Jak przygotować się do kontroli

Każdy z tych elementów jest niezbędny, aby ocena zamknięcia projektu pozostawała w zgodzie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. Proces realizacji inwestycji, jej zakres oraz osiągnięte efekty powinny być ścisłym odwzorowaniem zapisów umieszczonych w dokumentacji konkursowej. Opracowywany wniosek o dofinansowanie, studium wykonalności czy biznesplan to nie dokumenty pisane jedynie po to, aby uzyskać środki, ale to dokumenty strategiczne, mające kluczowe znaczenie dla powodzenia realizacji przedsięwzięcia. Dokumenty te są także załącznikami do umowy o dofinansowanie, a wywiązywanie się z wypełniania jej zapisów jest kluczowe dla powodzenia przedsięwzięcia. Dobrze przygotowana dokumentacja konkursowa jest więc podstawą do osiągnięcia sukcesu przy realizacji projektu objętego dofinansowaniem unijnym.

Warto sobie tutaj uświadomić, że zaniechania, popełnione błędy, nieoszacowanie budżetu na etapie przygotowania tej dokumentacji będą miały duży wpływ na realizację inwestycji. Dogłębne przemyślenie umieszczanych zapisów jest więc kluczowe. Problemem, który wychodzi zwłaszcza na etapie realizacji projektu jest umieszczenie zapisów mających na celu poprawę oceny, a które nie były rzetelnie ocenione z punktu widzenia przydatności ich realizacji dla przedsiębiorcy. W przypadku, gdy zapisy dokumentacji, harmonogramu nie odpowiadają realnym potrzebom należy zwrócić się z prośbą o zmianę do instytucji nadzorującej wykonanie projektu. Dla każdego projektu przydzielany jest indywidualny opiekun z ramienia instytucji pośredniczącej, który doradzi jak w danej sytuacji się zachować, aby projekt nie stracił dofinansowania. Pewne modyfikacje w projekcie są bowiem możliwe, jednakże muszą być dokonywane w porozumieniu z instytucją pośredniczącą i za jej zgodą. W wielu przypadkach dokonywane zamiany są traktowane
indywidualnie i nie można z góry jednoznacznie orzec, że nie są możliwe do wprowadzenia lub że nie mają większego wpływu na realizację projektu i mogą być dokonane. Każdy wniosek z prośbą o wniesienie zmian w projekcie powinien być złożony odpowiednio wcześniej – realnie rzecz biorąc proces rozpatrywania trwa około miesiąca (w szczególnych przypadkach nawet dłużej) i powoduje wstrzymanie oceny złożonych wniosków o płatność. Uzyskanie decyzji jest także kluczowe do dalszego prowadzenia projektu. Zwłaszcza gdy prośba składana jest w terminie bądź na krótko przed terminem, kiedy przypada dany zakup. Zaniechania takie powodują, że nie wiadomo jak dalej prowadzić projekt: czy będzie zgoda na zmianę harmonogramu, elementu projektu czy też należy realizować projekt zgodnie z dotychczasowymi założeniami. Dla celów rozliczenia projektu należy także zadbać o dokumentację potwierdzającą jego realizację. Przedstawienie samych faktur i potwierdzeń ich zapłaty nie wyczerpują listy dokumentów, jakie będą wymagane przy
rozliczaniu. Lista wymaganych do rozliczenia dokumentów jest specyficzna dla poszczególnych kategorii kosztowych. Przykładowo przy rozliczaniu wynagrodzeń należy liczyć się także z koniecznością przedstawienia: listy płac, deklaracji ZUS, umów o pracę pracowników. Natomiast przy zakupie usług bądź sprzętów (urządzeń, aparatury) należy pamiętać przede wszystkim o: dokumentach związanych z wyborem wykonawcy - dostawcy, zleceniach, zamówieniach, umowach z wykonawcą - dostawcą, protokołach odbioru.

Ponadto trzeba mieć na uwadze także i to, że beneficjent może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowych dokumentów, które nie są wprost związane z inwestycją. Sytuacja ta ma miejsce w przypadku, gdy w przedstawianym dokumencie związanym z projektem powołuje się dodatkowo na inne dokumenty. Najczęściej ma to miejsce przy dokonywaniu płatności za kilka faktur jednym przelewem. Możemy być pewni, że zostaniemy poproszeni o przedstawienie faktur ujętych w tytule przelewu celem sprawdzenia czy płatność za fakturę objętą dofinansowaniem została uiszczona. W przypadku dokonywania inwestycji zanikających (np. budowa, prace remontowe, konstrukcyjne) ważne jest przygotowanie dokumentacji zdjęciowej wskazującej na realizację poszczególnych etapów prac. Są to elementy, które niestety nie będą możliwe do odtworzenia później i zorganizowania dopiero w sytuacji gdy zostaniemy o to poproszeni. Kolejnym takim elementem jest poprawny wybór dostawcy usług, prac, materiałów będących elementem projektu. Musi się on odbyć z
zachowaniem zasady konkurencyjności w przypadku podmiotów nie objętych przepisami prawa zamówień publicznych lub wprost z zachowaniem przepisów PZP. Teoretycznie zasady konkurencyjnego wyboru beneficjent musi przestrzegać w przypadku zamówień opiewających na kwoty przewyższające 14 tysięcy euro w przeliczeniu na złotówki. Przy czym w przypadku jednorodnych zamówień od tego samego dostawcy powinno rozpatrywać się łącznie sumę zamówień. Założenie takie związane jest z ograniczeniem sztucznego dzielenia zamówień celem uniknięcia przeprowadzenia procedury konkurencyjnego wyboru. Niepoprawne wyłonienie dostawcy może skutkować obniżeniem kwoty jaka będzie uwzględniana do współfinansowania bądź w najgorszym wypadku uznaniem kosztu za niekwalifikowalny. Pomimo tak ustalonego progu warto się postarać o zgromadzenie ofert konkurencyjnych w zasadzie dla każdego wydatku (zamówienia). Każdy wydatek bowiem powinien być ponoszony w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

