Zwolnienia lekarskie pod kontrolą ZUS. Co warto wiedzieć przed pójściem na L4?

Pobyt na zwolnieniu lekarskim służy rekonwalescencji. Zaświadczenie usprawiedliwia tym samym nieobecność pracownika w firmie. Niektórzy jednak nadużywają swoich praw. Z kontroli przeprowadzonej w tym roku przez ZUS *wynika, że tysiące dokumentów L4 są bezzasadne. W efekcie, już po pierwszym półroczu zakład odzyskał 102,6 mln zł, czyli o 2 mln więcej niż w roku ubiegłym. Na Dolnym Śląsku rekordzista musiał oddać aż 73 tys. zł za pracę w trakcie chorobowego.*

Zwolnienia lekarskie kontroluje się pod względem formalności (autentyczności i zgodności z przepisami) oraz prawidłowości ich wykorzystania. Czy pracownik w okresie orzeczonej niezdolności nie wykonuje pracy zarobkowej? Czy nie używa L4 w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem? Weryfikacja dotyczy przede wszystkim osób pobierających zasiłek chorobowy, świadczenia rehabilitacyjne, a także wynagrodzenie za czas choroby.

Każdy pracodawca, zgłaszający do ubezpieczenia więcej niż 20 osób, powinien weryfikować zaświadczenia pod względem formalnym. Jeśli istnieją podejrzenia, że dokument został sfałszowany, ma obowiązek ubiegać się o wyjaśnienie sytuacji u konkretnego lekarza i osoby ubezpieczonej. ZUS natomiast bada przypadki wątpliwej zgodności papierów z przepisami. Zgodnie z ustawowymi uprawnieniami, kontroluje zwolnienia lekarskie i dokumenty o czasowej niezdolności do pracy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podejmuje działanie na prośbę pracodawcy lub osoby indywidualnej (np. sąsiada, który ma podejrzenia w stosunku do drugiej osoby). Kontrolę przeprowadza inspektor lub lekarz orzecznik. Do obowiązków tego drugiego należy sprawdzenie, czy pracownikowi przysługiwało zwolnienie i na jakich zasadach je otrzymał. W celu precyzyjnej oceny sytuacji, może dodatkowo skierować pacjenta na badania specjalistyczne.

Weryfikacja pracownika może odbywać się w miejscu zamieszkania, czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia. Po przeprowadzeniu kontroli, inspektor (lub pracodawca) sporządza protokół, w którym zapisuje, na czym polega naruszenie przepisów przez pracownika. Ubezpieczona osoba dostaje dokument do wglądu. Ma prawo wprowadzić swoje uwagi i ewentualne zastrzeżenia do ustaleń kontrolerów.

Utrata wynagrodzenia albo prawa do zasiłku chorobowego to najczęstsze skutki odkrytych nieprawidłowości. Takiej kary mogą spodziewać się osoby, które podczas chorobowego wykonują pracę zarobkową bez względu na to, czy ma ona wpływ na ich zdrowie. Do tego rodzaju występków zaliczają się zarówno praca na umowę o pracę i zlecenia realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych, jak i własna działalność gospodarcza.

Nie tylko podjęcie pracy może przyczynić się do utraty świadczeń przez pracownika. Osoba, która pozostaje na chorobowym, musi stosować się do zaleceń lekarza i realizować zwolnienie zgodnie z jego przeznaczeniem. Jeśli zostanie przyłapana np. na remontowaniu mieszkania, ZUS pozbawi jej prawa do zasiłku i korzystania z dni wolnych od pracy.

Zachowania niezgodne z celem zwolnienia lekarskiego mogą być ponadto potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Co to oznacza w praktyce? O konsekwencjach decyduje pracodawca. W najgorszym wypadku złamanie zasad poskutkuje wypowiedzeniem umowy lub zwolnieniem dyscyplinarnym. * *

Zwolnienie lekarskie to zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny. Aby usprawiedliwienie nieobecności w pracy było ważne, pracownik musi poinformować szefa o L4 i przewidywanym czasie jego trwania, a następnie dostarczyć oryginalny dokument. Jeśli nie zrobi tego w określonym terminie, musi liczyć się z uszczuploną wersją zasiłku.

Obniżenie świadczenia o 25 proc. następuje w sytuacji, gdy pracownik nie przekaże szefowi zwolnienia w ciągu 7 dni od daty wystawienia dokumentu. Nie musi robić tego osobiście. Może wysłać go pocztą lub podać za pośrednictwem osób trzecich - domowników czy członków rodziny. Istnieje szansa na usprawiedliwienie niedotrzymania terminu. Jest to jednak możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy brak dopełnienia obowiązku wynika z przyczyn niezależnych od chorego (np. ze względu na poważną chorobę czy brak osób do pomocy).

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą już wystawiać zaświadczenia o niezdolności do pracy w wersji cyfrowej (e-ZLA). Procedura ta ułatwia nie tylko kontrolowanie dokumentów, ale także ściąga z osób ubezpieczonych obowiązek informowania pracodawców o swojej sytuacji. Wraz z nowym systemem, odpowiedzialność spada na lekarzy. Nie oznacza to jednak, że papierowe formularze tracą na ważności. Można je stosować jeszcze do końca 2017 roku.

Jak to działa? Lekarz podpisuje tzw. elektroniczne L4 z wykorzystaniem certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP i przekazuje je do ZUS. Zakład udostępnia je następnie płatnikowi składek, np. pracodawcy, drogą internetową. W ostatnim kroku informacja trafia do osoby ubezpieczonej. Aby skorzystać z ułatwień, pracodawcy musieli założyć do końca 2015 roku specjalny profil do zaświadczeń elektronicznych. Obowiązek ciążył przede wszystkim na płatnikach rozliczających więcej niż pięcioro zatrudnionych.