Jak Przygotować Firmę do Korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Czym jest KSeF?

Rok 2022 będzie zarówno okresem znaczących zmian w prawie podatkowym, jak również początkiem nowej ery w obszarze komunikacji biznesowej związanej z wymianą faktur elektronicznych. Dlaczego? Ponieważ Polska stanie się kolejnym krajem po Hiszpanii, Włoszech i Portugalii, który zdecyduje się na zmianę modelu przetwarzania e-faktur z modelu nazywanego post-audit (gdzie faktury są przesyłane pomiędzy podmiotami gospodarczymi bez udziału urzędów podatkowych za pośrednictwem różnorakich rozwiązań) na model clearance (gdzie wymiana dokumentów odbywa się za pośrednictwem uprawnionego narzędzia/systemu informatycznego dostępnego w danym kraju).

Zgodnie z tą zmianą zostanie w Polsce uruchomiony Krajowy System e-Faktur (KSeF), który jest platformą służącą do wymiany i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z opisem w przyjętej przez Sejm ustawie, faktura ustrukturyzowana "jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemy e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (…)". Z technicznego punktu widzenia będzie to nowy typ dokumentu (faktury), tworzony w formacie XML, zgodny z wymaganiami opublikowanymi na stronie Ministerstwa Finansów.

Sam system będzie również wykorzystywany do oznaczania faktur numerem identyfikującym (przydzielonym przez system), jak i do weryfikacji zgodności danej faktury z wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Uruchomienie KSeF – Jak i dlaczego?

1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur zostanie wprowadzony w Polsce jako rozwiązanie dobrowolne, jednak w planach Ministerstwa Finansów jest objęcie obowiązkiem wymiany faktur elektronicznych wszystkich podmiotów podatkowych od Q2 2023.

Ktoś mógłby w tym momencie zadać pytanie – "Ale po co to wszystko"? Powodów jest wiele, poczynając na benefitach, z których firmy skorzystają w wyniku przejścia na e-fakturowanie, takich jak ograniczenie zużycia papieru, wysoka jakość przetwarzanych danych, redukcja nieprawidłowości spowodowanych błędami ludzkimi, budowanie silniejszych relacji z partnerami i klientami, po kwestie związane z "uszczelnianiem" rozliczenia podatku VAT. Proponowane przez Ministerstwo Finansów rozwiązania ma maksymalnie wyprzeć z rynku tzw. "lewe" faktury prowadzące do wyłudzeń podatku VAT poprzez tzw. karuzele podatkowe.

KSeF będzie więc platformą, do której każda faktura wystawiana przez podatnika będzie musiała zostać przesłana i zarejestrowana zanim trafi do odbiorcy. W chwili nadania fakturze unikalnego numeru przez system KSeF, dokument stanie się pełnoprawnym dokumentem fiskalnym. Faktura zostanie zweryfikowana zanim trafi do odbiorcy, zaś organy państwowe otrzymają informacje o każdej nowej transakcji w czasie rzeczywistym.

Prace legislacyjne nad wprowadzeniem e-fakturowania w Polsce idą pełną parą. Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy, zaś o finalnym kształcie rozporządzenia powinniśmy się dowiedzieć już niebawem. Dostępny obecnie zarys nadchodzących zmian pozwala zaś firmom na przygotowanie się na korzystanie z platformy KSeF.

Rejestrowanie faktur w KSeF – jak się przygotować?

Zgodnie z najświeższymi informacjami na temat platformy, przewiduje się dwie możliwości wystawiania faktury ustrukturyzowanej i rejestrowania jej w platformie KSeF.

Pierwsza z nich dotyczy procesowania faktury bezpośrednio w systemie za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF.

Druga zaś odnosi się do wystawiania faktury w systemie-finansowo-księgowym podatnika lub w systemie typu EDI zgodnie z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Pierwsze rozwiązanie najprawdopodobniej sprawdzi się w przypadku małych firm i firm jednoosobowych, gdzie ilość wymienianych faktur jest stosunkowo niska. W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw, gdzie automatyzacja przynosi znacznie więcej korzyści, połączenie systemu finansowo-księgowego z platformą KSeF może okazać się o wiele skuteczniejsze.

Problemów z powyższym nie będą mieli użytkownicy rozwiązania Comarch EDI, które to poprzez interfejs API będzie zintegrowane z platformą rządową. Comarch, jako jeden z liderów w branży IT w Polsce, jest mocno zaangażowany w projekt pilotażowy KSeF biorąc udział w spotkaniach, na których omawiane są szczegóły techniczne KSeF oraz faktury ustrukturyzowanej, jak również zawartość dokumentacji API. Firma podkreśla, że połączenie platformy Comarch EDI z KSeF odbędzie się w taki sposób, aby obecni i przyszli użytkownicy nie musieli wprowadzać znaczących zmian w swoich infrastrukturach IT (i ich systemach ERP/FK), jak i ponosić niepotrzebnych kosztów wynikających z nowych regulacji prawnych.

Innymi słowy, z punktu widzenia wystawcy i odbiorcy e-faktur w Comarch EDI prawie nic się nie zmieni. Faktury nadal będą procesowanie w Comarch EDI, później będą one weryfikowane pod względem poprawności i uzgodnień z partnerami biznesowymi, a następnie będą konwertowane do formatu wymaganego przez KSeF i przekazywane do KSeF w imieniu podmiotu zlecającego (wystawcy faktur). Analogiczny proces będzie stworzony dla odbioru faktur z KSeF.

Comarch zapewnia, że w chwili uruchomienia KSeF rozwiązanie firmy będzie w pełni zintegrowane z platformą rządową. Zupełnie inną kwestią jest to, czy firmy, które na co dzień nie korzystają z takich systemów jak Comarch EDI będą gotowe na e-fakturowanie.

Czy czasu jest zatem sporo? …I tak i nie.

Jak już było to wspomniane, platforma KSeF zostanie uruchomiona z początkiem 2022 roku, jednak początkowo będzie to rozwiązanie dobrowolne. Obowiązkowe e-fakturowanie między wszystkimi podmiotami nie zostanie wprowadzone w Polsce wcześniej niż w 2023 roku, co daje przedsiębiorcom jeszcze trochę czasu na przygotowanie się. Biorąc jednak pod uwagę fakt, iż w dzisiejszych czasach natychmiastowy dostęp do wiarygodnych danych jest koniecznością, zbyt długie zwlekanie z podjęciem decyzji o "przejściu na digital" może okazać się wysoce niekorzystne. Wybierając dziś rozwiązanie, takie jak Comarch EDI, wiele firm może nie tylko być w pełnej gotowości na nadchodzące zmiany, ale również już teraz zacząć czerpać zyski z automatyzacji. Wszystko jest w ich rękach.

Aby dowiedzieć się więcej o integracji Comarch EDI z platformą KSeF, kliknij TUTAJ.