Gadatliwy pracownik może pomóc kontrolerom

Firma powinna wyznaczyć osobę, która jest odpowiedzialna za kontakty z inspektorem skarbowym. Będzie ona monitorowała przekazywane fiskusowi informacje. Kontrolujący lubią bowiem podpytywać pracowników i wyciągać od nich różne ciekawostki.

_ Swobodny przepływ informacji może utrudnić sytuację podatnika, któremu ciężko będzie później przekonać urzędników do swoich racji _ - mówił radca prawny Robert Pasternak podczas webcastu zorganizowanego wczoraj przez firmę doradczą Deloitte.

Oto przykład. Firma działająca w międzynarodowej grupie ponosiła wydatki na usługi zarządcze i doradcze wykonywane przez spółkę matkę. W czasie kontroli inspektor rozmawiał z różnymi pracownikami. Od ochroniarza dowiedział się, że spółki nie odwiedzał żaden cudzoziemiec. Inna osoba spotkana przypadkowo na korytarzu powiedziała mu, że usługi doradcze i zarządcze nie są w ogóle przydatne, a opłata dla spółki matki jest w rzeczywistości haraczem narzuconym przez grupę. Po takich rewelacjach firma musiała się dobrze nagimnastykować, aby przekonać kontrolujących, że usługi zostały faktycznie wykonane i miały związek z jej działalnością.

_ Na pytania fiskusa powinna odpowiadać osoba, która zna się na podatkach – radziła Anna Rączkowska, starszy konsultant w Deloitte _. _ Lepiej, żeby nie robił tego specjalista od marketingu albo handlu. Dla niego wymiana informacji między kontrahentami może być po prostu elementem dobrej współpracy, dla fiskusa już transferem specjalistycznej wiedzy, który ma swoje skutki podatkowe. _

O czym jeszcze trzeba pamiętać w czasie kontroli? O monitorowaniu, jakie dokumenty zostały przekazane urzędnikom skarbowym. Tym bardziej że są oni formalistami i papierowe dowody mają dla nich największe znaczenie. Oczywiście powinniśmy dostarczać im tylko te dokumenty, których żądają. Nadgorliwość nie popłaca - przestrzegali doradcy z Deloitte - także przy udzielaniu wyjaśnień. Warto precyzyjnie odpowiadać na pytania i nie naprowadzać inspektora na transakcje, które nie są na razie weryfikowane.

W czasie kontroli wypadki toczą się szybko, przedsiębiorca może jednak zyskać na czasie, wnosząc sprzeciw na działania urzędników naruszające przepisy. Ma dzięki temu kilka dni na zastanowienie i opracowanie strategii dalszego działania.

Warto też złożyć wniosek o zadawanie pytań na piśmie oraz o wyznaczenie terminu na zebranie dokumentacji.

Fiskus powinien siedem dni wcześniej uprzedzić o swojej wizycie. Ten czas trzeba wykorzystać na przygotowanie dokumentów i zasad postępowania w czasie kontroli. Warto także wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakty z urzędnikami.

Kontrolę można rozpocząć dopiero po tygodniu od dnia doręczenia zawiadomienia. Wcześniejsza wizyta wymaga zgody kontrolowanego. Urząd musi przesłać ponowne zawiadomienie, jeśli nie przyjdzie do podatnika przez 30 dni.

Wzór zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej określa rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2008 r. (DzU nr 237, poz. 1659). Jest to formularz ZAW-K. W części B powinien być wskazany zakres kontroli, czyli rodzaj podatku, jaki będzie sprawdzany, i okres objęty weryfikacją. Podatnik będzie więc wiedział, co skontrolują urzędnicy, i warto, aby sprawdził zawczasu, czy wszystko jest w porządku.

Nie wszyscy jednak zostaną uprzedzeni o kontroli. O zamiarach fiskusa nie dowiedzą się np. ci, którzy złożyli wniosek o zwrot VAT albo są podejrzewani o przestępstwo skarbowe.

Przemysław Wojtasik