Jak przygotować i przeprowadzić coroczne zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników to najwyższa instancja każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Musi zebrać się przynajmniej raz w roku, najczęściej do końca czerwca, i dokonać swoistego rozliczenia działalności. Obraduje wówczas jako zgromadzenie zwyczajne. To wtedy wspólnicy zatwierdzają sprawozdanie finansowe spółki i sprawozdanie z jej działalności, dzielą zysk, a także udzielają absolutorium członkom organów. Nie są jednak wykluczone spotkania częstsze. Temu służą zgromadzenia nadzwyczajne. O tym, czy i jak często te ostatnie będą zwoływane, decyduje sytuacja w konkretnych spółkach.

Aby zgromadzenie w ogóle się odbyło, wspólnicy muszą o nim wiedzieć. Kodeks spółek handlowych (k.s.h.) dość rygorystycznie podchodzi do sposobu zawiadomienia ich o planowanym zgromadzeniu. Przestrzeganie przepisów ma tu niebagatelne znaczenie. Niezadowoleni z wyników będą bowiem mogli wykorzystać wszystkie nieprawidłowości do zakwestionowania podjętych na zgromadzeniu uchwał.

Ustawodawca nie zdecydował się na określenie pisma rozsyłanego przez spółkę jakimś jednym pojęciem. Raz mowa jest o zawiadomieniu, raz o zaproszeniu. Spółce wolno rozesłać je na trzy sposoby: listami poleconymi, przesyłkami kurierskimi albo – o ile wspólnik zgodził sie na to na piśmie i podał adres – pocztą elektroniczną (art. 238 § 1 k.s.h.). Wybór którejś z tych form należy właściwie do zwołującego zgromadzenie. W każdym razie kodeks żadnych szczegółowych wskazówek na ten temat nie zawiera. Wystarczy zawiadomienie wspólnika w jeden sposób – nie trzeba zawiadamiać go listownie, a potem jeszcze wysyłać kuriera. Sposoby zwoływania wspólników można ostrożnie „mieszać”. Innymi słowy, niektórych wspólników wolno zawiadomić listem poleconym, innych – przesyłką kurierską, innych wreszcie – e-mailem. Ostrożnie, bo kodeks wymaga równego traktowania wspólników.

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. O ile wskazanie dnia i godziny nie powinno nastręczać trudności, o tyle określenie miejsca zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad wymagają pewnego komentarza.

Z przepisów wynika, że zgromadzenie wspólników odbywa się w siedzibie spółki. Warto pamiętać, że pojęcie to nie zawsze odpowiada znaczeniu, jakie z nim często intuicyjnie wiążemy. Na ogół siedziba kojarzy nam się z jakąś konkretną nieruchomością – np. budynkiem czy nawet lokalem, w którym mieści się biuro spółki. To jednak złudne przeczucie. W zdecydowanej większości umów spółek jako siedziba wskazywana jest jedynie miejscowość, bez podawania adresu. To oznacza, że zgromadzenie wolno zwołać nie tylko w biurze spółki, ale i na drugim końcu miasta. W przepisach o miejscu zgromadzenia chodzi bowiem o to, żeby wspólników nie narażać na konieczność odbywania dalekich wycieczek po to tylko, ażeby mogli wziąć w nim udział. To obniżałoby frekwencję na zgromadzeniu. Co więcej, przez dobranie miejsca dogodnego dla niektórych tylko wspólników ułatwione byłoby wpływanie na wyniki głosowania.

Oczywiście nic wbrew wspólnikom. Jeśli umowa spółki tak stanowi, zgromadzenie może odbyć się w jakimś innym miejscu niż siedziba. Jeśli umowa milczy na ten temat, właściciele zawsze mogą zdecydować o wyborze miejsca zgromadzenia w jednomyślnej uchwale.

