Elektroniczny system rejestracji czasu pracy – korzyść dla pracodawcy i pracownika

Dzięki elektronicznemu systemowi rejestracji czasu pracy skorzysta każdy – zarówno pracodawca jak i pracownik.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy niezależnie od wielkości organizacji. Nawet jeśli w firmie zatrudniona jest tylko jedna osoba, konieczne jest dokumentowanie czasu jej pracy. Dzięki programom do ewidencji czasu pracy można rozwiązać ten problem z korzyścią dla firmy oraz zatrudnionych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest obowiązkowe. Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia karty ewidencji czasu pracy pracownika zgodnie z wymiarem pracy zawartym w umowie oraz z uwzględnieniem harmonogramu czasu pracy oraz listy obecności.

Informacje zbierane na karcie pracy pracownika służą przede wszystkim do odpowiedniego wyliczenia wynagrodzenia i ustalenia przysługujących mu świadczeń. Dzięki ewidencji czasu pracy można również wyliczać dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w nocy oraz święta. Dzięki niej ustalanie harmonogramu pracy i planu urlopowego w oparciu o limity urlopów przysługujące poszczególnym pracownikom stają się dużo prostsze.

Każda z osób rozpoczynających pracę w nowej firmie musi mieć założoną kartę pracy, w której zapisywane są wszystkie informacje dotyczące obecności, godzin pracy i dni wolnych pracownika. Wewnątrz karty czasu pracy znajdują się informacje na temat:

• pracy w poszczególne dni
• pracy w porze nocnej
• pracy w nadliczbowych godzinach
• pracy w niedziele i święta
• dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu w pięciodniowym tygodniu pracującym
• dyżurów
• urlopów
• zwolnień od pracy
• usprawiedliwionych nieobecności
• nieusprawiedliwionych nieobecności

Prowadzenie tradycyjnej karty czasu pracy pracownika to obciążenie dla szefostwa bądź działu kadr, szczególnie w przypadku organizacji zatrudniających wiele osób. Jest to również dodatkowy obowiązek dla pracownika – każdego dnia musi pamiętać o wpisaniu się na listę obecności, ponieważ to właśnie na jej podstawie zbierane są informacje na temat jego przepracowanych godzin.

Tradycyjna dokumentacja ma wiele wad – jedną z nich jest czynnik ludzki. Pracownik może czasem zapomnieć o wpisaniu się na listę, dział HR może popełnić błąd w obliczeniach. Czasem bywa tak, że jakiś wniosek urlopowy zaginie – wszystkie tego typu problemy można rozwiązać w prosty sposób: decydując się na wprowadzenie do organizacji programu do ewidencji czasu pracy pracowników.

System Rejestracji czasu pracy – inaczej system RCP – to elektroniczne narzędzie, które służy firmom pomocą w prowadzeniu ewidencji czasu pracy i kart pracy pracowników. System RCP online zapisuje informacje na temat przepracowanych godzin, na bieżąco kontroluje obecności, spóźnienia obraz nieobecności pracowników. Ponadto jest ogromnym ułatwieniem dla działu kadr, ponieważ pozwala na tworzenie raportów online, które zmniejszają możliwość wystąpienia jakiegokolwiek błędu.

Rejestrowanie czasu pracy może następować na różne sposoby. W Calamari oferujemy możliwość rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy poprzez stronę www, aplikację mobilną Android i iOS, technologię iBeacons czy czytnik RCP w urządzeniu mobilnym, wykorzystującym kody QR i zdjęcia.

Najpopularniejszym ze sposobów kontrolowania i dokumentowania czasu pracy pracowników jest korzystanie z wersji mobilnej lub przeglądarkowej aplikacji RCP online, którą wybierzesz. Takie rozwiązanie nie wymaga zbyt wielu zmian przy przechodzeniu na elektroniczną ewidencję czasu pracy i nie jest trudne do przyswojenia dla pracowników. Istnieją jednak również inne metody rejestrowania czasu pracy – na przykład poprzez terminal RCP.

Terminal RCP
Czytnik RCP, którym dzięki aplikacji Calamari może stać się dowolne mobilne urządzenie, należy umieścić przy wejściach do budynku firmy. Gry pracownicy będą wchodzić , zeskanuje swój kod QR, a aplikacja zacznie automatycznie naliczać jego czas pracy. Opcjonalnie można również zażądać, by terminal wykonał zdjęcie pracownika – co znacznie zmniejsza ryzyko wystąpienia nadużyć.

iBeacon
Jeśli codzienne sczytywanie kodu QR to w dalszym ciągu zbyt wiele, można pokusić się o jeszcze nowocześniejsze rozwiązanie, które nie będzie wymagało od pracownika pamiętania o wpisaniu się na listę obecności. Technologia iBeacon wykorzystywana w programach do ewidencji czasu pracy to wciąż rozwijające się rozwiązanie, które w Calamari wprowadziliśmy już jakiś czas temu.

