Regulamin pracy nie może krzywdzić załogi

Dla szefa regulamin pracy to najważniejszy dokument związany z organizowaniem zajęć w firmie. Także dla personelu to istotne regulacje. Regulamin pracy należy do tzw. zakładowego prawa pracy. Jest to swoista konstytucja firmy. Podpowiadamy więc pracodawcom, jak uniknąć błędów przy tworzeniu i ogłaszaniu regulaminu pracy.

Po co wprowadza się regulamin pracy? Aby ustalić "organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników" (art. 104 § 1 kodeksu pracy).

Jest to rozkład jazdy w firmie i źródło prawa pracy (art. 9 k. p.). Co prawda ma ono najniższą rangę w hierarchii, ale nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż wyższe przepisy prawa pracy, np. kodeks pracy lub układ zbiorowy (art. 9 § 2 i 3 k. p.).

Zmiany przepisów prawa pracy wyższej rangi, dokonane po wydaniu regulaminu pracy, uchylają moc obowiązującą tych postanowień regulaminu, które stały się dla pracowników mniej korzystne od nowych regulacji wyższej rangi. Treść regulaminu pracy trzeba więc zawsze dostosować do zmienionych przepisów ważniejszych.

przykład 1
W układzie zbiorowym skrócono załodze czas pracy, dlatego w regulaminie pracy należy odpowiednio zmienić godziny rozpoczynania i zakończenia pracy.
Żaden akt normatywny zbiorowego prawa pracy nie może zawierać rozwiązań gorszych niż te, które zostały przewidziane w powszechnie obowiązujących przepisach prawa pracy. Jakie to ma skutki? Art. 18 k. p. ustalił zasadę uprzywilejowania pracownika. Odnosi się ona zarówno do umów o pracę, jak i innych aktów prawnych, na podstawie których powstaje stosunek pracy. Polega na tym, że umowne postanowienia mniej korzystne dla zatrudnionego od regulacji prawa pracy są nieważne. Zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.
Pracodawca może zawsze zatrudnić na lepszych, korzystniejszych warunkach, ale nigdy na gorszych. Ponadto gdyby do załogi odnosił się jakiś wewnętrzny akt, który naruszałby zasadę równości w zatrudnieniu, to - z mocy kodeksu pracy - nie obowiązuje (art. 9 § 4 k. p.).

Określ wewnętrzną organizację

Regulamin pracy może się odnosić jedynie do systemów i rozkładów czasu, określenia pory nocnej, terminów, miejsca i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia oraz bhp.

Ma więc określać wewnętrzne warunki zatrudnienia i wymogi w firmie związane ze stosunkiem pracy. Co konkretnie ma w nim być? To właściwie zależy od pomysłowości pracodawcy. Musi on jednak pamiętać o tym, aby zbyt drobiazgowymi zapisami nie krępować swojego sprawnego funkcjonowania.

Ale w regulaminie trzeba zamieścić takie informacje, które wynikają ze szczegółowych przepisów dotyczących danej firmy, branży czy jej pracowników. Chodzi np. o zakres danych wchodzących w skład tajemnicy pracodawcy (art. 100 § 1 pkt 4 k. p.) czy wskazanie pomieszczeń spełniających wymogi palarni w rozumieniu § 40 - 42 załącznika do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp (DzU nr 129, poz. 844 ze zm.).

Przykładowo jeśli pracodawca np. nie zatrudnia młodocianych, to nie musi zamieszczać w regulaminie pracy postanowień dotyczących tej grupy pracowników. Gdyby jednak okazało się, że firma przyjmie do pracy takie osoby, odpowiednio powinna zmodyfikować regulamin pracy. Z reguły pracodawcy podają te przepisy, aby w przyszłości uniknąć pośpiesznego uzupełniania tego dokumentu.

