Grzechy aplikacyjne

Jakie uchybienia popełniają wnioskodawcy w programie Kapitał Ludzki System realizacji oraz zasady dokonywania wyboru projektów to dokumenty przedstawiające zbiór zasad dotyczących udzielania dofinansowania w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Znajomość wymienionych wytycznych jest niezbędna w procesie ubiegania się o dofinansowanie. Powyższe dokumenty przedstawiają w sposób szczegółowy zestaw kryteriów używanych w procesie oceny projektów.

Dobre planowanie

Otóż każdy wniosek, który wpłynął w odpowiedzi na konkurs, w terminie określonym przez Instytucję Ogłaszającą Konkurs (IOK), najpierw podlega ocenie formalnej. Ocena ta składa się z dwóch etapów, podczas których następuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia ogólne kryteria formalne oraz kryteria dostępu (w zakresie wskazanym przez IOK w dokumentacji konkursowej). IOK określa w dokumentacji konkursowej, weryfikacja których kryteriów dostępu następuje na etapie oceny formalnej, a których na etapie oceny merytorycznej. Wniosek, który spełnia kryteria dostępu weryfikowane na etapie oceny formalnej i jednocześnie wszystkie kryteria formalne, przekazywany jest do oceny merytorycznej. W drugim etapie oceny wniosku - ocenie merytorycznej, przeprowadzana jest analiza wniosku w oparciu o kryteria dostępu (w przypadku, jeśli IOK założyła w dokumentacji konkursowej ocenę kryteriów dostępu na etapie oceny merytorycznej), kryteria horyzontalne (czy jest zgodny z założeniami PO KL), ogólne kryteria merytoryczne (czy projekt
jest dobrze uzasadniony) oraz kryteria strategiczne (czy spełnia dodatkowe warunki, premiowane w danym województwie).

W przeciwieństwie do kryteriów dostępu, kryteria strategiczne mogą, ale nie muszą być spełnione, aby projekt mógł uzyskać pozytywną ocenę merytoryczną. Jednakże spełnienie wszystkich wymienionych kryteriów, w tym w szczególności strategicznych, zwiększa szanse danego projektu na uzyskanie dofinansowania. W związku z powyższym, jak należy prawidłowo zaplanować wniosek, aby miał on realne szanse na dofinansowanie? Warunkiem jest przede wszystkim skoncentrowanie się na precyzyjnym planowaniu i budowaniu projektu, zaś wypełnienie samego wniosku o dofinansowanie zgodnie z wytycznymi i instrukcją wypełniania wniosku powinno być ostatnim etapem konstrukcji projektu. To właśnie brak etapu szczegółowego planowania projektu rzutuje na dalsze nieścisłości w samym wniosku, które często są powodem odrzucenia wniosku już na wstępie. Najczęściej popełniane błędy przez wnioskodawców we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, złożonym w odpowiedzi na ogłoszone konkursy podzielić można na błędy formalne oraz błędy
merytoryczne.

Błędy formalne i merytoryczne

Jak podają Instytucje Ogłaszające Konkurs (IOK) do najczęstszych błędów na etapie oceny formalnej należą m.in. brak wymaganych podpisów osób upoważnionych (wskazanych w pkt. 2.6 wniosku) oraz pieczęci instytucjonalnej wnioskodawcy w pkt. V wniosku "Oświadczenie", brak drugiego egzemplarza wniosku o dofinansowanie, niezłożenie wraz z wnioskiem dwóch egzemplarzy wymaganych załączników lub niepoprawne potwierdzanie ich "za zgodność z oryginałem", błędnie określona grupa docelowa, niezgodność sum kontrolnych wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną, niewypełnienie w szczegółowym budżecie projektu pola ,,uzasadnienie kosztów’’ – wymaganego w przypadku występowania w projekcie kosztów pośrednich lub cross-financingu, niezgodność okresu realizacji projektu z warunkami konkursu określonymi w tym zakresie w dokumentacji konkursowej. Ponadto do błędów, które dyskwalifikują projekt już na etapie oceny formalnej należą również takie braki formalne, jak np. brak lub niewłaściwy numeru konkursu, niekompletnie
wypełniony wniosek, sporządzenie wniosku na niewłaściwym formularzu, brak lub nie dająca się odczytać elektroniczna wersja wniosku (plik XML), brak wypełnionego harmonogramu realizacji projektu. W przypadku najczęstszych błędów występujących na ocenie merytorycznej wniosku Komisje Oceny Projektów (KOP) wymieniają:

