Trwa ładowanie...
Artykuł sponsorowany

Obieg i archiwizacja dokumentów w administracji publicznej z Comarch EZD

Praca urzędników polega w dużej mierze na obsłudze wniosków i pism składanych przez klientów. Jednak współczesne urzędy coraz rzadziej kojarzą się z biurkami zasypanymi papierowymi dokumentami. Ten model pracy wypierany jest przez elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji.

Share
Obieg i archiwizacja dokumentów w administracji publicznej z Comarch EZD
Obieg i archiwizacja dokumentów w administracji publicznej z Comarch EZD Źródło: materiały partnera, fot: ILKER CELIK
d47swvl

Czym jest system Comarch EZD i gdzie znajduje on zastosowanie?

Comarch EZD to nowoczesny system stworzony z myślą o jednostkach administracji publicznej. Jego wdrożenie pozwala na w pełni elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji – od momentu wpływu pisma (wniosku) do urzędu, przez poszczególne etapy jego procedowania aż po zamknięcie sprawy, czyli archiwizację. Dzięki elektronicznej archiwizacji sprawy, możliwe jest też szybkie jej odnalezienie, bez konieczności przeszukiwania segregatorów.

Urzędy bazują na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych, które szczegółowo określają m.in. sposób postępowania z dokumentami. System EZD pozwala przenieść ten proces w cyfrowe środowisko i jednocześnie zautomatyzować niektóre z wykonywanych przez pracowników czynności. Jest to możliwe zarówno dzięki dostosowaniu Comarch EZD do aktualnych przepisów prawa, jak i unikalnej, przemyślanej budowie tego systemu.

Gdzie znajduje zastosowanie Comarch EZD? Jak można przeczytać na stronie internetowej https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/comarch-ezd/, rozwiązanie to jest dedykowane przede wszystkim:


  • Jednostkom samorządu terytorialnego i jednostkom im podległym.
  • Centrom Usług Wspólnych.
  • Placówkom służby zdrowia.
d47swvl


Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji jest rozwiązaniem, do którego przekonuje się coraz więcej urzędów. Jednym z powodów jest m.in. rosnące zainteresowanie możliwością załatwiania spraw za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej wśród obywateli. Trend ten nasilił się w momencie wybuchu pandemii COVID-19 i spowodował, że wiele jednostek administracji publicznej zdecydowało się przenieść obieg dokumentów do świata online.

Z jakich modułów składa się Comarch EZD?

Systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji muszą odpowiadać na potrzeby różnych organizacji, stąd też Comarch EZD wyróżnia się modułową strukturą. Taka budowa umożliwia dostosowanie rozwiązania do potrzeb jednostki. Z jakich modułów składa się system EZD?

Podstawowe moduły to Sekretariat i Kancelaria, które służą do obsługi wszystkich pism wprowadzanych do obiegu w urzędzie i wychodzących z niego. Moduły te zostały stworzone z myślą o rejestracji dokumentów – zarówno tych, które do urzędu wpłynęły w formie papierowej, jak i tych przesłanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. To właśnie tu poszczególnym sprawom nadawane są numery, a następnie – w zależności od treści – są one dekretowane na poszczególnych pracowników.

Praca merytoryczna w systemie EZD odbywa się w module Administracja – służy on właśnie do zarządzania procesami administracyjnymi w organizacji, w której jest on wykorzystywany. Do dyspozycji pracowników jest szereg narzędzi, z kolei kadra zarządzająca może m.in. przydzielać do poszczególnych dokumentów konkretne uprawnienia. Aby z kolei sprawdzić efektywność urzędu, wystarczy wygenerować raport, korzystając z modułu Raportowanie.

d47swvl

Z reguły urzędnicy muszą załatwić sprawę w określonym terminie. W pilnowaniu dat pomocny jest moduł Terminarz, w który wyposażono Comarch EZD. Został on tak zaprojektowany, aby umożliwić intuicyjne zarządzanie terminarzami. Dzięki niemu pracownicy otrzymują w sposób zautomatyzowany informacje o terminach rozpatrzenia poszczególnych spraw. To może ułatwić im organizację pracy oraz wpłynąć pozytywnie na wizerunek urzędu.