Kontroferty są jednym z najprostszych sposobów udowodnienia, że poniesione wydatki są odzwierciedleniem panujących warunków rynkowych. Warto tutaj zaznaczyć, że za kontrofertę może posłużyć także oficjalny cennik usług i produktów umieszczony na stronie internetowej danego podmiotu. Nie musi to być oferta wprost dedykowana beneficjentowi, a jedynie przedstawiająca realną cenę zakupu. Duży nacisk w projektach współfinansowanych ze środków unijnych kładzie się także na prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych. W zależności od rodzaju realizowanego projektu unijnego jego sukces może zależeć nie tylko od samego pomysłu czy zespołu wykonawców, ale także podjęcia działań z zakresu informacji, marketingu, promocji. Dlatego też wybrane programy zakładają przeznaczenie znacznych budżetów w projekcie na promocję. Pamiętać jednak należy tutaj, że podczas gdy marketing komercyjny nastawiony jest na wzrost sprzedaży, promocja projektów unijnych kładzie nacisk na rzetelną informację o korzyściach społecznych.
Działania promocyjno-informacyjne przybierają tutaj głównie formę tablic, informacji umieszczanych na firmowej www, informacji przekazywanych do prasy, Internetu o postępie i wynikach prowadzonych prac, propagowania osiągniętych rezultatów na konferencjach. Podsumowaniem całości prowadzonego projektu są wskaźniki, określane zarówno na poziomie produktu, rezultatu jak i oddziaływania. Monitorują one stan realizacji celów danego projektu oraz oceniają efekty jego wdrażania na poszczególnych etapach.

Projekt powinien więc mieć zdefiniowany mierzalny oraz realny do osiągnięcia cel. Beneficjent ma obowiązek osiągnięcia założonych wskaźników nie tylko bezpośrednio po zakończeniu realizowania projektu, ale również w perspektywie dłuższego okresu – 3 lub 5 lat, w zależności od rodzaju podmiotu. Muszą być więc one przemyślane, a w przypadku trudności z ich osiągnięciem można się starać o wprowadzenie pewnych modyfikacji. Modyfikacje jednakże nie mogą powodować zmiany głównych celów projektu oraz muszą być podyktowane obiektywnymi czynnikami. W sytuacji ich nieosiągnięcia beneficjentowi grozi nieprzyznanie refundacji bądź zwrot wypłaconej już dotacji wraz z odsetkami. Jak widać wiele jest ważnych kwestii, o które musi zadbać beneficjent środków unijnych. W przypadku projektów polegających na zakupie pojedynczych urządzeń prowadzenie projektu wydaje się być stosunkowo proste. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem będzie mogła z powodzeniem zadbać o wszystkie wymienione aspekty. Natomiast w przypadku
rozbudowanych projektów: rozciągniętych w czasie, angażujących wieloosobowe zespoły badawcze, wymagających realizacji skomplikowanych procedur środowiskowych, ochrony danych osobowych, koordynowanie projektu nie jest już takie łatwe.

Jednym z najlepszych i najbardziej efektywnych narzędzi zwiększających bezpieczeństwo beneficjenta jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu uzupełnionego ewaluacją projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie pewności, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem. Przykładowy zakres takiego audytu obejmuje badanie: poprawności realizacji projektu – zgodność realizacji z zawartą umową o dofinansowanie oraz z przepisami wspólnotowymi i krajowymi; zasadności i kwalifikowalności poniesionych wydatków – ich sposobu dokumentowania, ponoszenia, czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane; prawidłowości i kompletności dokumentacji – sprawdzenie wniosków o płatność z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu, sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników, sprawdzenie czy są poparte odpowiednimi dokumentami
finansowymi, sprawdzenie sposobu przechowywania dokumentacji projektowej; systemu kontroli wewnętrznej – upewnienia się, iż zdefiniowane kontrole wewnętrzne były stosowane w sposób ciągły i zapewniają prawidłowość realizacji projektu, rzetelność i wiarygodność przedkładanych dokumentów w związku z realizacją.

Wybrany zespół audytorski mający duże doświadczenie w badaniu projektów unijnych powinien bez problemu wykazać nawet najmniejsze uchybienia. Pojawiająca się tutaj pewna intuicyjność wynika z faktu, iż większość popełnianych błędów, obszarów gdzie pojawiają się nieprawidłowości powtarza się u wielu beneficjentów. Zrealizowanie z sukcesem projektu unijnego zależy więc w dużej mierze od sposobu jego prowadzenia. Rozliczanie i audytowanie projektu to nie jedynie narzędzia mające na celu weryfikację postępu prac od których zależy wypłata środków. Narzędzia te zostały zaprojektowane także aby wspierać beneficjenta w prowadzeniu projektu i pomóc w pełnym zrealizowaniu tegoż projektu.

Jeśli zaplanujemy w projekcie niepotrzebne inwestycje powinniśmy czym prędzej się z nich wycofać. Instytucja nadzorująca może wyrazić zgodę na taką zmianę.

Maria Wyra
Starszy konsultant
Dział Doradztwa Publicznego Collect Consulting