Beacony to małe urządzenia wielkości pudełka od zapałek, które należy umieścić w biurze w dowolnej liczbie w taki sposób, by cały budynek pozostawało w ich zasięgu. Pracownicy po zainstalowaniu aplikacji na telefon zostają automatycznie zarejestrowani w pracy, jeśli znajdą się w zasięgu jednego z beaconów.

Aplikacja mobilna
W przypadku osób pracujących zdalnie świetnie sprawdza się aplikacja mobilna z lokalizacją GPS. Dzięki niej pracodawca wie nie tylko kiedy rozpoczęła się praca zdalna danej osoby, ale również z jakiego miejsca nastąpiła. System kontroli czasu pracy pracowników pozwoli zatem sprawnie zarządzać ewidencją czasu pracy zarówno w firmach, które mają siedziby w jednym biurze, jak również w przypadku tych, których placówki rozsiane są po całym świecie, a pracownicy często wykonują swoje obowiązki spoza biura.

Jakie korzyści niesie ze sobą wprowadzenie elektronicznego rejestratora czasu pracy z punktu widzenia pracodawcy? Oto największe zalety:

• Oszczędność czasu i kosztów – wybierając elektroniczny system do ewidencji pracy sprawiasz, że pracownicy oszczędzają czas, nie musząc codziennie wpisywać się na listę obecności, podczas gdy dział HR oszczędza mnóstwo czasu na przygotowywanie okresowych raportów. Zaoszczędzony czas można poświęcić na inne zadania, które przyniosą firmie zyski;
• Integracja z listą obecności i harmonogramem czasu pracy – system RCP automatycznie zapisuje obecność pracownika i dopisuje go do listy obecności, do której osoby z organizacji mogą mieć wgląd w każdej chwili. To znaczne ułatwienie codziennej komunikacji i organizacji pracy;
• Kontrola spóźnień – tworzenie automatycznych raportów opartych o wymiar czasu pracy pracownika i możliwość bieżącego sprawdzania obecności znacznie ułatwia pracodawcom i menedżerom kontrolowanie i eliminowanie spóźnień pracowników;
• Integracja z innymi narzędziami – dzięki wykorzystaniu API systemy rejestracji czasu pracy mogą połączyć się z innymi programami wykorzystywanymi w organizacji. Dzięki temu importowanie danych pomiędzy systemami i codzienna praca z nimi stają się łatwiejsze;
• Rezygnacja z papierowej karty czasu pracy – wybierając elektroniczny program do ewidencji czasu pracy można zminimalizować ilość papierowej dokumentacji, a tym samym dbać o środowisko i dodatkowo zaoszczędzić pieniądze. Informacje zawarte w karcie pracy pracownika w systemie RCP są zgodne z obowiązującymi w kraju wymogami prawnymi dotyczącymi prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Oprócz zalet, jakie programy do ewidencji czasu pracy niosą ze sobą w perspektywie działania całej organizacji, istnieje również wiele korzyści, które pracownik zauważy na porządku dziennym:

• Ewidencja czasu pracy a lista obecności – dzięki automatycznemu rejestrowaniu czasu pracy pracownik nie musi pamiętać o tradycyjnych podpisach, lista obecności zostanie wygenerowana na podstawie elektronicznego zapisu rozpoczęcia zmiany;
• Bieżący dostęp do karty czasu pracy – dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy każdy w organizacji ma stały dostęp do informacji na temat swoich obecności i przepracowanych godzin, dzięki czemu zawsze wie, czy wypracowuje pełny wymiar czasu pracy przypisany do swojego stanowiska;
• Kompletna dokumentacja – zapisywanie czasu pracy poprzez terminal RCP oraz składanie elektronicznych wniosków urlopowych daje pracownikowi gwarancję, że żaden z jego wniosków lub podpisów na liście obecności nie zostanie zgubiony. Dzięki temu zmniejsza się stres podwładnych, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości znacznie łatwiej jest je zweryfikować;
• Zapobieganie przepracowaniu – stała kontrola liczby przepracowanych godzin sprawia, że podwładni w firmach i startupach mogą nie tylko w każdej chwili sprawdzić, ile wypracowali godzin, ale mogą również otrzymywać powiadomienia o planowanym rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy, by nie pracować zbyt długo;
• Wygodny podgląd statusu współpracowników – lista obecności online, która zmienia się dynamicznie, pozwala pracownikom w każdej chwili sprawdzić, kto jest obecny w pracy, dzięki czemu znacznie łatwiej jest planować i rozdzielać zadania do wykonania.

Prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy to rozwiązanie, które pomoże zaoszczędzić czas i pieniądze w każdej organizacji poprzez automatyzację wielu czasochłonnych procesów. Systemy RCP zbierają dane na temat obecności, przepracowanych godzinach, spóźnieniach i różnych nieprawidłowościach, co sprzyja sprawnemu rozwiązywaniu problemów i ułatwia tworzenie okresowych raportów.

Wybór odpowiedniego rejestratora czasu pracy pomoże w zarządzaniu pracownikami stacjonarnymi oraz zatrudnionymi do pracy zdalnej. Usprawni przepływ informacji w firmach oraz startupach i pozwoli na dostęp do informacji w szybki sposób z dowolnego miejsca.

Artykuł sponsorowany