Kolejnym modułem Comarch EZD, który jest niezbędny w pracy z dokumentami zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jest Archiwum. To właśnie tu trafiają zakończone sprawy. Ta część systemu EZD została tak zaprojektowana, aby możliwe było m.in. przypisywanie kategorii archiwalnych (zgodnie z przepisami) oraz tworzenie paczek, które następnie zostaną przekazane do Archiwum Państwowego.

Zmiana przepisów często pociąga za sobą konieczność modyfikacji szablonów pism, z których korzysta urząd, a czasem również jego sposobu pracy. Architektura systemu przewiduje taką okoliczność – Comarch EZD posiada wbudowane moduły: Edytor Procesów, Edytor Rejestrów i Edytor Słowników. Pozwalają one m.in. na modelowanie dowolnego obiegu dokumentów i zarządzanie danymi systemowymi.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji to nie tylko generowanie odpowiedzi na pisma przychodzące, ale również ich wysyłanie. System EZD uwzględnia też Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, dzięki czemu umożliwia obsługę korespondencji, która dotarła do urzędu drogą elektroniczną – przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą. Możliwość bezpiecznej wymiany informacji z wykorzystaniem mechanizmów ePUAP (i zgodnie z przepisami dotyczącymi dostarczania dokumentów elektronicznych) korzystnie wpływa na koszty funkcjonowania urzędu.

d47swvl

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji – korzyści

Wdrożenie Comarch EZD w jednostce administracji publicznej wiąże się z szeregiem korzyści zarówno dla kadry urzędniczej, jak i klientów. Najważniejsze zalety rozwoju e-administracji w urzędach to:

1. Usprawnienie obiegu dokumentów

Zarządzanie dokumentami cyfrowymi jest nieporównywalnie wygodniejsze niż zarządzanie dokumentami w formie papierowej. Rozpatrzenie wniosku o wydanie zaświadczenia czy udzielenie odpowiedzi na pytanie skierowane do urzędu przez klienta może wymagać zaangażowania urzędników różnych szczebli. Fizyczne przekazywanie dokumentów, szczególnie gdy wydziały urzędu są rozproszone między różnymi budynkami, wiąże się nie tylko z kosztami, ale ryzykiem wystąpienia pomyłek i opóźnień. Cyfrowy obieg dokumentów realizowany przy pomocy Comarch EZD jest w tej sytuacji nieporównywalnie wygodniejszy.

Zaraz po wpływie wniosku do urzędu (czy to w formie papierowej, czy też przez ePUAP) system EZD umożliwia jego zarejestrowanie i skierowanie do pracownika merytorycznego. Przekazanie sprawy (np. do przełożonego czy innego wydziału) również wymaga wykonania zaledwie kilku kliknięć.

2. Dostosowanie systemu EZD do potrzeb urzędu

Urzędy czy placówki służby zdrowia mają różne potrzeby, gdyż każda organizacja dostosowuje swój styl pracy do stawianych przed nią zadań. System EZD został zaprojektowany w taki sposób, aby sprostał wymaganiom różnych jednostek administracji publicznej. Jeżeli nie jest to konieczne, urzędnicy nie muszą wprowadzać zmian w systemie obiegu dokumentów – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji odzwierciedla zarówno strukturę, jak i procesy w urzędzie.

d47swvl

Comarch EZD pozwala m.in. na przydzielanie uprawnień pracownikom, analogicznie jak miało to miejsce w przypadku pracy z papierowymi dokumentami. W zależności od swoich kompetencji, urzędnicy mogą też podejmować określone decyzje, w tym generować czy przesyłać zgodnie z przewidzianą ścieżką swoje opinie.

