5 technik poprawy produktywności

Cały dzień ciężko pracujesz, ale mimo to zawsze zostaje sporo niezałatwionych spraw, które nie zmieściły się w twoim napiętym grafiku? Miewasz poczucie, że czas przeciekł ci przez palce i w zasadzie niewiele udało się zdziałać przez cały dzień? Być może warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób możesz poprawić swoją produktywność - jak zarządzać zadaniami i sobą w czasie - by efektywniej pracować, mieć nieco więcej czasu i - przede wszystkim - mieć poczucie, że go nie zmarnowałeś.

Specjaliści z serwisu pracy Praca.pl polecają 5 sposobów poprawy produktywności - zobacz, które z nich pasują do ciebie i pracy jaką wykonujesz. Nie zawsze to, co skuteczne dla jednej osoby będzie działało na drugą - dlatego najlepiej zapoznać się z kilkoma metodami i wybrać tę, która do nas pasuje najbardziej.

Tworzenie listy zadań do wykonania w danym dniu to najprostsza i najstarsza metoda wpływania na produktywność. Polega na zaplanowaniu działań na dany dzień w formie zadań do wykonania. Zapisujemy je, by o żadnym nie zapomnieć i w trakcie dnia skreślamy poszczególne zadania po ich wykonaniu aż do momentu, w którym wyczyścimy listę. Jeśli to się nie uda - zadania nie zrealizowane przenosimy na kolejny dzień. Aby metoda To-Do była efektywna, pamiętać trzeba o kilku zasadach:

• ograniczona ilość zadań - wpisywanie na listę wszystkiego co uważasz, że powinieneś zrobić mija się z celem - pod koniec dnia sfrustrujesz się, że połowy rzeczy i tak nie udało się wykonać. Lista będzie działać tylko wtedy, kiedy zaplanujesz tyle zadań ile rzeczywiście jesteś w stanie zrobić. Właśnie dlatego, najczęściej poleca się robienie list To-Do na żółtych karteczkach post-it - mają ograniczoną ilość miejsca i siłą rzeczy, nadmiar zadań się na nich nie zmieści;
• priorytetyzacja zadań - zadaniom nadaj priorytet (np. kolorami zakreśleń lub wartością punktową). Dzięki temu podzielisz listę na zadania, które absolutnie musisz wykonać i te, które nie są aż tak ważne. Brian Tracy - praktyk podwyższania efektywności w pracy radzi, by dzień zacząć od zadania najtrudniejszego, tzw. żaby, której nie mamy ochoty ruszać i która przez cały dzień łypie na nas złowrogo, przypominając, że musimy w końcu się za nią zabrać. Jeśli ją "zjemy" na początku, reszta dnia będzie przyjemniejsza, mniej stresująca a my zrobimy więcej, bo nie będziemy o niej co chwilę myśleć;
• bufor czasowy - nie planujemy pełnych 8 godzin pracy, tylko zostawiamy ok 20% bufor czasowy na nieprzewidziane wydarzenia oraz zadania, które zabrały nam więcej czasu niż się pierwotnie spodziewaliśmy;
• konkretność zadań - zadania na listę wpisujemy tak, by były konkretne i proste w realizacji. Duże zadania nas przytłaczają. Niekonkretne nie pozwalają na celowe działanie.

Praca.pl radzi:
Do pracy metodą To-Do możesz wykorzystać nie tylko żółte karteczki samoprzylepne, ale również jedną z wielu dostępnych, bezpłatnych aplikacji online, które pozwalają na synchronizację zadań między poszczególnymi komputerami i urządzeniami mobilnymi.

Metoda ta została opracowana przez zespół firmy Behance - platformy do umieszczania i dzielenia się portfolio prac, która jest wykorzystywana przez profesjonalistów na całym świecie. Pracownicy Behance nie byli w stanie zaadoptować żadnej z istniejących technik poprawy produktywności do własnych celów, dlatego stworzyli nową metodologię. Na czym polega Action Method?

Polecamy: Pewna praca tylko po menopauzie

Chodzi tu o tworzenie zadań do wykonania przy każdej okazji, której doświadczamy. Przykładowo - jesteśmy na zebraniu z szefem, który przekazuje nam informację o tym, że musimy zorganizować spotkanie z zarządem, aby przedstawić plany rozwoju naszego działu na najbliższe 6 miesięcy. Po wyjściu z gabinetu szefa natychmiast rozbijamy nasz cel na zadania - ustalić dogodny termin dla zarządu, zarezerwować salę i zaprosić uczestników, przygotować prezentację, zamówić catering itd. Wszystkie zadania, niezależnie od tego czego dotyczą, wpadają do jednego worka - na jedną wielką listę. Różnicujemy je zatem nie pod względem projektu, do którego należą, ale jedynie pod względem ważności i upływającego terminu wykonania. Codziennie wybieramy z listy kilka zadań (część o wysokim, część o niższym priorytecie) i wykonujemy je. Stale sprawdzamy też, które zadania możemy delegować na innych. Dzięki temu cały czas, małymi kroczkami posuwamy się do przodu.

