Od asystentki do office managera - to nie takie trudne
Praca asystentki początkiem nowej ścieżki zawodowej?
*Praca asystentki początkiem nowej ścieżki zawodowej? Jak twierdzą eksperci, stanowisko office managera to dla asystentek realna perspektywa awansu. Jak jednak je zdobyć? *
Jeszcze do niedawna praca asystentki utożsamiana była z odbieraniem telefonu, parzeniem kawy i raczej mglistymi perspektywami rozwoju zawodowego. Dzisiaj stanowiska asystenckie wymagają odpowiedzialności, doskonałej organizacji i znajomości języków obcych. Coraz częściej to tylko pierwszy krok na ścieżce kariery. - Następnym może być praca office managera – przekonuje Julia Dobrowolska, ekspert specjalizujący się w rekrutacjach na stanowiska asystenckie w ramach Page Personnel, firmy doradztwa personalnego.
Kim jest office manager? To osoba odpowiedzialna za kompleksowe zarządzanie administracją firmy. Zakres jej obowiązków jest niezwykle szeroki - obejmuje m.in. zarządzanie powierzchnią biurową, opiekę nad flotą samochodową i telefoniczną, czy kontakty z dostawcami zewnętrznymi. Rekrutuje także pracowników biurowych niższego szczebla i nadzoruje ich pracę. - Zadania office managera obejmują dużo większy zakres niż np. asystentki biura, która zwykle nie podejmuje strategicznych decyzji związanych z budżetem administracyjnym oraz nie zarządza zespołem – zauważa Julia Dobrowolska.
Większa odpowiedzialność to wyższa pensja – office manager może liczyć na wynagrodzenie rzędu 5 - 6 tysięcy złotych brutto, a górna granica zarobków sięga kilkunastu tysięcy złotych! To spora podwyżka w stosunku do pensji asystenta, która wynosi 2 - 3,5 tys. brutto. Jak więc zdobyć takie stanowisko i taką podwyżkę? Julia Dobrowolska uważa, że ścieżka zawodowa prowadząca do roli office managera może być łatwiejsza w przypadku, gdy zostanie rozpoczęta od stanowiska asystentki biura a nie asystentki zarządu. Osoby, których praca związana jest bardziej ze wspieraniem zarządu, niż z administracyjnym zarządzeniem biurem nie stoją jednak na straconej pozycji.
- W takich sytuacjach warto z własnej inicjatywy angażować się w działania związane z tym obszarem. Nie warto czekać aż nowe możliwości „spadną nam z nieba” – przekonuje. - Co więcej, część prestiżowych organizacji łączy role office managera i asystentki zarządu i od kandydata oczekuje doświadczenia w pełnieniu obu tych funkcji.
Jakie umiejętności należy posiadać? Niezależnie od wcześniej wykonywanego stanowiska, przy ubieganiu się o pracę managera biura należy wykazać się doświadczeniem w zarządzaniu powierzchnią biurową (np. koordynacja przebudowy bądź przeprowadzki), czy flotą samochodową. Niektóre firmy mogą zapytać o doświadczenie w zarządzaniu niewielkim zespołem. W każdym przypadku niezbędna jest znajomość języka angielskiego i podstawowych programów komputerowych. Konieczne są również tzw. kompetencje miękkie.
- Najbardziej pożądane cechy to umiejętności negocjacyjne, menedżerskie i organizacyjne. Kierownik biura powinien być też osobą asertywną i dynamiczną, doskonale zarządzającą czasem i posiadającą wysokie zdolności interpersonalne – wylicza Julia Dobrowolska.
Kompetencje i doświadczenie zawodowe wspiera odpowiednie wykształcenie kandydata. W Polsce dostępnych jest wiele różnorodnych kursów i szkoleń, które mogą być przydatne zarówno dla osób ubiegających się o stanowisko office managera, jak i tych, które już je zajmują. Należą do nich min. szkolenia z zakresu zarządzania czasem, asertywności, zarządzania zespołem czy zarządzania projektami.
AD