W regulaminie pracy należy też określić prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z organizacją i porządkiem pracy. Dzięki wskazaniu obowiązków pracowniczych i podaniu, jakich mogą oni dopuścić się naruszeń, szefowi będzie łatwiej uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę albo jej rozwiązywanie bez wypowiedzenia. Zazwyczaj w regulaminie podaje się więc, jakie naruszenia obowiązków przełożony uznaje za ciężkie, skutkujące dyscyplinarnym zwolnieniem z pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k. p.

przykład 2
W regulaminie określono, że stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub po spożyciu innego środka odurzającego albo spożywanie alkoholu lub innego środka odurzającego w miejscu pracy jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Jeśli więc zatrudniony w takim stanie znajdzie się na terenie zakładu, szefowi wolno rozwiązać z nim umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Podpowiedź z ustawy
Art. 1041 § 1 k. p. podaje jedynie ogólnie, co ma być w regulaminie pracy. Posługując się sformułowaniem "w szczególności", powinien on ustalać:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
• informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Przy ustanawianiu zakładowych przepisów współdziałaj ze związkami

Tryb ustanowienia regulaminu pracy zależy od tego, czy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa. Gdy nie ma związków, pracodawca samodzielnie ustala regulamin.

Jeżeli natomiast są takie organizacje, sprawa komplikuje się i wymaga działania zgodnego z ustawą o związkach zawodowych. Dotyczy to m.in. ustalenia treści regulaminu. Polega to na tym, że pracodawca przedstawia jego projekt związkowcom i określa z nimi termin, kiedy przeprowadzą uzgodnienia. Dopiero gdy strony nie zrobią tego w tym czasie, szef ustala go samodzielnie.

30 dni na uzgodnienia

Jeszcze więcej zachodu ma pracodawca, u którego działa kilka organizacji związkowych. Wówczas przedstawia im projekt regulaminu. Mają one 30 dni na uzgodnienia międzyzwiązkowe. Jeżeli w tym czasie przekażą przełożonemu rozwiązania odmienne od projektu, strony powinny wspólnie ustalić termin na przeprowadzenie uzgodnień. Po bezskutecznym upływie tej daty a także wtedy, gdy związki nie uzgodnią między sobą wspólnego stanowiska w ciągu tych 30 dni, pracodawca ustala regulamin pracy, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych, które nie doszły do porozumienia.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. (l PKN 320/00). Uznał, że regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej (art. 1042 k. p. i art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych). Jeśli w ciągu 30 dni organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z nimi.

Nie ma więc prawnej konieczności, aby uzyskiwać zgodę związków na samo wprowadzenie regulaminu pracy. Jeśli nie powiodą się negocjacje z nimi na ten temat lub w sprawie terminu uzgodnień, to szef wprowadza regulamin ustalony przez siebie.

Nie ma sankcji

Z pewnością leży to w interesie pracodawcy, co wiąże się z tym, że jest organizatorem pracy i odpowiada za jej właściwe ustalenie. Jeśli jednak nie wyda regulaminu, nie ma za to żadnej sankcji.

Natomiast brak pewnych regulacji znajdujących się w samym regulaminie pracy powoduje odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Przykładowo art. 281 pkt 5 k. p. w związku z art. 150 § 1 k. p. dotyczy naruszenia przepisów o czasie pracy, m.in. przyjętych systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych, a także naruszenia przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiem młodocianych.

Pracownik musi znać

Zgodnie z art. 1043 § 1 k. p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.

Jakie to mogą być sposoby? Są to wszelkie formy umożliwiające zatrudnionym zapoznanie się z jego treścią. Przykładowo będzie to wywieszenie na tablicy ogłoszeń, pozostawienie w recepcji, rozesłanie tekstu regulaminu na skrzynki e-mailowe czy indywidualne wręczenie go każdemu pracownikowi.

Z treścią regulaminu trzeba zapoznać pracownika, zanim rozpocznie pracę. W interesie pracodawcy jest, aby miał pisemne potwierdzenie. Przełożony przechowuje je aktach pracowniczych.

Pracownikom radzić jednak należy, aby wystrzegali się podpisywania oświadczeń bez uprzedniego zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Dlaczego? Mogą w nim być np. sprecyzowane informacje, które pracodawca uważa za objęte jego tajemnicą (art. 100 § 2 pkt 4 k. p.). Gdy pracownik ją naruszy, a bez czytania podpisał regulamin, może być skutecznie pociągnięty do odpowiedzialności. Nie może się wtedy bronić, że nie zapoznał się z jego treścią.

