Własna firma a pracownicy: jak zatrudniać i rozliczać koszty?

Zanim przystąpisz do kalkulacji kosztów, musisz wiedzieć, jak prawidłowo zatrudnić pracownika. Na szczęście cała procedura jest dość łatwa i zazwyczaj składa się z poniższych kroków. Jeśli masz własną firmę, pamiętaj o tym, że:

●     przed zawarciem umowy pracownik musi przejść wstępne badania lekarskie (medycyna pracy) oraz szkolenie BHP;

●     zawarcie umowy o pracę z pracownikiem musi nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, w formie pisemnej;

●     zgłoszenie pracownika do ZUS-u masz obowiązek wykonać w ciągu 7 dni od zatrudnienia;

●     utworzenie PPK to Twój obowiązek, jednak umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć nie wcześniej niż po 14 dniach, ale nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy zatrudnienia.

Decydując się na przyjęcie do firmy pierwszego pracownika, musisz przygotować się na znacznie wyższe wydatki niż deklarowana płaca brutto. Całkowity koszt pracodawcy to składowa trzech głównych elementów, są to:

●     wynagrodzenie brutto;

●     składki ZUS opłacanych przez pracodawcę;

●     wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe.

Wynagrodzenie brutto zawiera nie tylko kwotę "na rękę", ale również wszystkie składki pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Składki potrącane z pensji pracobiorcy (od wynagrodzenia brutto) to:

●     emerytalna: 9,76%;

●     rentowa: 1,5%;

●     chorobowa: 2,45%;

●     zdrowotna: 9%.

Łącznie pracownik oddaje ponad 20% swojego wynagrodzenia brutto na składki. Do tego dochodzi podatek dochodowy w wysokości 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie i 32% od nadwyżki ponad ten próg.

Jako pracodawca musisz też opłacać własne składki:

●     emerytalna: 9,76%;

●     rentowa: 6,50%;

●     wypadkowa: od 0,67% do 3,33% w zależności od branży;

●     na Fundusz Pracy (FP): 2,45%;

●     na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1%.

Jedyne zwolnienie dotyczy składek na FP i FGŚP przy zatrudnianiu kobiet powyżej 55 lat i mężczyzn po 60 roku życia.

Pracownicze Plany Kapitałowe to kolejny obowiązkowy element kosztów zatrudnienia. Jeśli zatrudniasz choćby jedną osobę, musisz wprowadzić PPK do swojej firmy.

Wpłaty podstawowe to 1,5% wynagrodzenia brutto finansowane przez pracodawcę i 2% potrącane z pensji pracownika. Możesz dodatkowo zdecydować o wpłacie dodatkowej do 2,5% ze swoich środków. Przy minimalnym wynagrodzeniu to około 70 zł miesięcznie.

Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 666 zł brutto w 2025 roku koszty pracodawcy wyglądają następująco:

●     wynagrodzenie brutto: 4 666,00 zł;

●     składki ZUS pracodawcy (20,48%): 955,60 zł;

●     PPK pracodawcy (1,5%): 69,99 zł.

Oznacza to, że Twój łączny koszt jako pracodawcy wyniesie: 5 691,59 zł. Do wyliczeń przyjęto standardową stawkę 1,67%.

Planując budżet na zatrudnienie, zawsze uwzględniaj całkowite koszty pracodawcy, nie tylko wynagrodzenie pracownika brutto. Pamiętaj też o tym, że obowiązujące w Polsce przepisy bardzo dokładnie regulują czas, kiedy musisz wywiązać się ze zobowiązań wobec pracowników:

●     do 20. dnia każdego miesiąca masz obowiązek przekazania składek ZUS za poprzedni miesiąc;

●     do 15. dnia musisz przekazać wpłaty PPK do instytucji finansowej.

Pamiętaj też o kosztach pozapłacowych: badania lekarskie (około 150–300 zł), szkolenia BHP (100–200 zł), wyposażenie stanowiska pracy, ewentualne benefity czy ubezpieczenia grupowe. To wydatki, które często decydują o atrakcyjności oferty zatrudnienia na konkurencyjnym rynku pracy.

Czy oznacza to, że nie warto zatrudniać na umowie o pracę? Oczywiście, że nie! To inwestycja w rozwój firmy. Przed podjęciem decyzji dokładnie sprawdź jednak w arkuszach kalkulacyjnych, czy stać Cię na nowego pracownika. Sumienne planowanie kosztów pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek budżetowych i zapewni stabilne funkcjonowanie Twojego biznesu.