Budżet na tłumaczenia dla firm. Jak go zaplanować?

Jeżeli nie mamy doświadczenia w planowaniu takich wydatków, a nawet we współpracy z biurem tłumaczeń, takie zadanie tylko pozornie wygląda na mało skomplikowane. Teoretycznie wystarczy poprosić o wycenę tłumaczeń w kilku biurach, podać wybrane dziedziny tłumaczenia i kombinacje językowe. W praktyce jednak im więcej informacji udzielimy pracownikowi biura tłumaczeń, które przygotowuje dla nas ofertę tym większa szansa, że będzie ona dla nas atrakcyjniejsza. Biura tłumaczeń, nie wiedząc co dokładnie czeka ich tłumaczy, muszą założyć jak największe stawki, by później na zleceniach po prostu nie tracić.

Gdy poznamy dokładnie wszystkie etapy procesu tłumaczenia, staje się jasne, dlaczego warto przed uzyskaniem oferty poinformować biuro o naszych realnych potrzebach i wymaganiach. Kiedy zlecenie trafia do biura tłumaczeń, obsługujący je project manager woli zobaczyć materiał przeznaczony do tłumaczenia, przed jego wyceną. Dzięki temu może dokładnie ocenić jego wielkość, specjalizację oraz format zapisu. Wszystkie te cechy tłumaczenia to czynniki wypływające na jego cenę. Na podstawie tych informacji biuro tłumaczeń decyduje o wyborze tłumacza oraz ewentualnych dodatkowych ekspertach weryfikujących tekst lub grafiku, który przygotowuje tłumaczenie tak, by miało ten sam wygląd co oryginał.

Standardowo przyjmuje się, że każdy tekst powinien zostać przetłumaczony, zweryfikowany i sprawdzony pod względem formatu i zapisu graficznego oraz kompletności całego zlecenia. Są jednak sytuacje, w których niektóre z tych kroków można pominąć. Jeżeli np. potrzebujemy tłumaczenia tylko i wyłącznie na swój własny użytek, tzn. jest to na przykład korespondencja mailowa i nie dotyczy ona bardzo skomplikowanej tematyki, może je wykonać tłumacz bez dużego doświadczenia i specjalizacji, a i weryfikacja nie będzie w ogóle potrzebna. Dlatego właśnie jeśli tłumaczymy dokumenty o różnym charakterze warto od razu zaznaczyć na czym najbardziej nam zależy. Teksty przeznaczone do publikacji w mediach muszą być sprawdzone przez native speakera, ale już np. umowy czy inna dokumentacja biznesowa wystarczy gdy jest wykonana przez kompetentnego tłumacza, z odpowiednim doświadczeniem.

Od standardowej obsługi zlecenia odbiegają także tłumaczenia z krótkim lub bardzo krótkim terminem realizacji. Tłumaczenia wykonywane z dnia na dzień lub w ciągu kilku godzin, zwane tłumaczeniami ekspresowymi i błyskawicznymi, zazwyczaj nie podlegają weryfikacji po prostu z braku czasu. Dlatego jeśli zależy nam na bardzo dobrej jakości tekstów pod względem stylistycznym, trzeba po prostu dostarczyć materiały z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by fizycznie było możliwe przeprowadzenie wszystkich standardowych kroków realizacji. Oczywiście są sytuacje, w których i ekspresowo tłumaczone teksty są weryfikowane. Tak może być w przypadku informacji prasowych. Jednak wtedy biuro tłumaczeń podejmuje stałą współpracę z osobami, które są dyspozycyjne i odpowiednie do obsługi klienta o takich wymaganiach.

Jeżeli przedsiębiorstwo ma duże i regularne zapotrzebowanie na tłumaczenia wynikające np. z branży w jakiej działa, powinno zadbać o wybór biura tłumaczeń, które te zlecenia będzie obsługiwać. Gdy wiemy już dokładnie jakie są nasze potrzeby i wymagania, dobrze jest skonsultować je ze specjalistami z biura tłumaczeń, które w swoim portfolio posiada klientów o podobnym profilu co nasz. Jeżeli biuro jest obecne na rynku od kliku czy kilkunastu lat daje nam to gwarancję, że jest stabilną firmą, która dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi, a nasze tłumaczenia zostaną wykonane według ustalonych wcześniej zasad. Ponadto, duże biura oprócz standardowych tłumaczeń mogą zapewnić cały wachlarz usług językowych, w tym np. konsultację merytoryczną tłumaczeń wymaganą podczas tłumaczenia m.in. ulotek leków, specyfikacji budowy maszyn czy opisy konstrukcji budynków lub mostów.

Planowanie takiego budżetu to jak w każdej innej branży zestawienie potrzeb z zasobami finansowymi firmy. Im bardziej szczegółowe informacje dotyczące zamówień potrafimy przygotować tym lepiej. Dzięki temu pracownik biura tłumaczeń będzie mógł przygotować dla nas ofertę, która zawiera jak najbardziej zoptymalizowane koszty usług tłumaczeniowych, które dla żadnej ze stron nie są krzywdzące. W zależności od formy tekstów nie zawsze warto jest oszczędzać i odwrotnie, czasem nie potrzebna jest doskonała jakość, a jedynie przetłumaczenie sensu, co dzięki zastosowaniu specjalnych programów wspomagających tłumaczenie, może mieć atrakcyjniejszą cenę. Tłumaczenie to bardzo delikatna dziedzina, dlatego najważniejsze jest obopólne zaufanie i uczciwość między zleceniodawcą, a ich wykonawcą.

Barbara Swolkień-Słok, Marketing&PR Manager w firmie SUMMA LINGUAE S.A.

src="http://money.wpimg.pl/me/72/368200_art.png"/>*SUMMA LINGUAE S.A*. Największa polska grupa biur tłumaczeń. Właściciel sześciu marek działających na światowym rynku tłumaczeń. Ekspert z zakresu tłumaczeń, zarządzania kontentem wielojęzycznym, komunikacji międzynarodowej i lokalizacji. Tłumaczenia Prawnicze, Medyczne, Specjalistyczne. Na rynku od 20 lat.