Obsługę rady nadzorczej można wrzucić w koszty spółki

_ Spółka z o.o. wynajmuje lokal na posiedzenie rady nadzorczej. Ponadto kupuje herbatę, kawę i słodycze przeznaczone na poczęstunek dla członków rady. Czy wydatki te są kosztami uzyskania przychodu? _– pyta czytelnik DF.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a) ustawy o CIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Zatem nie są kosztem wydatki poniesione bezpośrednio na rzecz tych osób.

Drobne poczęstunki

Wyłączenie to nie dotyczy jednak kosztów obsługi rady. Wydatki na poczęstunek dla członków rady nadzorczej w trakcie posiedzenia nie stanowią przysporzenia majątkowego tych osób, lecz są związane z funkcjonowaniem rady. Nie są również wydatkami na reprezentację, które charakteryzują się tym, że są skierowane na zewnątrz (do innych podmiotów). Potwierdza to również interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2009 r. (IBPBI/2/423-1076/08/PH). Czytamy w niej: „reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z
innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności. (...) Wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty napoi bezalkoholowych, słodyczy udokumentowane fakturami VAT, przeznaczone na posiedzenia rady nadzorczej spółki, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, to jako wydatki niewymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów”.

Lokal, sprzęt i materiały biurowe

Podobnie wynajem lokalu na posiedzenie rady nadzorczej nie jest wydatkiem na rzecz członków rady, lecz jest ponoszony w celu odbycia się jej posiedzenia, a więc zapewnienia możliwości sprawowania nadzoru nad funkcjonowaniem spółki i działaniem zarządu. Dlatego można go również zaliczyć bezpośrednio w koszty podatkowe. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 3 grudnia 2008 r. (IPPB3/423W-904/08-7/ER). Jak stwierdziła izba, „formuła użyta w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy ma wyraźnie charakter podmiotowy i stanowi, iż kosztem uzyskania przychodów nie mogą być wydatki ponoszone na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, natomiast nie wyklucza z kosztów podatkowych wydatków na rzecz obsługi tych organów nadzorczych spółki, które to wydatki należy uznać za związane z funkcjonowaniem samej jednostki. W związku z powyższym za wydatki związane z funkcjonowaniem spółki, spełniające wymogi art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, mogą być uznane wymienione we wniosku: koszty związane z wyborami do
rady nadzorczej (np. koszty ogłoszeń prasowych o organizowanych wyborach, druku kart do głosowania), wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty oraz słodyczy, które są serwowane na posiedzeniach rady nadzorczej, koszty wynajęcia pomieszczeń na posiedzenie rady nadzorczej, koszty przygotowania sali do narady lub posiedzenia, materiały piśmiennicze. Także zakup sprzętu biurowego (komputery, drukarki itp.), wydatki na opłaty za połączenia telefoniczne, zakup prasy, doradztwo prawne, koszty tłumaczenia dokumentów, jeżeli nie mają charakteru wydatków osobowych na rzecz członków rady nadzorczej, nie stanowią przysporzenia majątkowego dla tych osób i wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organu nadzoru (...)”.

Krzysztof Rustecki