Co to jest absolutorium
Kodeks posługuje się pojęciem absolutorium, ale go nie definiuje. Dla członka zarządu czy rady nadzorczej ważne jest to, że w razie udzielenia im absolutorium będą niejako zwolnieni z odpowiedzialności wobec spółki. Jeśli z powodu ich działalności firma poniosła jakieś straty, nie wolno jej po skwitowaniu domagać się pieniędzy od takich osób.
Choć nie zawsze. Przede wszystkim na absolutorium nie można się powołać w razie upadłości spółki albo wniesienia przez wspólnika powództwa o naprawienie szkody jej wyrządzonej (art. 296 k.s.h.). Innym przypadkiem jest zawyżenie przez wspólnika wkładów wnoszonych do spółki. Jeśli zarząd przymknął na to oko, będzie teraz musiał oddać spółce brakującą wartość (art. 175 § 2 k.s.h.). Wątpliwości budzi też dopuszczalność zwolnienia członka organu spółki z odpowiedzialności w sytuacji, gdy wspólnicy nie mają pełnego rozeznania w sytuacji będącej podstawą głosowania. Można głosować to, co było zapowiedziane

Prawidłowe ustalenie porządku obrad ma pierwszorzędne znaczenie. Reguła jest bowiem taka, że w sprawach nim nieobjętych uchwały podjąć nie można.

Jeśli wspólnicy mimo wszystko zdecydują się na głosowanie, uchwałę taką można będzie potem zaskarżyć przed sądem. Oczywiście jak przystało na regułę, ta też doznaje pewnych wyjątków.

Mimo nieobjęcia sprawy porządkiem obrad głosowanie jest możliwe, jeżeli:
- cały kapitał jest reprezentowany, a nikt z obecnych na zgromadzeniu nie zgłosił sprzeciwu co do powzięcia uchwały,
- chodzi o uchwałę o zwołaniu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników,
- podejmowana uchwała ma charakter porządkowy (np. zmiana kolejności rozpatrywania spraw, zarządzenie krótkiej przerwy, dopuszczenie do udziału w zgromadzeniu osób trzecich itp.).

Kto decyduje o porządku obrad...

Kodeks nie mówi tego wprost, ale można założyć, że porządek obrad przygotowuje ten, kto zwołuje zgromadzenie. Na ogół będzie to zatem zarząd. Uwaga! Jeśli jako wspólnik reprezentujesz 10 procent albo więcej kapitału zakładowego, możesz żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników (art. 236 § 1 k.s.h.). Jeśli masz mniej, możesz szukać sojuszników – ważne tylko, żebyście razem mieli przynajmniej 10 proc. Jest tylko jeden warunek: żądanie to musisz przedstawić najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. Nie do końca niestety wiadomo, proponowanym przez kogo. Fakt, wspólnicy mogą domagać się zwołania zgromadzenia. Co jednak w sytuacji, gdy nie zależy im na czasie, a chodzi tylko o podjęcie uchwały konkretnej treści? Wydaje się, że jeśli zarząd zwoła zgromadzenie, a potem wspólnicy zażądają rozszerzenia porządku obrad, to uwzględnić je należy dopiero przy kolejnym zgromadzeniu. Skoro bowiem ustawa wymaga tu miesięcznego wyprzedzenia, a
na rozesłanie zaproszeń daje tylko dwa tygodnie (art. 238 k.s.h.), to jasne jest, że wspólnicy mogą po prostu nie zdążyć.

...i co powinien on obejmować

Przepisy nie określają, jak taki porządek obrad ma wyglądać. W praktyce dopuszczalna jest tu pewna swoboda. Choć pewne elementy muszą się na liście znaleźć. Chodzi przede wszystkim o sprawy, których rozpatrzenie jest obowiązkiem każdego zwyczajnego zgromadzenia wspólników (art. 231 k.s.h.). Ponieważ kodeks wymaga odniesienia się przez radę nadzorczą do wyników spółki i działalności zarządu, siłą rzeczy przedstawienie jej stanowiska powinno odbyć się najpóźniej na samym zgromadzeniu. Chodzi o przedstawienie wspólnikom pisemnego sprawozdania z wyników oceny sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki, jak i oceny wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty (art. 219 § 3 k.s.h.). Oczywiście nie jest wykluczone, że stanowisko rady zostanie przekazane wspólnikom wcześniej. Wtedy przedstawianie go na zgromadzeniu nie jest konieczne, choć oczywiście możliwe. Ważne jest tylko to, żeby dokumenty przygotowane przez radę trafiły do wszystkich wspólników. Przykładowy
porządek obrad przedstawiamy w ramce.