Szefom przypominamy o jeszcze jednym obowiązku: na żądanie pracownika muszą wyjaśnić wątpliwości wynikające z treści regulaminu (art. 94 pkt 1 k. p.)

przykład 3
Pracownik naruszył obowiązujący w firmie kodeks etyczny zabraniający zamieszczania w serwisie firmowym tekstów reklamowych. Pracodawca postanowił ukarać pracownika, powołując się na to, że choć kodeks etyczny jest oddzielnym dokumentem, to jednocześnie jest częścią obowiązującego w firmie regulaminu pracy. Tymczasem przed podjęciem zatrudnienia pracownik nie został z nim zapoznany, a tym bardziej nie podpisywał, że przeczytał kodeks etyczny.
Dzięki temu uniknął odpowiedzialności za swój błąd.

Bez dyskryminacji

Ustanawiając wewnętrzne regulacje w zakładzie, pracodawcy muszą też pamiętać o niebezpieczeństwach związanych z próbą odmiennego traktowania pracowników lub zwiększenia wymagań.

Taką dyskryminację można oceniać w stosunku do tych przepisów, jak i powszechnych, np. kodeksu pracy. Odnosi się to do warunków pracy, czasu pracy, zasad zatrudnienia, reguł bhp.

przykład 4
Z regulaminu pracy wynika, że wszyscy zatrudnieni rozpoczynają pracę o 8 i kończą ją o 16. Pracodawca przyjmuje do pracy nowego pracownika i proponuje mu inne godziny pracy: od 9 do 17. Nie wolno mu tego zrobić, bo przyjęty i obowiązujący w firmie regulamin pracy określa godziny rozpoczynania i kończenia pracy dla ogółu zatrudnionych.
Nie można więc w trakcie gry zmieniać jej reguł. Aby tego dokonać, potrzebna jest modyfikacja regulaminu pracy.

Nowy czy zmodyfikowany

Nawet częściową zmianę regulaminu pracy lub zastąpienie go nowym przeprowadza się w ten sam sposób co jego ustanowienie. Nowe warunki pracy, np. rozkłady czasu pracy określone w regulaminie, wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania do wiadomości załogi, w sposób przyjęty u pracodawcy. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy te postanowienia są dla pracowników mniej korzystne niż wcześniejsze. Nie ma tu potrzeby wypowiadania poprzednich warunków poprzez wypowiedzenia zmieniające. Przy regulaminie pracy nie obowiązuje bowiem ta kodeksowa zasada, w przeciwieństwie do regulaminu wynagradzania czy układu zbiorowego pracy.

Tylko w dużej firmie

Obowiązek wydawania regulaminu pracy mają tylko pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników

Tak stanowi art. 104 § 2 k. p. To oznacza, że mniejsi pracodawcy nie muszą go mieć, ale mogą. Określając liczbę 20, bierze się pod uwagę liczbę zatrudnionych, a nie etaty. Nie ma przy tym znaczenia, na jakiej podstawie nawiązano stosunek pracy, rodzaj wykonywanej pracy czy wymiar czasu, w którym pracownik jest zatrudniony.

Ten, kto zatrudnia mniej niż 20 osób, może wydać regulamin pracy, ale nie musi. Nie ma też takiego obowiązku ten, u kogo organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników regulują postanowienia układu zbiorowego pracy (uzp). Jeżeli jednak obowiązujący w zakładzie uzp nie będzie w ogóle regulował organizacji i porządku w procesie pracy lub będzie to robił niewystarczająco, pracodawca musi wydać regulamin pracy. Dzięki temu uzupełnia brakujące postanowienia uzp.

przykład 5
Układ zbiorowy pracy w hucie stali ogólnie podaje, że pracodawca zapewnia pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy zgodnie z przepisami, a w szczególności z kodeksem pracy. Takie lakoniczne postanowienie to za mało. Pracodawca musi więc wydać regulamin pracy, w którym określi m.in. wyposażenie pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, poda wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom oraz określi postępowanie w razie zagrożeń.

Nie tylko układy i statuty
Kodeks pracy określa podstawowe przepisy, które dotyczą wszystkich pracowników i pracodawców. Niekiedy nie są to jedyne reguły, które odnoszą się do zatrudnienia, praw i obowiązków stron stosunku pracy.
Art. 9 k. p. definiuje pojęcie prawa pracy, określając tzw. źródła prawa pracy. Do nich mogą też należeć:

• postanowienia układów zbiorowych pracy (zakładowych i ponadzakładowych),
• inne oparte na ustawie porozumienia zbiorowe,
• regulaminy określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy,
• statuty, w tym statuty spółek,
• obwieszczenia i informacje.

Grażyna Ordak
Rzeczpospolita