Czy umiesz zarządzać czasem?

Jesteś maksymalnie zorganizowany i zmotywowany? Co z tego, skoro wszyscy wokół traktują pracę jak pańszczyznę, którą trzeba odrobić? Wcześniej czy później i tak przegrasz z otoczeniem.

Na pytanie: „Czy umiesz zarządzać czasem?”, Jacek Sypniewski, trener i konsultant w spółce Nowe Motywacje, odpowiada niezmiennie: „Tak. Jestem w tym bardzo dobry. Ale co mi z tego, kiedy ludzie wokół mnie mają z tym problem?”. Kłopot - zdaniem szkoleniowca – polega na tym, że nasza zawodowa efektywność nie zależy wyłącznie od nas, za to jest wynikiem interakcji z otoczeniem. Jeśli nawet my jesteśmy zorganizowani, to nasi koledzy i koleżanki z biura, warsztatu czy hali fabrycznej – niekoniecznie. Najgorzej zaś jest wtedy, kiedy bałagan i chaos wprowadza kadra kierownicza.

Sypniewski uważa, że praca to jest zawsze gra zespołowa. Inni ludzie – przez swój marazm, lenistwo, brak motywacji – niejednokrotnie nas hamują, ograniczają, podcinają skrzydła. Narzucają nam swe żółwie tempo. Można być mistrzem – mówi specjalista – a mimo to wpływ otoczenia często powoduje kompletną niemoc, chaos i brak efektów.

Ekspert pracował kiedyś w korporacji, w której sekretarką była samotna matka dwóch córek – osoba znakomicie zorganizowana. Niestety, jej szef miał zwyczaj na pięć minut przed końcem pracy przychodzić do kobiety z naręczem wydrukowanych prezentacji i prośbą o naniesienie wszystkich poprawek w komputerze. - Co robił przez cały dzień pracy? Zresztą niezależnie co robił, koleżanka nie mogła wyjść o czasie – wspomina doradca.

Jacek Sypniewski przyznaje, że często odczuwa zażenowanie, gdy o zarządzaniu czasem ma mówić do grupy składającej się w większości z kobiet, które obok pracy zawodowej zajmują się domem i rodziną.

- W życiu prywatnym są one świetnie zorganizowane – muszą doskonale zarządzać czasem. Dlaczego więc znalazły się na szkoleniu z tematu, w którym same są ekspertami? - pyta specjalista z Nowych Motywacji. – Odpowiedź jest paradoksalna: ponieważ nie radzą sobie w pracy, a konkretniej – przegrywają z otoczeniem organizacyjnym, które wywiera na nie silny wpływ. Zmusza do wykonania zadań nie dostosowując ich do godzin pracy, lecz do swojej dynamiki. To, że sobie nie radzą, nie jest ich winą, lecz pracodawcy. *Męczennicy kontra uskrzydleni *

Sypniewski lubi przytaczać wyniki badań prof. Heike Bruch i jej zespołu z uniwersytetu w St. Gallen – a dotyczą one determinacji i efektywności pracowników. Uczona wykazała, że w firmach tylko ok. 10% pracowników jest jednocześnie skoncentrowanych i zmobilizowanych. Jest to grupa najbardziej pożądana przez pracodawców, łączy bowiem efektywność oraz pełne wykorzystanie energii. Ludzie ci osiągają efekty przy najmniejszym koszcie własnym, osiągają tzw. stan flow. Pewnie każdy kiedyś tego doświadczył – pełnego energii i motywacji zaangażowania w pracę. Niestety, w stanie takim pozostaje tylko co dziesiąty pracownik.

40% pracowników to ludzie zmobilizowani do pracy, ale niedostatecznie skoncentrowani. Ich energia marnuje się i rozprasza w działaniach źle ukierunkowanych. 20% to osoby właściwie wykonujące zadania, ale pozbawione energii i woli, by pilnować spraw i je kończyć. Pozostałe 30% to osoby pozbawione sił i sensu pracy, permanentnie wyczerpane. To męczennicy, którzy patrzą z utęsknieniem na zegarek, kiedy wskaże godzinę końca pracy.

Jacek Sypniewski ubolewa, że aż 30% pracownikom otoczenie nie pozwala wykorzystać naturalnych pokładów spontanicznej energii. Ludzi ci czują się wypaleni zawodowo; wydaje się, że cierpią na wszystkie choroby zawodowe świata. Wśród nich notowana jest najwyższa rotacja.

- To, że właśnie ci ludzie są zwalniani z pracy, nie dziwi. Nikt nie chce płacić za pracę „dekownikom”, którzy faktycznie nie pracują – stwierdza konsultant. – Ale w tym miejscu trzeba sobie zadać pytanie – co się dzieje w firmach, że aż 30% załogi osiąga taki stan? Jest to wynik fatalnego stanu współpracy, komunikacji i zarządzania, który pozbawia ludzi naturalnej ikry i możliwości sensownej pracy.

MS/JK

Tekst został opracowany na podstawie analizy spółki Nowe Motywacje