3. Zwiększenie wydajności pracy

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji jest równoznaczne ze wzrostem wydajności. Wpływ na to ma zarówno standaryzacja obiegu dokumentów, jak i automatyzacja części czynności. Dodatkowo, urzędnicy pracujący z Comarch EZD w jednym miejscu mają dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi, w tym m.in. kalendarzy, programu do obsługi poczty elektronicznej czy harmonogramów pracy grupowej. To pozwala im w pełni skoncentrować się na merytorycznej pracy, bez konieczności poszukiwania niezbędnych informacji w segregatorach.

System EZD daje też przełożonym wgląd w procesy biznesowe. W cyfrowym środowisku łatwiej odkryć czy skorygować błędy, dzięki czemu załatwianie spraw zgłoszonych przez klientów będzie odbywać się jeszcze sprawniej.

4. Automatyzacja części procesów w urzędzie

Od sprawnego obiegu dokumentów w urzędzie zależy m.in. to, jak będzie on postrzegany przez obywateli. Dzięki cyfryzacji, jednostki administracji publicznej mogą usprawnić swoją pracę i niemal natychmiast odpowiadać na potrzeby klientów. Z kolei sprawy wymagające zaangażowania pracowników różnych wydziałów mogą być stale monitorowane. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji poprzez system EZD oznacza m.in. możliwość ustawiania terminów. Dzięki temu, że przełożeni otrzymują informacje o opóźnieniach, mogą odpowiednio wcześnie zareagować.

d47swvl

Automatyzacja czynności administracyjnych dzięki wdrożeniu elektronicznego zarządzania dokumentacją przekłada się na korzystną zmianę opinii o jednostce.

5. Stały i szybki dostęp do dokumentacji

Dokumenty do urzędu mogą docierać różnymi kanałami – klienci mogą wysłać pismo za pośrednictwem poczty, napisać mail, czy przesłać wniosek poprzez ePUAP. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji to sposób na ograniczenie hybrydowowego środowiska pracy, a to z kolei dzięki digitalizacji wszystkich dokumentów wpływających do urzędu w formie papierowej. W rezultacie rozpatrzenie każdego pisma odbywa się w ramach wdrożonego systemu. To pozwala merytorycznym urzędnikom skoncentrować się na pracy – obsłudze klientów, ale bez konieczności sięgania po papierową dokumentację.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji przy wykorzystaniu Comarch EZD zapewnia też stały dostęp zarówno do spraw otwartych, jak i zamkniętych. W dowolnej chwili – przy pomocy wyszukiwarki – można wrócić do uzasadnienia każdej wydanej w przeszłości decyzji.

System EZD – bezpieczny i zgodny z przepisami prawa

Urzędnicy mają dostęp do wielu danych wrażliwych, w tym danych powierzonych im przez klientów. To wymusza, aby elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji odbywało się w systemie odpowiednio zabezpieczonym przed dostępem osób niepowołanych. Comarch EZD jest zgodny ze standardami bezpieczeństwa. Dzięki zastosowanym zabezpieczeniom i systematycznym aktualizacjom zgromadzone w nim zasoby są bezpieczne i pozostają poza zasięgiem osób nieuprawnionych.

d47swvl

Comarch EZD to jednak więcej niż tylko bezpieczny i zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami system dedykowany jednostkom administracji publicznej. Wspomnieć warto też o sferze finansowej. W perspektywie długoterminowej elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji jest tańsze. Urząd nabywa system EZD, który jest podstawowym środowiskiem pracy wszystkich urzędników w danej jednostce. Dodać do tego trzeba także stopniowe odchodzenie od papieru, co w skali roku oznacza duże oszczędności i jest wyrazem dbałości o środowisko.

Artykuł sponsorowany
d47swvl

Podziel się opinią

Share
d47swvl
d47swvl