciążeniowo-uznaniowa. O ile spełnia ona wymogi stawiane przez ustawę o rachunkowości, tj. zawiera wszystkie przewidziane przepisami elementy, może stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

W jakich sytuacjach stosuje się noty obciążeniowe?

By lepiej zrozumieć, czym jest nota obciążeniowa, warto wskazać na przykłady sytuacji, w których dokument ten znajduje zastosowanie. Noty obciążeniowe stosuje się najczęściej w sytuacji, gdy przedsiębiorca zamierza:

  • obciążyć kontrahenta odsetkami od zaległych zobowiązań,
  • obciążyć kontrahenta karami za nieterminowe wywiązanie się z warunków umowy,
  • przenieść koszty niepodlegające opodatkowaniu na kontrahenta,
  • skorygować błędy dokonane we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych,
  • udokumentować roszczenie związane z wypłatą ubezpieczenia przez towarzystwo ubezpieczeniowe.


Możliwości zastosowania not obciążeniowych jest całkiem sporo. Niezwykle często wykorzystywane są one przez jednostki samorządu terytorialnego, które przy ich pomocy rozliczają chociażby dotacje celowe. Wykorzystuje się je również w sytuacji współpracy na linii prywatny przedsiębiorca – instytucja pozarządowa.

Jakie informacje powinna zawierać nota obciążeniowa?

By wystawiona nota obciążeniowa mogła stanowić podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych, musi spełniać pewne wymagania prawne. Jakie informacje muszą się na niej znaleźć? Odpowiedź na to pytanie znaleźć można w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 konieczne jest:

  • określenie rodzaju dokumentu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron umowy,podanie daty dokonania operacji i datę sporządzenia dokumentu, o ile się od siebie różnią,
  • opisanie operacji oraz wskazanie jej wartości, o ile to możliwe również w jednostkach naturalnych,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do tego, by mógł zostać ujęty w księgach rachunkowych.
dufffk7

Czy nota obciążeniowa musi zostać podpisana?

Nie ma takiej potrzeby, gdyż nie dokumentuje zmiany stanu aktywów i nie jest też dokumentem zastępczym. W zupełności wystarczy dokładne określenie stron umowy, w sposób, który pozwoli na ich jednoznaczne zidentyfikowanie.

Nota powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – po jednej dla każdej ze stron. W przypadku popełnienia błędu przy sporządzaniu dokumentu konieczne będzie wystawienie noty korygującej.

Artykuł sponsorowany
dufffk7
dufffk7
dufffk7