Tak jak i inne techniki wspomagania produktywności, tak i Action Method ma swoją wersję oprogramowania online, które pomaga organizować zadania i nimi zarządzać. Technikę tą można jednak wdrożyć bez oprogramowania lub jako metodę do wspierania motywacji do działania z długofalowymi planami. Dzięki Action Method możesz wreszcie rzeczywiście zacząć działać w obszarze planów, które do tej pory odkładałeś na później.

Praca.pl radzi:
Action Method szczególnie dobrze służy zawodom kreatywnym - grafikom, pisarzom, projektantom oraz tym, których praca wymaga wielu spotkań i współpracy z innymi.

Jak zaoszczędzić godzinę dziennie? Sprawne zarządzanie czasem

Pomodoro Technique została opracowana w późnych latach 80-tych i w swoim założeniu jest bardzo prosta oraz nie wymaga dużych przygotowań. Jedynie czego potrzebujesz, to timer - taki, jakiego używa się w kuchni. Od typowego kuchennego timera w kształcie pomidorka technika wzięła zresztą swoją nazwę. Technika składa się z pięciu elementów. Na czym polegają?
• wybór zadania
• ustawienie timera na 25 minut i praca nad zadaniem
• przerwanie pracy nad zadaniem po upływie czasu i 5 minutowa przerwa
• ustawienie timera i powrót do zadania lub rozpoczęcie kolejnego
• po 4 setach zadań dłuższa przerwa (15-30 minut)

Dlaczego ta technika pomaga w produktywności? Kluczem jest tu skupienie się nad zadaniem bez rozpraszania i odrywania od niego - przez 25 minut jesteśmy oddani wyłącznie zadaniu. Nie idziemy zrobić herbaty, nie wychodzimy do toalety, nie odbieramy telefonu tylko pracujemy. 25 minut to wystarczająco długi czas by się skupić a jednocześnie na tyle krótki, by móc zachować pełną koncentrację. Proste i efektywne.

Praca.pl radzi:
Technika Pomodoro lepiej sprawdzi się u pracowników zdalnych, którym łatwiej zapanować nad rozpraszaczami. W pracy biurowej, między dzwoniącymi telefonami i podchodzącymi do nas współpracownikami, technika ta może być trudniejsza do wprowadzenia.

Prawdopodobnie najbardziej znana i najlepiej opisana technika poprawy produktywności. Stworzona przez Davida Allena jest od lat uznawana za najlepiej opisaną pod względem metodologicznym techniką służącą poprawie własnej produktywności.

O co w niej chodzi?

Przede wszystkim o to, by w taki sposób zarządzać swoimi zadaniami, by oszczędzać czas (dzięki czemu możemy wykonać więcej) i redukować stres (dzięki czemu możemy daną rzecz lepiej). Podstawowe założenie jest takie, że brak organizacji i skupiania uwagi na określonym zadaniu sprawia, że pracujemy wolniej. Brak organizacji polega na przykład na tym, że przez 10 minut szukamy potrzebnego dokumentu, albo idziemy do sklepu po mleko i makaron, wracamy do domu i wtedy przypominamy sobie, że mieliśmy jeszcze iść na pocztę. Zatem wychodzimy z domu ponownie, choć mogliśmy to załatwić po drodze ze sklepu. Z kolei brak skupiania uwagi jest związany z tym, że w naszej głowie nieustannie kołaczą się myśli o tym, co jeszcze mamy do zrobienia. Przykładowo, robimy raport dla szefa i nagle przypominamy sobie o tym, że mieliśmy jeszcze zadzwonić do klienta oraz wysłać maila współpracownikom z wytycznymi do kolejnego projektu. Zatem albo odrywamy się od raportu i robimy pozostałe rzeczy, a potem marnujemy czas na ponowne
wdrożenie się w zadanie, albo odkładamy to, co nam się przypomniało na później, ale myśl o tym czego nie zrobiliśmy nadal w nas jest i po godzinie obleje nas zimny pot kiedy przypomnimy sobie, że klient na pewno jest już zirytowany.

Polecamy: Pewna praca tylko po menopauzie

GTD stosuje się po to, aby:
• oszczędzać czas (poprzez planowanie zadań i ich dobrą organizację),
• nie zapominać o zadaniach (nie przekraczać terminów, nie narażać się na stres),
• nie robić kilka razy tego samego (tylko tak organizować pracę, by część rzeczy załatwiać "hurtem"),
• działać sensownie i efektywnie (czyli być skutecznym i w efekcie zadowolonym i spokojnym).

