Dotacja krok po kroku

Decyzja instytucji o przyznaniu wsparcia z funduszy Unii Europejskiej na realizację projektów inwestycyjnych nie prowadzi do automatycznego wpływu dotacji i jest dopiero początkiem ścieżki jaką musi przejść przedsiębiorca, aby przyznane środki finansowe faktycznie wpłynęły na jego konto.

Pierwsze formalności, które muszą zostać dopełnione przez przedsiębiorcę pojawiają się już na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie i obejmują konieczność skompletowania wymaganych dokumentów (m.in. odpis z KRS, zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego), a także przedłożenia szeregu dodatkowych oświadczeń. Dopełnienie niektórych formalności może wiązać się jednak z wystąpieniem trudności dla przedsiębiorcy i skutkować niemożnością przedłożenia kompletnej dokumentacji niezbędnej do podpisania umowy o dofinansowanie w wyznaczonym przez instytucję terminie.

Dokumentacja środowiskowa

Przedsiębiorcy często nie mają świadomości, iż jednym z wymogów podpisania umowy o dofinansowanie jest przedstawienie kompletnej dokumentacji poświadczającej prawidłowe przeprowadzenie procedury oceny oddziaływania na środowisko projektu będącego przedmiotem wniosku o dofinansowanie. Proces pozyskania niezbędnej dokumentacji środowiskowej, sprawdzenia jej zgodności z dyrektywami środowiskowymi oraz skompletowania na potrzeby weryfikacji przed podpisaniem umowy o dofinansowanie jest bardzo czasochłonny. Tym bardziej, iż w niektórych przypadkach pojawia się konieczność pozyskania dodatkowych oświadczeń organów odpowiedzialnych za przeprowadzenie procedury oceny oddziaływania na środowisko bądź nawet jej powtórzenia celem zapewnienia jej zgodności z dyrektywami środowiskowymi. W rezultacie w wielu przypadkach możliwość realnego wykorzystania wsparcia finansowego w postaci zaliczki bądź refundacji już poniesionych wydatków opóźnia się w czasie w związku z niemożnością podpisania umowy o dofinansowanie. W
rzeczywistości, aby być przygotowanym do podpisania umowy o dofinansowanie w terminie wskazanym przez instytucję, procedurę oceny oddziaływania na środowisko należałoby rozpocząć znacząco wcześniej przed opublikowaniem wyników konkursu i tym samym uzyskaniem decyzji o dofinansowaniu.

Powyższe oznacza, iż nawet przedsiębiorcy uzależniający decyzję o podjęciu inwestycji od otrzymania ewentualnego wsparcia powinni ubiegać się o pozwolenia na realizację inwestycji bez pewności czy dany projekt w ogóle będą realizować.

W efekcie przed rzeczywistym rozpoczęciem projektu przedsiębiorstwa są zmuszone podejmować dodatkowe prace i ponosić koszty związane z przygotowaniem raportu środowiskowego jak i opłat urzędowych. Powyższy wymóg dostarczenia dokumentacji środowiskowej na moment podpisania umowy o dofinansowanie wydaje się więc być sprzeczny z koniecznością spełnienia efektu zachęty przez dużych przedsiębiorców w przypadku uzależnienia przez nich decyzji o realizacji inwestycji w Polsce od otrzymania dotacji. Natomiast dla przedsiębiorców z sektora MŚP powyższy wymóg oznacza konieczność poniesienia dodatkowych kosztów bądź ryzyko, iż opóźnienie podpisania umowy o dofinansowanie i tym samym wypłaty środków może negatywnie wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa i wymusić konieczność pozyskania dodatkowego finansowania na rynku, co wiąże się również z kolejnymi kosztami.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przedsiębiorcy są zobowiązani do wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie każdy przedsiębiorca wnosi zabezpieczenie w formie weksla in blanco, natomiast w przypadku zaliczek powyżej 10 mln zł również dodatkowe zabezpieczenie na kwotę najwyższej transzy zaliczki w formie m.in. gwarancji bankowej bądź ubezpieczeniowej, poręczenia, zastawu rejestrowego, przewłaszczenia rzeczy ruchomych. Forma dodatkowego zabezpieczenia może być negocjowana przez przedsiębiorcę, niestety tej możliwości zostali pozbawieni beneficjenci nie występujący o zaliczki powyżej 10 mln zł lub rozliczający projekt tylko w formie refundacji. W ich wypadku zabezpieczenie może zostać wniesione jedynie w formie weksla in blanco.

Aktualizacja harmonogramu

Od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach rundy aplikacyjnej do momentu uzyskania informacji o otrzymaniu dotacji najczęściej mija kilka miesięcy (a dla przedsiębiorców uzyskujących wsparcie w wyniku procedury odwoławczej jeszcze dłuższy okres). W tym czasie niektóre zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej założenia w zakresie kwot mogą ulec zmianie, a określone terminy ulec opóźnieniu bądź skróceniu. W związku z tym na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie większość przedsiębiorców wyraża wolę zaktualizowania harmonogramu rzeczowo – finansowego planowanego projektu, jednakże w ramach wielu instrumentów wsparcia nie przewidziano w ogóle tego rodzaju możliwości bądź przewidziano ją w bardzo ograniczonym zakresie. Co do zasady, przed podpisaniem umowy o dofinansowanie możliwe jest dokonanie pewnych zmian terminów w harmonogramie rzeczowo - finansowym.

Warto wskazać, że ów harmonogram w przypadku długoterminowych inwestycji podzielony jest na szereg działań o okresie realizacji od dwóch do sześciu miesięcy, w ramach których przewidziana jest określona liczba wydatków związanych z realizacją projektu. Wspomniane zmiany dopuszczalne przez instytucję mogą dotyczyć przesunięcia w czasie, wydłużenia bądź skrócenia okresu realizacji całego działania, a jednocześnie przesunięcie pojedynczego wydatku pomiędzy działaniami już nie jest możliwe. Tak skonstruowany system dopuszczalnych zmian skutkuje tym, iż niektórzy przedsiębiorcy podpisują umowy o dofinansowanie z załączonym nieaktualnym harmonogramem rzeczowo – finansowym projektu. Na szczęście większość instytucji dopuszcza możliwość wnioskowania o zmiany „nazajutrz” po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Należy mieć jednak na uwadze, iż możliwość wnioskowania o zmiany nie jest równoznaczna z akceptacją dokonania każdego rodzaju zmian przez beneficjenta.

Rozliczanie projektu

Główną barierą w efektywnym wykorzystaniu dofinansowania ze środków funduszy strukturalnych przez przedsiębiorstwa na etapie rozliczania projektu jest przede wszystkim brak znajomości przepisów prawa dotyczących zasad przyznawania pomocy publicznej. W rezultacie przedsiębiorcy często nie mają świadomości co do podejmowanych w momencie podpisania umowy o dofinansowanie zobowiązań dotyczących realizacji projektu np. obowiązku osiągnięcia i utrzymania przez określony okres czasu wskaźników projektu wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Powyższe jest często powiązane z przyjmowaniem przez przedsiębiorstwa w momencie aplikowania o wsparcie zbyt optymistycznych założeń w celu zwiększenia szans na dofinansowanie, których dotrzymanie okazuje się w praktyce niemożliwe. W rezultacie w procesie rozliczania dotacji pojawiają się liczne problemy prowadząc w krańcowych przypadkach do konieczności zwrotu otrzymanego wsparcia finansowego.

Rzeczowa i finansowa realizacja projektu

Przedsiębiorca jest zobowiązany do realizacji inwestycji w zakresie i terminie określonym we wniosku o dofinansowanie oraz harmonogramie rzeczowo-finansowym, które stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie. W szczególności przedsiębiorca zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań inwestycyjnych zadeklarowanych w dokumentacji aplikacyjnej, w tym m.in. zakupu środków trwałych, wdrożenia zadeklarowanej technologii produkcji oraz utworzenia wskazanej liczby nowych miejsc pracy. Terminowa realizacja projektu oznacza realizację pełnego zakresu rzeczowego i finansowego projektu w ramach czasowych określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Jedynie wydatki poniesione w powyższym terminie będą się kwalifikować do refundacji. Należy podkreślić, iż rozpoczęcie projektu przed terminem wskazanym w umowie o dofinansowanie skutkuje natychmiastowym rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. Rozpoczęcie realizacji projektu należy rozumieć jako podjęcie robót budowlanych (w tym również podpisanie umowy z głównym
wykonawcą robót budowlanych) lub pisemne zobowiązanie do zamówienia maszyn i urządzeń.

Wybór dostawcy

Istotną kwestią regulowaną przez umowę o dofinansowanie jest również procedura wyboru dostawcy bądź wykonawcy robót w ramach projektu. Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, powinni przeprowadzić pełną procedurę przetargową zgodnie z przepisami tejże ustawy. W pozostałych przypadkach wybór dostawcy bądź wykonawcy powinien odbywać się w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności oraz jawności i przejrzystości. Zgodnie z zapisami umowy w celu spełnienia powyższego wymogu podczas wyboru dostawcy - wykonawcy należy przesłać zapytania ofertowe do minimum trzech potencjalnych dostawców - wykonawców. Po otrzymaniu ofert należy sporządzić protokół z wyboru, który powinien zawierać porównanie nadesłanych ofert oraz uzasadnienie wyboru konkretnej oferty pod kątem kryteriów ustalonych przez spółkę.

Zmiany w projekcie

Przedsiębiorcy realizujący projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych mają możliwość wprowadzania określonych zmian w trakcie realizacji projektu. Przedmiotowe zmiany muszą być jednak dokonywane przy zachowaniu procedury określonej zapisami umowy o dofinansowanie. Należy mieć na uwadze, iż niedopuszczalne jest dokonywanie modyfikacji, które mogłyby prowadzić do zmiany celów lub zakresu rzeczowego projektu. Co do zasady beneficjent ma obowiązek wystąpienia do instytucji wdrażającej z wnioskiem o wyrażenie zgody na wprowadzenie zmian w projekcie, w terminie 30 dni od momentu zaistnienia przyczyny dokonania zmiany. Jeżeli przedstawione uzasadnienie spotka się z akceptacją ze strony instytucji, najczęściej podpisywany jest aneks do umowy o dofinansowanie. Należy jednak pamiętać, że zbyt daleko idące zmiany mogą nie zostać zaakceptowane przez instytucję, co może skutkować koniecznością zwrotu wsparcia finansowego.

Wśród zmian dopuszczalnych na etapie rozliczania projektu można w szczególności wskazać przesunięcia pomiędzy poszczególnymi rodzajami wydatków przewidzianych w budżecie projektu. Ponieważ niekiedy faktycznie poniesione koszty w ramach projektu odbiegają od kwot zadeklarowanych na etapie ubiegania się o wsparcie - z uwagi chociażby na zmieniające się warunki rynkowe, większość instytucji przewiduje możliwość przesunięcia zidentyfikowanych oszczędności na rzecz kategorii kosztowych, w ramach których wystąpiły nadwyżki. Niemniej jednak co do zasady w przypadku zwiększenia całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu, nadwyżkę przedsiębiorca musi pokryć z własnych środków, gdyż kwota dotacji określona w umowie o dofinansowanie nie może ulec zwiększeniu, natomiast gdy wartość ta okaże się niższa, kwota przysługującego wsparcia zostanie proporcjonalnie obniżona.

Wnioski o płatność

W celu otrzymania środków finansowych przedsiębiorca ma obowiązek terminowego składania wniosków o zaliczki, wniosków o płatność pośrednią oraz wniosku o płatność końcową. Do wniosku o płatność pośrednią oraz końcową jak również wniosku rozliczającego zaliczkę należy załączyć pełną dokumentację poświadczającą faktyczne dokonanie wydatków. Co do zasady, dokumentacja ta powinna składać się z potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (np. rachunki, listy płac) wraz z dowodami zapłaty, np. kopie wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności, oraz protokołami odbioru robót i dostaw. Wszelkie płatności dokonywane w ramach projektu muszą być realizowane za pośrednictwem rachunku bankowego beneficjenta. Ponadto beneficjent ma obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu, tak aby wszystkie koszty, wydatki i przychody związane z projektem były identyfikowalne.

Informacja i promocja

Przedsiębiorca, który uzyskał dotację ma obowiązek informowania opinii publicznej o współfinansowaniu projektu ze środków unijnych. W tym celu w miejscu realizacji projektu należy umieścić tablicę informacyjną, a po zakończeniu realizacji inwestycji tablicę pamiątkową. Ponadto środki trwałe nabyte w ramach projektu należy oznaczyć naklejkami zawierającymi informacje o współfinansowaniu projektu z funduszy UE, flagę Unii Europejskiej oraz numer Umowy o dofinansowanie.

Joanna Różycka
Konsultant w Dziale Doradztwa Europejskiego firmy Accreo Taxand

Anna Zaleska
Konsultant w Dziale Doradztwa Europejskiego firmy Accreo Taxand