Uwaga! Jeśli z bilansu spółki wynika, że strata przekroczyła sumę kapitału zapasowego, kapitałów rezerwowych i połowy kapitału zakładowego, właściciele spółki powinni zadecydować o dalszym jej istnieniu.

Zarząd powinien niezwłocznie zwołać w tym celu nadzwyczajne zgromadzenie wspólników (art. 233 k.s.h.). Wydaje się jednak, że nic nie stoi na przeszkodzie połączeniu decyzji o kontynuacji działalności ze zgromadzeniem zwykłym. Trzeba tylko pamiętać o umieszczeniu odpowiedniego punktu w porządku obrad.

Co w sprawozdaniu z działalności
Jednym z dokumentów, który należy poddać głosowaniu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, jest sprawozdanie zarządu z działalności spółki. Jego szczegółowy wygląd określa ustawa o rachunkowości.

Zgodnie z jej art. 49 powinny się w nim znaleźć m.in informacje o:
- zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
- przewidywanym rozwoju firmy,
- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,
- aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
- nabyciu udziałów własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów w przypadku ich zbycia,
- posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach). Kto i kiedy zwołuje udziałowców na spotkanie

Zasadą jest, że zwyczajne zgromadzenia wspólników zwołuje zarząd. Przy corocznym zgromadzeniu ma na to więcej czasu, powinien tylko pamiętać, żeby zdążyć ze wszystkim do końca czerwca.

Przy zgromadzeniach nadzwyczajnych należy działać nieco szybciej. Jeśli rada nadzorcza albo komisja rewizyjna zwróci się do zarządu o zwołanie takowego, ten powinien zastosować się do prośby w ciągu dwóch tygodni. Jeśli tego nie zrobi, rada albo komisja sama może zwołać zgromadzenia. Przypomnijmy, że są to organy odpowiedzialne za kontrolę działalności firmy, w tym zwłaszcza jej finansów. Ich ustanowienie jest uprawnieniem, ale nie obowiązkiem wspólników. Jeśli nie chcą, nie muszą powoływać ani rady, ani komisji rewizyjnej.

Jak przebiega taka awaryjna procedura zwołania zgromadzenia? Kodeks nie zawiera tu jakichś odrębnych przepisów. Możliwe są więc dwa rozwiązania: albo należy zastosować te same zasady, co obowiązujące zarząd (czyli rozesłać listy, przesyłki kurierskie czy e-maile), albo przyjąć pełną dowolność i dać radzie albo komisji swobodę improwizacji (i np. powiadomień dokonać przez telefon czy przez umyślnego). Właściwsza wydaje się pierwsza możliwość.

Kodeks uprawnia też do zwołania zgromadzenia inne osoby – pod warunkiem jednak, że wskazała je umowa spółki (art. 235 § 2 i 3 k.s.h.). Niezależnie od postanowień umowy uprawnienie to przysługuje również wspólnikowi albo wspólnikom reprezentującym przynajmniej 10 proc. kapitału zakładowego.

Czy takie sytuacje w ogóle mogą się zdarzyć? Nie jest to wykluczone, bo spółki są nierzadko prawdziwym polem bitwy, a zarządy bywają powolnymi wykonawcami poleceń różnorakich frakcji wspólników. Menedżerowie powinni jednak pamiętać, że za niezwołanie zgromadzenia wspólników w terminie grozi grzywna do 20 tys. zł.

Można także na odległość

Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 240 ksh).

Istnieje też możliwość podjęcia uchwały bez odbycia zgromadzenia wspólników. Wystarczy, że wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

Uwaga! Głosowanie pisemne jest niedopuszczalne w sprawach, którymi obowiązkowo powinno zająć się doroczne zgromadzenie wspólników – czyli przy zatwierdzaniu sprawozdania finansowego czy udzielaniu absolutorium.

