Wideokonferencje. Dobry sposób na sporą oszczędność

Firmy tną koszty wszędzie tam, gdzie nie wpływa to bezpośrednio na podstawowy obszar ich działalności. Wyjazdy służbowe zastępują audio- i wideokonferencje.

Oszczędnościowa polityka to pole do popisu dla nowoczesnych rozwiązań komunikacyjnych. Wzrasta więc zainteresowanie wideo- i telekonferencjami, zwłaszcza wśród przedsiębiorstw wielooddziałowych, o rozproszonej strukturze geograficznej, które mogą ciąć koszty, ograniczając podróżowanie pracowników.

Grzegorz Arent, sales engineer w Polycom, uważa, że wideokonferencje sprawdzają się zwłaszcza w czasach gorszej koniunktury gospodarczej, ograniczają bowiem wydatki związane z podróżami służbowymi, czyli opłatami za przejazdy pracowników, noclegi, diety.

- Mniej osób zauważa jednak, że największym kosztem jest nieobecność najlepiej opłacanej kadry menedżerskiej czy wysokiej klasy specjalistów w firmie - wskazuje nasz rozmówca.

Tymczasem zdalna konsultacja czy spotkanie są znacznie tańsze niż wyjazd, a spotkania organizowane ad hoc redukują czas potrzebny na proces podejmowania decyzji.

- Wysokiej klasy specjaliści i menedżerowie zarządzający to osoby, których czas jest niezwykle cenny - przekonuje Arent. - Technologia wideokonferencyjna znacznie zwiększa efektywność takich osób, redukując jednocześnie do minimum czas spędzany bezproduktywnie w podróży.

Dzięki bogatej funkcjonalności systemy takie znajdują zastosowanie w całej strukturze przedsiębiorstwa, znacznie skracając procesy biznesowe. I tak członkowie zarządu odbywają wirtualne spotkania menedżerów, dział handlowy przeprowadza omawianie strategii, szkolenia, spotkania z klientami na odległość, dział HR - szkolenia wewnętrzne dla pracowników, zdalną rekrutację, dział marketingu - wprowadzanie nowych akcji promocyjnych, dział R&D - wspólne projekty.

Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań wideokonferencyjnych możliwe jest odbycie w ciągu jednego dnia kilku spotkań zamiast jednego, co podnosi wydajność przedsiębiorstw.

Tania narada

Marek Woźniak, prezes zarządu firmy netPR, zwraca uwagę, że systemy wideokonferencyjne kojarzą się zwykle z dedykowanymi kosztownymi rozwiązaniami, które pełnią rolę komunikacyjnego mostu pomiędzy np. oddziałem firmy i centralą.

- Dzisiaj jednak mamy do czynienia z rozwiązaniami, które w większym stopniu wykorzystują możliwości internetu i nie wymagają zakupu dedykowanych urządzeń, co sprawia, że znacznie zwiększa się spektrum możliwości ich zastosowań - uważa nasz rozmówca.

Obiecującym kierunkiem rozwoju wideokonferencji jest komunikacja z inwestorami firmy oraz klientami. To również dobre narzędzie komunikacji z przedstawicielami handlowymi i pracownikami rozproszonymi w różnych częściach kraju i świata.

- Systemy wideokonferencyjne wyobrażamy sobie jako coś raczej kosztownego oraz trudnego technicznie i rzeczywiście do tej pory były to raczej rozwiązania drogie, a w dodatku odznaczające się ograniczoną funkcjonalnością - opisuje Marek Woźniak. - Dzisiejsze technologie transmisji wideo w internecie rozszerzają jednak spektrum zastosowań.

Wykorzystywane są już np. dedykowane systemy wideokonferencyjne do realizacji konferencji prasowych, transmisji WZA i spotkań z inwestorami, możliwe staje się także zastosowanie innych narzędzi przygotowanych pod konkretne funkcje typowe dla danych przedsiębiorstw.

- Sprzyja firmom to, że wiele takich narzędzi pojawia się w modelu SaaS, czyli Software as a Service, co obniża bariery dostępu do najnowszych technologii -wyjaśnia prezes netPR. - Koszty takich rozwiązań zależą od funkcji, które mają spełniać, stopnia integracji z witryną firmową i innymi systemami w firmie.

Na postrzeganie audio- i wideokonferencji jako produktu luksusowego, bardziej sposobu na wydanie nadwyżek budżetowych niż opłacalnej ekonomicznie inwestycji, zwraca uwagę Leszek Winiarski, inżynier z Interactive Intelligence.

- Jednak proste obliczenie ROI, zwrotu z inwestycji, wykazuje, że w przypadku firm wielooddziałowych, bazujących na częstych kontaktach z kontrahentami i partnerami, zakup systemu telekonferencyjnego zwraca się nawet w przeciągu sześciu miesięcy -przekonuje Winiarski.

Tańszym rozwiązaniem w porównaniu z wideokonferencjami (ale przez to z niższym komfortem spotkania) są audiokonferencje. Jednak wdrożenie oprogramowania tego typu również umożliwia ograniczenie podróży służbowych bez obniżenia efektywności pracy przedsiębiorstwa.

- Zaawansowane rozwiązania audiokonferencyjne posiadają tak przydatne funkcje, jak automatyczne nagrywanie i tworzenie raportów ze spotkań czy integracja z Microsoft Outlook, która pozwala na planowanie i wysyłanie zaproszeń na konferencję bezpośrednio z poziomu skrzynki e-mail - informuje Leszek Winiarski. - Systemy tego typu są szczególnie polecane firmom o dużych potrzebach komunikacyjnych, jednak nie dysponujących budżetem wystarczającym na zakup rozwiązania wideo.

Część firm, zwłaszcza mniejszych, wykorzystuje proste, darmowe rozwiązanie umożliwiające zdalne spotkania, takie jak np. Skype. Jednak darmowe rozwiązania, oparte na sieciach publicznych, zazwyczaj nie dają pewności nawiązania połączenia. Nie ma również żadnego sposobu kontroli jego jakości czy wprowadzenia mechanizmów QoS (Quality of Service), brak jest gwarancji bezpieczeństwa danych. Dlatego też firmy posiadające bardziej zaawansowane potrzeby komunikacyjne, zatrudniające pracowników zdalnych i mobilnych, powinny zainwestować w profesjonalny system wideo- lub telekonferencyjny.

Jarosław Maślanek