Także w małej firmie może obowiązywać regulamin pracy

Takie stanowisko zajął Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy 20 maja 2009 r. >patrz ramka. Tym samym rozwiał wątpliwości wielu komentatorów o niedopuszczalności utworzenia takich przepisów w małej firmie.

Zatrudniający co najmniej 20 pracowników muszą ustalać regulamin pracy. Pod warunkiem że ich załóg nie obowiązuje układ zbiorowy pracy lub gdy funkcjonujący w ich firmie uzp nie reguluje kwestii objętej regulaminem, a więc zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków stosunku pracy. Taki wymóg nakłada na nich art. 104 § 1 k.p.

Zatem szef mający poniżej 20 pracowników nie musi tworzyć takiego regulaminu. Nie ma bowiem ustawowego wymogu. Ale to nie oznacza, że nie może wprowadzić takich przepisów. Jeśli mniejsi pracodawcy uznają, że jest to potrzebne ich firmom, GIP dopuszcza u nich powołanie tych postanowień. Jednak pamiętać przy tym muszą, że regulamin pracy nie może kształtować sytuacji podwładnych gorzej niż źródła prawa pracy wyższej rangi, w tym zwłaszcza kodeks pracy (art. 9 § 3 k.p.). Gdyby w regulaminie znalazły się postanowienia mniej korzystne dla załogi, wówczas nie wolno ich stosować.

Rozstrzygając o dopuszczalności wydania regulaminu pracy w małych firmach, GIP zastanawiał się, jak interpretować kodeksowe sformułowanie „regulaminu pracy nie wprowadza się”. Czy jest to brak obowiązku jego wprowadzenia przez małego pracodawcę, czy raczej zakaz jego ustalania? Według GIP art. 104 § 2 k.p. nie przesądza o niedopuszczalności wprowadzenia przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników regulaminu pracy. Powołuje się przy tym na to, że nie ma przepisu przewidującego utratę mocy regulaminu pracy, gdy zmniejsza się liczbę zatrudnionych u pracodawcy mającego ich poniżej 20. Skoro zatem w takiej firmie może nadal obowiązywać taki regulamin, to wolno go ustalić u zatrudniającego mniej niż 20 pracowników.

Jeśli więc mały pracodawca wydaje taki regulamin, to - zdaniem GIP - zwolniony jest już z innych obowiązków określonych dla nich w kodeksie pracy. Dotyczy to przestrzegania art. 150 k.p., czyli wydania obwieszczenia, wskazującego sposoby regulacji i informowania pracowników o organizacji i porządku w procesie pracy u mniejszych pracodawców, oraz informacji dodatkowej do umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.). Obwieszczenie zawiera systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte w firmie okresy rozliczeniowe, a wchodzi w życie – podobnie jak regulamin pracy – po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości załogi w sposób przyjęty w zakładzie (art. 150 § 4 w zw. z art. 1043 § 1 k.p.).

Natomiast informacja dodatkowa do angażu dla pracownika firmy z mniej niż 20 osobami ma zawierać dane o porze nocnej obowiązującej w zakładzie, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w zakładzie oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 k.p.).

STANOWISKO GŁÓWNEGO INSPEKTORATU PRACY Z 20 MAJA 2009 R. W SPRAWIE MOŻLIWOŚCI WPROWADZENIA REGULAMINU PRACY PRZEZ PRACODAWCĘ ZATRUDNIAJĄCEGO MNIEJ NIŻ 20 PRACOWNIKÓW (GPP-152-4560-31/09/PE/RP)
Stosownie do art. 104 § 1 k.p. regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników. Zgodnie z § 2 tego przepisu regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Zatem w myśl tego przepisu obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy mają zatrudniający co najmniej 20 pracowników, o ile przy tym u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników.

Ze względu na użyte w § 2 sformułowanie „regulaminu pracy nie wprowadza się” różnie interpretowana jest dopuszczalność ustalenia regulaminu pracy przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników – jako brak obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy przez takiego pracodawcę albo jako zakaz ustalania go przez pracodawcę. Wydaje się jednak, że przepis ten nie przesądza o niedopuszczalności wprowadzenia przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników regulaminu pracy. Argumentem przemawiającym za takim poglądem jest brak przepisu przewidującego utratę mocy obowiązującej regulaminu pracy w razie zmniejszenia się liczby zatrudnionych u pracodawcy poniżej 20 pracowników. Skoro u takiego pracodawcy może nadal obowiązywać regulamin pracy, to nie ma przeszkód prawnych do ustalenia go przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników. Należy przy tym zauważyć, że z uwagi na tryb stanowienia regulaminu pracy, gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa lub zostanie ona utworzona, jest to rozwiązanie korzystniejsze
dla pracowników, bo wymaga uwzględnienia przy ustalaniu treści regulaminu stanowiska ich przedstawicieli.

W razie ustalenia przez takiego pracodawcę regulaminu pracy należy przyjąć, że nie ma on obowiązku wydawania obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 k.p. Co prawda zgodnie z literalnym brzmieniem art. 150 § 1 k.p. systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jednak wykładnia funkcjonalna tego przepisu przemawia za wyłączeniem tego wymogu w stosunku do pracodawcy, który ustalił regulamin pracy. A to dlatego, że zagadnienia określane w obwieszczeniu (systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy) należą do przedmiotu regulacji regulaminu pracy. Należy też przyjąć, że w razie ustalenia regulaminu pracy przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników nie ma on obowiązku przekazywania zatrudnionym informacji o porze nocnej, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz
usprawiedliwiania nieobecności w pracy, skoro powinien to określać regulamin pracy, a pracodawca musi zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Grażyna Ordak
Rzeczpospolita