Natomiast w spółkach, gdzie między wspólnikami panuje zgoda, jest sposób na podjęcie tych decyzji bez jednoczesnej obecności każdego z właścicieli. Wystarczy, że wszyscy wspólnicy wyrażą na kolejne postanowienia zgodę na piśmie. Jednak przydatność tego rozwiązania w praktyce nie będzie zbyt duża. Zwyczajne zgromadzenie i tak musi się odbyć – a nad czym miałoby głosować, gdyby wspólnicy o wszystkim zadecydowali wcześniej. Powinni więc o nim pamiętać przede wszystkim ci wspólnicy, którym zależy na czasie, a z jakichś powodów znajdują się daleko od siebie. Wtedy zysk można podzielić dość szybko, a potem ewentualnie zająć się zwoływaniem zgromadzenia. Warto zauważyć, że takie rozwiązanie gwarantuje wszystkim wspólnikom udział w podjęciu decyzji. Na tradycyjnym zgromadzeniu wspólników nie byłoby to takie pewne. Jest ono ważne niezależnie od tego, ilu wspólników się na nim stawi (art. 241 k.s.h.). Obecni decydują wówczas niejako za nieobecnych.

Ustawowe wyjątki od tej reguły są nieliczne (kworum jest wymagane np. przy przekształceniu, połączeniu czy podziale firmy). Większe znaczenie mogą mieć te, które wpisano do umowy spółki.

Przykład
Wspólnicy chcą zabezpieczyć się przed perspektywą dzielenia zysków wbrew woli któregoś z nich. Wprowadzają zatem do umowy postanowienie, że zgromadzenie, na którym ma zapaść uchwała w tej sprawie, wymaga obecności wszystkich z nich.

Komu wolno uczestniczyć

Krąg podmiotów uprawnionych do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników jest różny. Z pewnością należą doń sami wspólnicy. Nie muszą oni jednak stawiać się na zgromadzenie. Powinni jednak liczyć się z tym, że nieobecni nie mają racji. Uchwały pozostałych wspólników wiążą bowiem spółkę, a więc wpływają na sytuację prawną tych, którzy nie głosowali.

Przykład
Na zgromadzeniu stawiają się trzej z czterech wspólników. Podejmują uchwałę o niewypłacaniu ubiegłorocznego zysku. Jest ona wiążąca nie tylko wobec nich, ale i w odniesieniu do czwartego wspólnika.

Pełnomocnicy
Nieobecni nie stoją jednak na straconej pozycji. Wolno im bowiem głosować przez pełnomocników (art. 243 k.s.h.). Koniecznie muszą wystawić w tym celu pisemne umocowanie. Warto pamiętać o odpowiednim jego zredagowaniu. Jeśli nie chcesz niespodzianek, upoważnij pełnomocnika do pewnego sposobu głosowania, a nie do głosowania w ogóle. Dzięki temu nie zostaniesz zaskoczony tym, że zachował się on nie po twojej myśli.

Przykład
Wspólnik upoważnia swego współpracownika do głosowania w jego imieniu na zwyczajnym zgromadzeniu. Ten oddaje głos za uchwałą o niewypłacaniu zysku. Wspólnik jest zaskoczony, bo potrzebuje pieniędzy, a spodziewał się, że zapadnie uchwała o wypłacie zysku.

Aby takich nieporozumień uniknąć, możesz określić w pełnomocnictwie, jak głosować – np. pisząc: „Upoważniam Jana Kowalskiego do głosowania za podziałem zysku za 2008 r.”. Oczywiście w praktyce będzie z tym różnie, bo głosowanie może być tajne. W takiej sytuacji często nie sposób dojść, kto jak głosował – a więc czy pełnomocnik nie wyszedł poza granice umocowania.

Nie można głosować za samym sobą

Co ważne, wspólnik nie może natomiast ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką (art. 244 k.s.h.).

