Pracodawca nie może posługiwać się danymi pracownika

Pracodawca ma prawo zarówno zbierać jak i przetwarzać dane osobowe swoich pracowników. Powyższe uprawnienie wynika bezpośrednio z dwóch aktów prawnych, tj. ustawy z ochronie danych osobowych (t.j Dz.U. z 2002, Nr 101, poz 926 ze zm.), oraz z Kodeksu pracy (t.j. Dz. U. z 1998, Nr 21, poz. 95 ze zm.) Jednakże, ww. akty prawne nie dają pełnej dowolności zarówno co do zakresu informacji, jakie pracodawca może pozyskać, jak też co do możliwości ich późniejszego wykorzystania.

W tym miejscu, zasadne jest wskazanie, że pracodawca ma prawo pozyskać od pracownika jedynie takie dane, które zostały ściśle wskazane w przepisach prawa, tj. w szczególności w art. 22¹ Kodeksu pracy. Dane to w szczególności: imię i nazwisko pracownika, imiona jego rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), dane o wykształceniu pracownika oraz dane dotyczące przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo pracodawca może zażądać innych danych, jak np. imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, czy też numeru PESEL pracownika oraz ewentualnie innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (jak np. zaświadczenie o niekaralności).

Uprawnienia i obowiązki pracodawcy w odniesieniu do danych osobowych pracowników, które zostały od nich pozyskane

Dodatkowo, należy zwrócić uwagę na sytuację, jakie obowiązki i uprawnienia spoczywają na pracodawcy w odniesieniu do danych, które już zostały pozyskane.

Jeżeli idzie o podstawowe obowiązki pracodawcy w powyższym zakresie, to należy wskazać, że powinien on przede wszystkim: zapewnić pracownikowi możliwość dostępu do jego danych osobowych i ich ewentualnej korekty, określić cel przetwarzania danych oraz wskazać go pracownikowi, poinformować pracownika o swojej siedzibie lub adresie zamieszkania. Dodatkowo, pracodawca jest zobowiązany do zbierania danych tylko w celach zgodnych z prawem (w przedmiotowej kwestii, w celach wynikających ze stosunku pracy)
, a cele te nie mogą być samowolnie przez pracodawcę zmienione. Odnosząc się natomiast do możliwości udostępniania danych osobowych pracowników, to wskazać należy, że co do zasady, dane takie są przeznaczone jedynie dla ich administratora (pracodawcy) i nie powinny być udostępnianie. Jednakże ze względu na specyfikę stosunku pracy oraz powiązanie pracownika z zakładem pracy (pracodawcą), dopuszczalne jest w pewnych sytuacjach ich udostępnianie (oczywiście w ściśle określonym zakresie. Zgodnie z ugruntowanym
stanowiskiem zarówno sądów jak i Generalnego Inspektora Danych Osobowych, pracodawca jest uprawniony do udostępniania m.in. informacji o pracowniku, takich jak jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, czy też służbowy numer telefonu, przy czym każdorazowo musi to być ściśle związane z zadaniami danego pracownika oraz interesem pracodawcy. Inne dane, które nie wiążą się bezpośrednio ze stanowiskiem zajmowanym przez pracownika i nie mają odniesienia do interesu pracodawcy , powinny pozostać jedynie do wglądu administratora (pracodawcy) oraz zainteresowanego pracownika (SN w wyroku z dnia 19 listopada 2003 sygn. akt I PK 590/02).

Kolejną kwestią, na jaką należy wskazać jest możliwość posługiwania się danymi osobowymi byłych pracowników. W tym miejscy zasadne jest podniesienie, że po ustaniu stosunku pracy, co do zasady, ustaje cel w jakim dane te są zbierane, a co za tym idzie, pracodawca dalej pozostaje administratorem danych osobowych (jest w ich posiadaniu), jednakże nie ma już prawnego uzasadnienia zarówno do ich przetwarzania, jak i udostępniania (Tak GIODO [w:] www.giodo.gov).

W przypadku naruszenia zasad dotyczących zarówno gromadzenia, jak i wykorzystywania danych osobowych, pracodawca może ponosić odpowiedzialność zarówno cywilną – za naruszenie dóbr osobistych pracownika (art. 23 i nast. Kodeksu cywilnego), jak i karną – wynikającą bezpośrednio z ustawy o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe (w tym dane osobowe pracowników) podlegają szczególnej ochronie prawnej, a ich pozyskiwanie oraz wykorzystywanie może odbywać się jedynie w oparciu o zasady wynikające bezpośrednio z odpowiednich przepisów prawa. Jeżeli pracodawca chce uzyskać od pracownika jakiekolwiek dane osobowe powinien on każdorazowo wskazać cel w jakim dane te są zbierane oraz zakres ich wykorzystania, które muszą być zgodne po pierwsze z Kodeksem pracy i ustawą o ochronie danych osobowych, oraz po drugie z celami pracodawcy. W przypadku naruszenia tych zasad, pracodawca może ponosić odpowiedzialność zarówno karną jak i cywilną.

Autor: Marcin Zarzycki, Aplikant adwokacki w Kancelarii Adwokackiej Adwokata Marcina Górskiego