Google Workspace – narzędzia do pracy zdalnej dla firm

Nic w tym dziwnego – rozwiązania chmurowe umożliwiają sprawną komunikację, zwiększają efektywność prowadzenia projektów i umożliwiają pracę z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Sprawdźmy, co w tym zakresie ma do zaoferowania Google Workspace, czyli pakiet chmurowych narzędzi do tworzenia, komunikacji i przechowywania.

Narzędzia do komunikacji

Jednym z kluczowych elementów, o które należy zadbać w trybie pracy zdalnej jest niezakłócony przepływ informacji. Osobom korzystającym z Google Workspace pomagają w tym trzy główne narzędzia – poczta dla firm (Gmail), aplikacja do wideokonferencji (Meet) oraz komunikator tekstowy (Chat). 

Gmail

Gmail w swojej firmowej odsłonie tym różni się od wersji dla użytkowników prywatnych, że pozwala na stworzenie adresu w domenie własnej firmy (np. jankowalski@nazwa firmy.pl) i ustawienie do każdego konta do 30 aliasów adresu. Profesjonalny Gmail ma również silniejsze filtry antyspamowe i jest wyposażony w dodatkowe zabezpieczenia przeciw atakom z zewnątrz. Co więcej, w 2022 roku wygląd Gmaila został odświeżony, a narzędzie zostało jeszcze lepiej zintegrowane z innymi aplikacjami do komunikacji, jakimi są Meet i Chat.

Meet

Google Meet to program do prowadzenia spotkań wideo. Uczestnicy wideokonferencji mogą ze sobą rozmawiać (i się widzieć) niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Wszystkim, czego do tego potrzebują, jest stabilne połączenie internetowe.

Do głównych zalet Meet zaliczają się pełna integracja z Gmailem i Kalendarzem, możliwość połączenia się na raz nawet 500 osób, transmisje na żywo dla 100 tysięcy osób, opcja udostępniania ekranu, wyciszania szumów i nagrywania spotkań.

Chat

Doskonałym uzupełnieniem dla Gmaila i Meet jest komunikator tekstowy – Google Chat. Za jego pośrednictwem użytkownicy mogą prowadzić rozmowy prywatne i grupowe oraz tworzyć wirtualne pokoje. Z poziomu tego programu pracownicy mogą łatwo przesyłać sobie zapisane na Dysku pliki, przypisywać sobie zadania, tworzyć wydarzenia w Kalendarzu czy rozpoczynać spotkania w Meet. Co więcej, Chat wbudowany jest też w Dokumentach, co sprawia, że członkowie zespołu mogą sprawnie rozmawiać na temat opracowywanego dokumentu.

Narzędzie do przechowywania

Kolejnym ważnym aspektem, któremu warto poświęcić szczególną uwagę w firmie pracującej zdalnie jest to, aby pracownicy mieli dostęp do dokumentów zawsze wtedy, kiedy tego potrzebują. Użytkownikom Google Workspace służy do tego Dysk.

Dysk Google

Dysk Google (Google Drive) to przestrzeń służąca do przechowywania oraz synchronizacji danych. Magazyn plików w chmurze tym różni się od swojego lokalnego odpowiednika, że użytkownicy mają do niego dostęp z poziomu każdego urządzenia, na którym mogą zalogować się do swojego konta Google. 

Wszystkie firmowe zasoby mają więc zawsze pod ręką, nawet jeśli ich służbowe urządzenie jest daleko. Z plików mogą korzystać w przeglądarce lub za pomocą aplikacji mobilnej. Dzięki Dyskowi Google nie muszą martwić się, że kradzież bądź uszkodzenie komputera będą wiązały się z utratą danych i efektów ich pracy.

W zależności od pakietu, Google Workspace udostępnia każdemu użytkownikowi od 30 GB do 5 TB miejsca na dysku. Firmy korzystające z najwyższego pakietu – Enterprise – mogą poprosić o zwiększenie tej przestrzeni i dostosowanie jej wielkości do potrzeb organizacji.

Narzędzia do tworzenia

W chmurowym pakiecie Google Workspace praca w aplikacjach biurowych została przeniesiona na wyższy poziom. Członkowie zespołu mogą bowiem pracować w tym samym pliku w czasie rzeczywistym, a każdy z nich ma zawsze dostęp do najbardziej aktualnej wersji dokumentu. Użytkownicy pakietu mogą tworzyć w takich programach jak:

• Dokumenty Google –aplikacja do edycji i tworzenia dokumentów tekstowych.
• Arkusze Google – aplikacja do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. 
• Prezentacje Google – aplikacja pozwalająca przygotowywać prezentacje.
• Formularze Google – aplikacja do tworzenia ankiet i analizy otrzymanych danych.
• Witryny Google – aplikacja do tworzenia prostych stron internetowych.

Współpraca w tych programach pozwala dyskutować o treści dokumentu za pomocą komentarzy, trybu sugestii czy wbudowanego w aplikacjach wideochatu. Za pomocą kilku kliknięć użytkownicy mogą też udostępniać sobie stworzone przez siebie treści.

Google Workspace w Twojej firmie

Jeśli zainteresował Cię ten artykuł i myślisz o tym, aby zacząć korzystać z narzędzi Google Workspace u siebie w firmie, to skorzystaj z oferty jednego z krajowych partnerów Google Cloud, jakim jest wrocławska firma FOTC. W tym przypadku zyskasz możliwość testowania usługi dwa razy dłużej niż w Google, a jest to aż 30 dni zamiast 14. Certyfikowani specjaliści z FOTC pomogą Ci też z wyborem odpowiedniego planu subskrypcyjnego oraz migracją danych z dotychczasowego rozwiązania do chmury, oraz pomogą w przeszkoleniu zespołu z aplikacji wchodzących w skład pakietu Google Workspace.