Prawo podatkowe i technologie zmuszają CEO i CFO polskich firm do zmian w księgowości

Już w lutym 2026 polskie przedsiębiorstwa czeka rewolucja: obowiązkowy system KSeF. To wyzwania, ale też szansa, aby w praktyce wykorzystać AI i przyspieszyć pracę. Wiele polskich firm może jednak nie złapać tej fali.

Księgowe w wieku przedemerytalnym, brak dostępu do specjalistów czy tradycyjne biuro rachunkowe pracujące na papierze, niepotrafiące adaptować się do zmian. To rzeczywistość wielu polskich przedsiębiorstw mających co najmniej 10 mln zł przychodu rocznie.

Właściciele firm, CEO i ich dyrektorzy finansowi stają przed bezprecedensowymi wyzwaniami. Pytanie nie brzmi już "czy" ale "jak" przygotować się mądrze, nie tracąc czasu i pieniędzy?

Przywracamy kontrolę nad finansami i HR dzięki technologiom i doświadczeniu. Więcej informacji na stronie internetowej: https://wzpartners.pl/

KSeF, czyli krajowy system e-faktur, to zmiana legislacyjna, która wymusi zupełnie nowy model pracy. Znikają dokumenty w papierze i tradycyjne faktury PDF przesyłane na maila. Biznes musi na nowo wymyśleć proces odbierania faktur, ich weryfikacji oraz dekretacji. Od lutego 2026 KSeF obejmie obowiązkowo faktury wystawiane przez największych podatników, a od kwietnia 2026: resztę przedsiębiorstw z nielicznymi wyjątkami.

Rok 2026 to także pierwszy rok, za który podatnicy CIT wyślą obowiązkowo do urzędu skarbowego wszystkie zapisy ze swoich ksiąg rachunkowych wraz z ich klasyfikacją podatkową i numerami KSeF zaksięgowanych faktur: tzw. JPK_CIT.

Firmy muszą więc przygotować swoje oprogramowanie i przeszkolić zespół. Ale na tym nie koniec. 

Połączenie danych z KSEF, JPK_VAT i JPK_CIT to pełen wgląd w ewidencje podatkowe niemal w czasie rzeczywistym. Urzędy Skarbowe szybciej i skuteczniej będą identyfikować i karać za błędy nierzetelnie prowadzonych rozliczeń.

Wiedza o podatkach i bezbłędność w księgowości jeszcze nigdy nie były tak ważne jak teraz.

KSeF, czyli pełna digitalizacja obiegu krajowych faktur, to jednocześnie szansa jak i zagrożenie. Skorzystają na nim firmy zorientowane na cyfrowe procesy jeszcze bardziej przyspieszając księgowanie dokumentów. Wykorzystają do tego technologię obiegu dokumentów wspieraną AI, która już dziś pomaga w opisywaniu i kategoryzowaniu dokumentów.

Tradycyjne biura rachunkowe i wewnętrzne działy księgowości bez nowoczesnych narzędzi i wiedzy staną się wolniejsze i droższe. Zamienią się w detektywów próbujących dowiedzieć się kogo i czego dotyczą faktury pobrane z KSeF. Wcześniej dostawali je przecież opisane mailem lub posegregowane w papierze.

CEO i CFO, którzy dostrzegają takie ryzyka dla swojej firmy powinni zacząć działać tu i teraz. Niektórzy będą musieli podjąć decyzję o poważnych inwestycjach we własny dział księgowości, ale inni mogą zainteresować się możliwościami jakie daje outsourcing i jego technologie. 

Najlepszym fundamentem do wykorzystania pełnego potencjału nadchodzących zmian jest oprogramowanie klasy ERP. Dane są w nich zapisywane w ustrukturyzowany sposób dając możliwość integracji ze zewnętrznymi aplikacjami. Jednym z najpopularniejszych jest Comarch ERP Optima, ale firmy outsourcingowe prowadzą księgi również na takich programach jak Comarch XL czy SAP B1.

Programy ERP posiadają integrację z KSeF, ale w większości przypadków lepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie aplikacji obiegu dokumentów jednocześnie zintegrowanej z KSeF i z ERP. Firmy outsourcingowe takie jak WZ Partners dają tę możliwość opartą np. o program SaldeoSMART. Technologia no-code daje im możliwość pełnego wdrożenia tej aplikacji nawet w mniej niż 1 tydzień.

Całość zbieranych za pośrednictwem tych narzędzi danych może być przechowywana w hurtowni danych i aplikacjach BI. To świetne rozwiązanie dla CFO, którzy wykorzystują w ten sposób dane do zasilania dashboardów i analiz.

Tempo zmian technologicznych, rynkowych i podatkowych jeszcze nigdy nie było tak wysokie. Firmy nastawione na wzrost muszą mieć czas na skuteczną realizację swojej strategii. Dziś kluczowym wyzwaniem dla CFO są niewydolne procesy księgowe pogłębiane próbą dostosowywania się do zmian podatkowych. Odciągają jego uwagę od strategicznych wyzwań.

Podatki to nie wszystko. Duże zmiany zachodzą także w obszarze payroll. To np. jawność struktury wynagrodzeń czy ryzyka związane z nowymi uprawnieniami PIP. Te elementy również wymagają zaangażowania dyrektorów finansowych. A tych tematów będzie coraz więcej.

Dlatego CFO szukają dziś partnera, który połączy 2 role w jednej:

1. weźmie odpowiedzialność za operacyjne warstwy, np. księgowość czy payroll.
2. Podzieli się ekspercką wiedzą i pomoże projektować dostosowywanie się do zmian.

Model współpracy z firmą outsourcingową to jedna z odpowiedzi na te potrzeby. Zmiany demograficzne i ograniczony dostęp do specjalistów oraz postęp technologiczny to czynniki, które będą stanowić o coraz większej popularności tego rozwiązania.