Aktualizacja od razu do kosztów

Przed problemem rozliczenia wydatków na oprogramowanie staną niedługo wszystkie firmy, które będą musiały dopasować systemy informatyczne do zmian w stawkach VAT. Z reguły trzeba je zaktualizować, a koszt takiej operacji uzależniony będzie od wersji programu i liczby stanowisk, na których działa. Niektóre firmy będą musiały zainwestować w całkiem nowy system. Aktualizacja starego może się bowiem okazać nieopłacalna.

Jak rozliczyć takie wydatki? Prawa do programów komputerowych zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych, które są amortyzowane. Przepisy nie mówią jednak nic o ich ulepszaniu (czyli m.in. unowocześnianiu). Przypomnijmy, że wydatki na ulepszenie (przekraczające 3500 zł w trakcie roku) zwiększają wartość początkową majątku firmy i są amortyzowane. Ale reguła ta dotyczy tylko środków trwałych. Z tego wniosek, że wydatek na aktualizację programu można zaliczyć bezpośrednio do kosztów (niezależnie od jego wysokości).

Potwierdzają to wyjaśnienia fiskusa, np. odpowiedź Krajowej Informacji Podatkowej zamieszczona w Biuletynie Skarbowym nr 2/2008 lub interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB5/423-161/08-2/AS).

Organy podatkowe zastrzegają jednak, że jeśli w wyniku aktualizacji powstanie nowa wersja programu, to mamy do czynienia z nową wartością niematerialną i prawną, którą trzeba amortyzować.

– Wszystko zależy od tego, jakie postanowienia znajdują się w umowie licencyjnej i jaki jest zakres zmian dokonywanych w programie – wyjaśnia Piotr Chmieliński, radca prawny i doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy. – Jeśli dostawca oprogramowania zobowiązuje się je aktualizować w ramach tej samej umowy, to w większości wypadków nie będziemy mieli do czynienia z powstaniem nowej wartości i wydatek za jego usługę będzie można zaliczyć bezpośrednio do kosztów. Jeśli jednak przedsiębiorca otrzyma od dostawcy odrębny nowy moduł VAT wraz z udzieleniem nowej licencji w tym zakresie, to firma koszt nabycia takiego oprogramowania zobowiązana jest rozliczać poprzez odpisy amortyzacyjne.

Rozróżnienie tego, czy mamy do czynienia z nową wartością niematerialną ,czy też tylko z ulepszeniem starej, może jednak sprawić problemy przedsiębiorcom. Tym bardziej że w jednym z wyroków Naczelny Sąd Administracyjny (II FSK 1346/06) za odrębną wartość uznał każdy przejaw działalności twórczej w zakresie programów komputerowych. Podkreślił, że przeróbka czy adaptacja jest także utworem mogącym być przedmiotem autorskiego prawa majątkowego pod warunkiem spełnienia cechy twórczości (oryginalność, indywidualność).

– Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości, jak zakwalifikować aktualizację, powinien się zwrócić o dodatkowe wyjaśnienia do wykonawcy usługi – mówi Piotr Chmieliński. – On powinien dostarczyć informacje, na podstawie których można stwierdzić, czy w wyniku przeprowadzonych prac powstał nowy utwór w świetle prawa autorskiego.

Jeżeli aktualizacja programu komputerowego polega tylko na zmianie stawek VAT, to nie sposób uznać, że powstaje nowa wartość niematerialna i prawna. Nie trzeba więc amortyzować wydatku, będzie on bezpośrednim kosztem uzyskania przychodów. Nie trzeba go też rozliczać w czasie, np. rozbijać na trzy lata, na który to okres jest udzielona licencja. Tak naprawdę nie wiemy bowiem, kiedy trzeba będzie ponownie aktualizować oprogramowanie z powodu zmian w VAT. Licencja też zresztą może być przedłużona. Reasumując, wydatek jest kosztem w momencie poniesienia.

Przemysław Wojtasik