Dokumentacja Pracownicza 2023

Dokumentacja pracownicza – obowiązki pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy – bez względu na wielkość zatrudnienia oraz formę organizacyjno-prawną – jest prowadzenie (w sposób oddzielny dla każdego pracownika) akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej, której zakres został określony w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rozporządzenie, o którym mówimy, zaczęło obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) i zmieniło wcześniejsze zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Z czego składa się dokumentacja pracownicza

Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przyjrzyjmy się zatem zakresowi danych, jakie gromadzone są w ich ramach.

Akta osobowe pracowników składają się z 4 części:

• część A – zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (są to zatem np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Obejmuje także skierowania na badania i orzeczenia dotyczące wstępnych badań lekarskich,
• część B – zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika (mowa tu np. o oświadczeniach lub dokumentach dotyczących danych osobowych, umowie o pracę, pisemnym potwierdzeniu poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o ryzyku zawodowym, oświadczeniach dotyczących wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmianie tych warunków w innym trybie, dokumentach potwierdzających ukończenie wymaganych szkoleń w zakresie bhp, skierowaniach na badania lekarskie i orzeczeniach lekarskich dotyczących okresowych i kontrolnych badań lekarskich, dokumentach związanych z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumentach związanych z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego),
• część C – zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (czyli np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę oraz kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy),
• część D – zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Oświadczenia i dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz oświadczeń lub dokumentów.

Oświadczenia te, powiązane ze sobą tematycznie, można także przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takiej sytuacji przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy – m.in. ewidencję czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca prowadzi również m.in. rejestry: podejrzeń o chorobie zawodowej, chorób zawodowych, a także wypadków przy pracy.

Dla kogo należy prowadzić dokumentację pracowniczą

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wprowadzone od 1 stycznia 2019 r., należy stosować do osób, z którymi zostały nawiązane stosunki pracy od tego dnia i później. W stosunku do dokumentacji osób zatrudnionych tego dnia, ale zgromadzonej przed tą datą, pracodawca również może (choć nie musi) zastosować nową strukturę. 

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej. Obie formy są równoważne. Co ważne, można przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą – bez względu na to, czy pracodawca zatrudnił pracowników przed, czy od 1 stycznia 2019 r.

W razie zamiaru zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:

• z papierowej na elektroniczną – pracodawca ma obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby), potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
• z elektronicznej na papierową – pracodawca ma obowiązek sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy (lub osoby przez niego upoważnionej), potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Każdorazowo, zatrudnione osoby muszą o tym jednak zostać powiadomione. Zgodnie z przepisami, pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

Czy i kiedy pracownik może odebrać swoją dokumentację pracowniczą

Pracownik ma prawo do odbioru dokumentacji pracowniczej:

• po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę – do końca miesiąca kalendarzowego następującego (dotyczy okresu przechowywania 10 lat oraz 50 lat),
• po zmianie postaci dokumentacji pracowniczej – w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku przez pracodawcę,
• kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej – w każdym czasie. Pracodawca włącza wniosek odpowiednio do części B lub C akt osobowych pracownika.

W przypadku śmierci pracownika (lub byłego pracownika), prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, zgodnie z Kodeksem Pracy przysługuje najbliższym członkom rodziny.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.);

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).

Autorka:

Elżbieta Perkowska

HR & Payroll Assistant w RSM Poland