- W odniesieniu do pkt. 3.1 wniosku "Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu": brak nawiązania do problemów regionalnych, brak odwołania do danych statystycznych, wyników badań i analiz lub przedstawianie danych statystycznych z nieznanego źródła pochodzenia, brak nawiązania do celów zawartych w regionalnych dokumentach strategicznych, niewłaściwe definiowanie celów projektu, brak uzasadnienia konieczności realizacji projektu, zwłaszcza w kontekście przewidzianych form wsparcia

- W odniesieniu do pkt. 3.2 wniosku "Grupy docelowe projektu": mało precyzyjne uzasadnienie wyboru grupy docelowej, brak dokładnych danych odnośnie narzędzi wykorzystywanych w procesie rekrutacji i selekcji potencjalnych odbiorców pomocy, niedopracowany opis sposobu rekrutacji uczestników projektu, jak i zasad ich selekcji, brak odniesienia do zasady równości szans

- W odniesieniu do pkt. 3.3 wniosku "Działania": opis działań niespójny z harmonogramem i budżetem projektu, nieracjonalnie skonstruowany harmonogram, (np. nadmierne rozciągnięcie w czasie, zbyt rozbudowana struktura zarządzania projektem), działania opisane zbyt powierzchownie, brak kompleksowości oferowanego wsparcia

- W odniesieniu do pkt. 3.4 wniosku "Rezultaty projektu": brak wyczerpujących informacji odnośnie monitorowania rezultatów projektu, występowanie błędów metodologicznych w określeniu rezultatów miękkich i twardych, brak zdefiniowania wszystkich strategicznych wskaźników w odniesieniu do założeń projektu, błędnie dokonany podział na rezultaty twarde i miękkie, sformułowane jedynie podstawowe rezultaty twarde, brak wskazania, w jaki sposób osiągnięte rezultaty wpłyną na realizację celów projektu

- W odniesieniu do pkt. 3.5 wniosku "Potencjał wnioskodawcy i sposób zarządzania projektem": struktura zarządzania projektem nieadekwatna do przewidzianych działań i założeń organizacyjnych projektu - szkoleń, brak zakresu zadań personelu zarządzającego, zbyt rozbudowana struktura zarządzania projektem, pominięta kwestia przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację projektu

- W odniesieniu do wydatków projektu: brak spójności budżetu projektu z informacją zawartą w pkt. 3.5 wniosku, tj. sposobem zarządzania projektem, nieproporcjonalne koszta związane z kadrą zaangażowaną w zarządzanie projektem w stosunku do realnych potrzeb prawidłowej realizacji projektu, brak odniesienia kosztów założonych w budżecie do treści wniosku, zawyżone wydatki w odniesieniu do założonych rezultatów, występowanie w budżecie wydatków niezasadnych i nieefektywnych.

Jak widać, istnieje cała lista uchybień, które powodują, że wniosek nie przechodzi pozytywnie oceny lub uzyskuje bardzo niską ocenę. W trakcie opracowywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu należy zatem brać pod uwagę szereg kwestii formalnych i merytorycznych, których zbagatelizowanie lub niewłaściwe opisanie może uniemożliwić urzeczywistnienie naszego projektu. Warto więc znać wszystkie kryteria wyboru projektów, które pozwalają odpowiednio zaplanować działania, aby wniosek miał realną szansę uzyskać dofinansowanie. Ponadto należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wypełnienie wniosku w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych (GWA), gdyż w konsekwencji niewłaściwego wpisania danych w formularzu, nierzadko innowacyjne i niepowtarzalne projekty przepadają w gąszczu bylejakości i rutyny. Dlatego też, nawet po odrzuceniu czy nie zakwalifikowaniu wniosku w pierwszej próbie nie należy zaprzepaszczać swojej pracy, tylko poprawić niedoskonałości i ponownie złożyć wniosek. Przygotowując się do uzyskania
dofinansowania w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki warto pamiętać, iż w pierwszej kolejności należy szczegółowo przygotować projekt, a następnie poprawnie i wyczerpująco opisać go we wniosku aplikacyjnym.

Katarzyna Janewicz
autorka i współautorka projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki