Obowiązki pracodawcy jako płatnika

Pracodawca nie ma obowiązku naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od ekwiwalentów jakie wypłaca swoim pracownikom. Taka teza płynie z interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 5 października 2011 r. (ILPB1/415840/11-4/AP).

W opisanym stanie faktycznym podatnik zaznaczył, iż będąc zobowiązanym na podstawie przepisów Kodeksu pracy do stworzenia pracownikom prawidłowych warunków pracy wypłaca pracownikom ekwiwalent za materiały biurowe. Wypłata następuje w formie gotówkowej. Przekazane na rzecz pracowników materiały stanowią własność pracowników i są przez nich wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W związku z powyższym podatnik wystąpił z pytaniem, czy w związku z powyższym powstaje po jego stronie obowiązek naliczania i potrącania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zdaniem podatnika kluczową przy rozstrzygnięciu tego zagadnienia jest analiza art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, który stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zdaniem podatnika, powyższe zwolnienie ma zastosowanie przy łącznym spełnieniu następujących warunków::

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu;
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Organ podatkowy potwierdził stanowisko podatnika stwierdzając, że ekwiwalenty wypłacane przez podatnika z tytułu używania przez pracowników przy wykonywaniu pracy materiałów biurowych stanowiących ich własność korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. W konsekwencji, podatnik nie jest zobowiązany do naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Autor: Anna Turska, Senior Tax Consultant