Jak złapać złodzieja czasu?

Dlaczego niektórym brakuje czasu? – Brak znajomości technik zarządzania czasem lub brak konsekwencji w ich stosowaniu to przyczyny złego planowania dnia. Wiele pobocznych czynności powoduje, że na istotne sprawy nie mamy już czasu. Oznacza to, że padliśmy ofiarą złodziei czasu – mówi Aneta Grzyb-Hejduk, ekspert ds. szkoleń w Akademii PARP.

Kto jest winny temu, że tracimy kolejne godziny? Czasami winne są okoliczności zewnętrzne. Zła organizacja stanowiska pracy, niepotrzebne narady, pomyłki innych to niektóre przykłady. Często trudniej jest nam jednak złapać wewnętrznych złodziei czasu. Tutaj nie pomoże kupno lepszego sprzętu, czy wdrożenie systemu informatycznego. Potrzebna jest zmiana naszego nastawienia i wieloletnich nawyków.

Częstym złodziejem czasu jest brak planowania. Jego przyczyną może być niechęć, przekonanie, że na planowanie traci się czas, że i tak dobrze wiemy, co mamy robić lub że planowanie się nie sprawdza. Tymczasem brak planowania lub błędy popełniane na tym etapie powodują największe straty czasu. Bez planowania zajmujemy się głównie reagowaniem na pojawiające i nawarstwiające się problemy, zamiast realizować swoje cele zawodowe zgodnie z ustalonymi priorytetami.

Zgodnie z zasadami zarządzania czasem, rozkład dnia powinno się zaplanować w 60 proc., pozostawiając miejsce na sprawy niespodziewane. Następnie punkt po punkcie realizować jego założenia. Konsekwencja w dążeniu do wytyczonych celów jest trudna, ale to jedyny sposób na uporządkowanie wszystkich spraw.

Co zjada nasz czas? Często marnujemy go na udział w życiu towarzyskim i nieplanowane rozmowy. Chcemy być mili dla współpracowników i kontrahentów, boimy się opinii nieuprzejmych czy wyniosłych. Jednak takie aktywności dezorganizują nasz dzień pracy. Dlatego do każdej rozmowy trzeba najpierw przygotować się, tak by sprawnie omówić ważne tematy. Warto też przygotować sobie kilka zwrotów, dzięki którym uprzejmie zakończymy przedłużającą się czy nieplanowaną rozmowę.

Brak umiejętności odmawiania również zabiera dużo czasu. Koledzy przyzwyczajają się do uczynności i nadużywają naszą chęć niesienia pomocy i obawę przed urażeniem kogoś odmową. Aby uniknąć takiej sytuacji trzeba wypracować w sobie przekonanie, że odmowa pomocy nie jest ujmą na honorze i nauczyć się grzecznie, ale stanowczo odmawiać.

Na każdego „złodzieja” znajdzie się sposób. Zadania należy planować tygodniowo według wcześniej ustalonych priorytetów, ale dzień wcześniej trzeba ustalić, co będziemy robić następnego dnia. 40 proc. czasu powinno przeznaczyć się na niezaplanowane zdarzenia. Najważniejsze rzeczy należy wykonywać w optymalnej porze dnia. Konkretnym zadaniem powinno zajmować się tylko raz i po zakończeniu już do niego nie wracać. Na efektywne wykorzystanie czasu składa się także porządek w domu i pracy.

– Przyznanie się do braku umiejętności organizowania czasu pracy nie jest czymś wstydliwym. Wręcz przeciwnie, pozwoli określić swoje słabe strony i znaleźć rozwiązania. W pracy nad pokonaniem złodziei czasu będzie pomocne szkolenie e-learning Akademii PARP „Umiejętności osobiste” – mówi Aneta Grzyb-Hejduk z Akademii PARP.

Ze szkolenia „Umiejętności osobiste” uczestnicy dowiedzą się, czym są i jak identyfikować złodziei czasu. Poznają sposoby radzenia sobie z nimi w życiu prywatnym i zawodowym. Dowiedzą się, jakie techniki i narzędzia pomogą ułożyć i konsekwentnie zrealizować plan zadań.

Jedna lekcja szkolenia zajmuje nie więcej niż pół godziny dziennie. W planie dnia warto wyznaczyć sobie określoną porę na naukę, a zdobytą wiedzę od razu wdrażać w życie zawodowe i prywatne.

Oprócz tego tematu w szkoleniu „Umiejętności osobiste” przedsiębiorcy i pracownicy z MSP poznają metody ustalania celów, priorytetów i zadań, autoprezentacji oraz walki ze stresem. „Umiejętności osobiste” to jedno z 38 bezpłatnych szkoleń e-learning Akademii PARP. Przedsiębiorcy i pracownicy mogą także skorzystać z czterech szkoleń m-learning, które dostępne są na smartfonach i tabletach. Projekt jest realizowany na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.