Przykład
Wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu. Nie wolno mu zatem wziąć udziału w głosowaniu nad udzieleniem mu absolutorium jako członkowi rady nadzorczej. Niedopuszczalne jest nawet oddanie głosu wstrzymującego się.

Kto jeszcze musi być dopuszczony

Poza właścicielami spółki do zgromadzenia należy dopuścić również członków jej organów. Chodzi zwłaszcza o zarząd i radę nadzorczą.

Ważne jest, że w zwyczajnym zgromadzeniu mają prawo uczestniczyć także byli członkowie władz spółki. Co więcej, ustawodawca zapewnia im możliwość należytego przygotowania się do zgromadzenia. To dlatego wolno im przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie.

Po co to wszystko? Zauważmy, że jednym z punktów dorocznego zgromadzenia wspólników jest udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że wspólnicy decydują o odpowiedzialności tych osób. Dokumenty finansowe są często podstawą do podejmowania takich decyzji. A jak tu bronić się przed zarzutami, kiedy nie zna się ich podłoża.

Zainteresowani lekturą powinni jednak pamiętać o zachowaniu pewnych terminów. Żądanie dotyczące skorzystania z opisanych przed chwilą uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

To zresztą ciekawostka, bo żaden przepis nie przewiduje zawiadamiania takich osób o planowanym zgromadzeniu. Jeśli więc nie dowiedzą się o nim od znajomych, mogą przegapić nie tylko termin zażądania wglądu do dokumentów, ale i samo zgromadzenie.

Kto jest właścicielem
Ustalenie kręgu wspólników nie zawsze będzie proste. Udziałami można przecież obracać, co ma istotny wpływ na procedurę ustalania listy osób uprawnionych do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników.
Wszystko dlatego, że transakcja zbycia udziałów wobec spółki odnosi skutek dopiero od chwili zawiadomienia jej przez którąś ze stron.
Kodeks wymaga, ażeby bądź to zbywca, bądź to nabywca zawiadomili spółkę o przejściu udziałów i przedstawili odpowiedni dowód, np. stosowną umowę (art. 187 k.s.h.). Dopóki żaden z zainteresowanych tego nie uczyni, dopóty za wspólnika uważany jest zbywca i to jemu zarząd wyśle zaproszenie na zgromadzenie. Decyduje wiedza zarządu z dnia rozesłania zaproszeń. Przebieg obrad musi być protokołowany

Kodeks niezbyt szczegółowo reguluje sprawę samego przebiegu zgromadzenia. Warto zacząć od sporządzenia listy obecności.

Wskazane jest, ażeby dokładnie określała ona tych, którzy się stawili (nie tylko imię i nazwisko, ale i np. PESEL czy choćby datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości, a także podpis).

Z przepisów nie wynika to wprost, ale można z nich wyprowadzić wniosek, że zgromadzenie powinno mieć przewodniczącego. To on udziela głosu, ogłasza przystąpienie do rozpatrywania kolejnych punktów porządku obrad itd.

Wspólnicy wypowiadają się w sprawach objętych porządkiem obrad, podejmując uchwały. Zasadą jest, że jeśli co innego nie wynika z umowy spółki, a udziały są równe, na każdy z nich przypada jeden głos (art. 242 k.s.h.). Wpływ na wynik zależy więc generalnie od rozmiaru kapitału zakładowego, jakim dysponujesz. Wyjątkiem jest sytuacja, w której w spółce występują udziały uprzywilejowane co do głosu (art. 174 k.s.h.). Na jeden udział można przyznać nie więcej niż trzy głosy.

Samo głosowanie jest co do zasady jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników (art. 247 k.s.h.).

Metody głosowania są różne. Można podnosić ręce, głosować na specjalnie przygotowanych kartach czy wykorzystać elektronikę. Decyzja zależy od samych wspólników, może też zostać zapisana w umowie spółki albo regulaminie zgromadzenia wspólników.

Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów. Udział notariusza najczęściej nie jest jednak obligatoryjny. Obowiązują natomiast pewne wymogi co do formy protokołu. W dokumencie tym należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć także listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.

Paweł Wrześniewski
Rzeczpospolita