Pracownik w delegacji zagranicznej – koszty wymiany walut

Zgodnie z kodeksem pracy i przepisami podatkowymi pracodawca zobowiązany jest zwrócić pracownikowi koszty poniesione w związku z wyjazdem służbowym. Dotyczy to zarówno wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych. Katalog wydatków, które podlegają zwrotowi obejmuje:

• koszt dojazdu tam i z powrotem środkami komunikacji publicznej,
  • diety,
  • koszt noclegów (lub ryczałt za nocleg).

O ile jednak zwrot kosztów, które pracownik poniósł w związku z podróżą służbową w granicach naszego kraju, jest łatwy do rozliczenia, to sytuacja komplikuje się w przypadku podróży zagranicznych. Problemy mogą sprawiać przede wszystkim zmienne kursy wymiany walut.

Zgodnie z przepisami, pracownik wybierający się w zagraniczną podróż służbową powinien otrzymać zaliczkę, która ma pokryć koszty takiego wyjazdu. Ogólna zasada mówi, że najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie mu przez pracodawcę waluty kraju docelowego. Zaliczkę wycenia się według średniego kursu NBP z dnia jej wypłaty.

Co ważne, delegując pracownika w taką podróż, należy wstępnie przewidzieć jej ramowe koszty. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy pracodawca przekazuje podwładnemu zaliczkę na nocleg w hotelu np. w formie przelewu na jego konto. Zgodnie z przepisami, jak wspomniano wyżej, zaliczka ta jest wypłacana w złotych po kursie z dnia jej wypłaty. Będąc już w kraju docelowym, pracownik opłaca pobyt w hotelu np. prywatną kartą bankową. Zdarza się jednak, że musi on wydać więcej niż otrzymał od pracodawcy. Jest to możliwe, jeśli kurs wymiany danej waluty był mniej korzystny niż kurs, według którego otrzymał zaliczkę. Jednak po powrocie do kraju nie może już domagać się rozliczenia tego wydatku. Natomiast w przypadku zaliczki wypłaconej w walucie kraju, do którego pracownik został oddelegowany (a pracodawca pozyskuje dewizy np. w banku lub kantorze), wycenia się ją po kursie faktycznie zastosowanym. To oznacza, że jeżeli pracodawca zakupił walutę w kantorze – oblicza
wartość zaliczki po kursie, według którego dokonał zakupu.

Zasadność takiego postępowania jest potwierdzana przez organy skarbowe (np. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 listopada 2013 r.). Wyjaśniono w niej, że pracownik, który wyjeżdża w delegację zagraniczną, otrzymuje zaliczkę w walucie obcej lub (za jego zgodą) w złotych. W czasie delegacji zagranicznej można dokonywać opłat w następującej formie:

• w walucie obcej (zaliczka),
  • za pomocą waluty kupionej w kantorze za środki otrzymane w formie zaliczki w polskich złotych,
  • prywatną kartą płatniczą.

Co ważne, po powrocie z zagranicy pracownik powinien dokonać rozliczenia na przy pomocy druku pod nazwą „Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej”. Należy dołączyć do niego dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (źródło: interpretacje-podatkowe.org).

Istnieje jednak możliwość uniknięcia niedogodności związanych z niekorzystnym kursem wymiany walut. Można bowiem skorzystać z ofert kantorów internetowych. Mogą się one pochwalić znacznie niższymi kursami walut niż tradycyjne kantory czy banki. Aby skorzystać z takiej oferty, należy założyć konto w serwisie (np. na stronie www.ekantor.pl)
, zalogować się (posiadając przynajmniej jeden rachunek walutowy w swoim banku), a następnie wymieniać interesującą nas walutę według optymalnego kursu.

Obecnie na rynku działa ponad 400 internetowych platform wymiany walut. Ich łączny obrót przekracza 20 mld zł. Klienci z roku na rok coraz chętniej korzystają z ich oferty. Jak podaje serwis Opineo, użytkownicy ekantorów trzy razy częściej polecają ich usługi znajomym niż odradzają, a 91 procent z nich chętnie wystawia pozytywne opinie. Jednocześnie, aż 60-procentowa grupa klientów przyznała, że nigdy nie doświadczyła niedogodności ze strony internetowych kantorów, oceniając ich działanie jako „sprawne i fachowe”.

Płatności bezgotówkowe za granicą wiążą się z dużymi prowizjami – zarówno ze strony organizacji płatniczych, jak i banków. Niekiedy po skorzystaniu z karty bankowej za granicą musimy liczyć się nawet z utratą ponad 5 proc. wartości transakcji. Szczególnie dotkliwe są wypłaty gotówki w zagranicznych bankomatach. W niektórych przypadkach przy wypłacie np. 100 euro bank dodatkowo ściąga z naszego konta 25 zł prowizji. Właśnie dlatego, przebywając za granicą, niechętnie korzystamy z nowoczesnych form płatności. Według danych firmy Visa, o ile w Polsce ponad 60 proc. z nas preferuje płatności kartą, to za granicą jest to już tylko 34 proc.

W związku z tym dobrym rozwiązaniem jest założenie rachunku walutowego, do którego wydawana jest osobna karta. Duże prowizje związane z transakcjami kredytowymi i wypłatami z bankomatów coraz częściej skłaniają zarówno pracodawców, jak i osoby prywatne do ich zakładania. Prowizje bankowe są w tym przypadku niższe. Ponadto dodatkowe oszczędności można zyskać, wymieniając środki za pośrednictwem jednego z internetowych kantorów.