Wprowadzone w życie zasady Getting Things Done pozwalają uzyskać kontrolę nad swoim życiem i odnosić sukces jako zrelaksowany i odpowiedzialny człowiek, a nie kłębek nerwów spędzający w pracy 7/8 doby.

Praca.pl radzi:
Aby właściwie nauczyć się zarządzać zadaniami za pomocą GTD konieczne jest zapoznanie się z książkami Davida Allena - "Getting Things Done" oraz "Gotowi na wszystko. 52 zasady efektywności w pracy i życiu". Wiele informacji można też znaleźć na stronach internetowych poświęconych tej metodzie. Ta technika wpływa nie tylko na sam proces pracy, ale poprawia efektywność całego życia, ale jej przyswojenie wymaga wysiłku i jest czasochłonne. Zatem nie od razu zaoszczędzony czas i większą produktywność są widoczne dla osoby, która ją stosuje.

Jak zaoszczędzić godzinę dziennie? Sprawne zarządzanie czasem

Ta technika pochodzi z Japonii. Powstała w latach 50 tych, początkowo jako metoda zarządzania produkcją. Przeznaczona jest głównie dla zespołów pracujących razem, ale może być też wykorzystywana indywidualnie. Na czym polega? Otóż w takich metodach jak To-Do czy Action Method skupiając się na pojedynczych zadaniach możemy stracić z oczu całość planu - globalny cel do którego dążymy. W Kanban ten cel jest najważniejszy.

Polecamy: Pewna praca tylko po menopauzie

Pracę w Kanban dzielimy na trzy części - zadania jeszcze nie rozpoczęte, te które są w toku oraz te, które zostały zrealizowane. Nasze zadania rozpisujemy na karteczkach post-it (na jednej karteczce jedno zadanie) i umieszczamy na tablicy w kolumnie "nie rozpoczęte". Kiedy zaczynamy nad nimi pracować, przenosimy je do kolumny "w toku", a kiedy je zakończymy, do ostatniej kolumny pokazującej, co już udało nam się zrobić. Poza zarządzaniem zadaniami, technika ta pozwala utrzymać motywację do pracy (widzimy ile już zrobiliśmy z całego planu) oraz daje jasny obraz tego, na jakim etapie realizacji jesteśmy. Jeśli pracujemy w grupie, widzimy też ile zrobili inni i gdzie jest "wąskie gardło".

Praca.pl radzi:
Kanban nadaje się idealnie tam, gdzie nadrzędny cel pracy wymaga współpracy kilku osób bądź zespołów. Jest też ceniony przez te osoby, które w swojej pracy borykają się z dużymi, długofalowymi i wieloetapowymi zadaniami. Do wprowadzenia Kanban wystarczy ściana lub tablica i karteczki samoprzylepne. Dostępne są też aplikacje online pozwalające prowadzić tablice kanban w smartfonie lub komputerze.

Niezależnie od wybranej techniki wspomagającej produktywność, warto pamiętać także o innych, drobnych elementach, które wpływają pozytywnie na to, jak szybko i jak efektywnie pracujemy. Specjaliści Praca.pl przypominają, że aby być produktywnym, nie można zapominać o:
• odpoczynku i wystarczającej ilości snu - nawet najlepiej skonstruowana lista zadań nie pomoże, jeśli podczas pracy nad zadaniem będziemy po prostu zasypiać;
• regularnych i wartościowych posiłkach - nasz organizm potrzebuje do działania energii. Bez niej, stajemy się ospali, wolniej myślimy, słabiej kojarzymy fakty. Śniadanie to podstawa - nigdy o nim nie zapominaj;
• schludnym biurku - czyste i uporządkowane biurko, a także dokumenty w komputerze (zwłaszcza na pulpicie, który szczególnie lubimy zaśmiecać) to podstawa sprawnego wyszukiwania potrzebnych informacji i danych. W mniejszym chaosie pracuje się też przyjemniej. Dlatego pod koniec dnia, pamiętaj o tym, by uporządkować dokumenty - wyrzucić te, które na pewno się już nie przydadzą, a pozostałe posortować.

Bycia bardziej efektywnym można się nauczyć. Lepsze zarządzanie sobą i swoimi zadaniami to zaś nie tylko możliwość zrobienia więcej w pracy, to również mniejszy poziom zmęczenia, dzięki niższemu poziomowi stresu oraz więcej czasu dla siebie czy dla rodziny.

Jak zaoszczędzić godzinę dziennie? Sprawne zarządzanie czasem