Sprawniejsze procesy, szybsze doręczenie zawiadomień

- oceniają białostoccy sędziowie, którzy jako pierwsi w kraju zaczęli z tego korzystać.

Białystok był pierwszym miastem, gdzie rozpoczęła się praktyczna realizacja projektu pod nazwą EPO, czyli elektronicznego potwierdzenia odbioru.

Oznacza to, że doręczyciele (i punkty, gdzie można odbierać awizowane przesyłki) korzystają z tabletów i nie ma papierowych tzw. zwrotek, czyli potwierdzeń odbioru. To sprawia, że informacja o odbiorze zawiadomienia czy innej korespondencji trafia bardzo szybko do sądowego systemu.

Dzięki temu rozwiązaniu docelowo skrócić się ma czas między rozprawami (bo nie trzeba będzie robić długich przerw w oczekiwaniu na zawiadomienie stron) i spadną koszty doręczeń sądowych, bo elektroniczne potwierdzenie odbioru jest tańsze od tradycyjnego papierowego.

Na razie przepisy pozwalają na korzystanie z EPO w postępowaniach cywilnych. System jest już wdrożony (pierwsze prace rozpoczęły się w lutym) na terenie apelacji białostockiej (czyli m.in.: w Białymstoku, Łomży, Suwałkach, Olsztynie i Ostrołęce), wdrażany jest w sądach apelacji krakowskiej.

Sąd Okręgowy w Białymstoku korzysta z EPO na terenie miasta. Pracownicy biura podawczego tego sądu szacują, że przesyłki z elektronicznym potwierdzeniem odbioru stanowią obecnie 30-50 proc. całej wysyłanej korespondencji.

Od połowy lutego wysłano tam w ten sposób ponad 13,5 tys. przesyłek sądowych. Jak wynika ze statystyk, w ponad 60 proc. przypadków doręczenie odbyło się od razu, czyli nie było konieczności awizowania, a duża część korespondencji była doręczana (i potwierdzana w systemie sądowym) w niespełna 24 godziny.

"System EPO od klasycznej korespondencji różni się z punktu widzenia pracowników sądu tym, że w każdym momencie można sprawdzić, czy dana korespondencja została doręczona, kto ją odebrał i którego dnia, o której godzinie nastąpiło doręczenie" - powiedział PAP rzecznik Sądu Okręgowego w Białymstoku, sędzia Przemysław Wasilewski.

W jego ocenie z całą pewnością nowy system powoduje, że jest odraczanych mniej spraw, w których doręczono korespondencję, ale z uwagi na brak zwrotnego poświadczenia odbioru (bo nie dotarło do sądu do momentu rozprawy), nie wiadomo było, czy korespondencja została doręczona czy nie.

Prezes Sądu Rejonowego w Białymstoku Tomasz Kałużny powiedział, że gdyby teraz chciał wyznaczyć termin sprawy z dwutygodniowym, a nie trzy- czy czterotygodniowym wyprzedzeniem, to "zrobiłby to odważnie". "A nie wchodziło to jeszcze niedawno w ogóle w rachubę" - zaznaczył.

Zwrócił też uwagę, że mniej jest pracy administracyjnej, bo elektroniczne potwierdzenia same trafiają do systemu, nie ma potrzeby ich ręcznej segregacji, system przyjmuje potwierdzenia także w dni wolne do pracy. "EPO na wielu odcinkach profesjonalizuje proces" - podsumował prezes Kałużny.

Sądowi informatycy zajmujący się EPO dodają, że narzędzia w systemie pozwalają np. monitować firmę doręczającą, jeśli np. po trzech dniach od odbioru z sądu, przesyłka wciąż jest u niej.

Partnerem Ministerstwa Sprawiedliwości w realizacji projektu EPO jest Polska Grupa Pocztowa SA (PGP), która wygrała przetarg na dwuletnią obsługę korespondencji z sądów i prokuratur.