Biznes w Internecie, czyli potyczki z e-usługami

Polskę ogarnęła gorączka wdrażania nowych e-usług. Podczas zakończonego niedawno naboru do działania 8.1 ,,Wspierania działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej’’ Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka złożona została rekordowa liczba wniosków o dofinansowanie, ponad 14-krotnie przekraczająca pulę środków przewidzianą w tej rundzie aplikacyjnej.

Wartość wnioskowanego wsparcia jest wyższa niż łączna wysokość dofinansowania, o które wnioskowano w trzech poprzednich naborach. Rosnące zainteresowanie konkursem dało się zauważyć już w poprzednich naborach. Wszystkie rundy aplikacyjne zostały zamknięte przed wyznaczonym terminem ze względu na przekroczenie dostępnej alokacji. Począwszy od roku 2008 ilość składanych aplikacji stale rosła. W pierwszym naborze wnioskowana wartość dofinansowania wyniosła ponad 156 proc. alokacji, w drugim – 340 proc., w trzecim – 622 proc., a w naborze październikowym bieżącego roku aż 1400 proc.

Na co kasa

Katalog wspartych pomysłów na e-usługi jest bardzo różnorodny – od portali społecznościowych, zawodowych, edukacyjnych i tematycznych, przez serwisy wyszukujące usługi czy partnerów biznesowych, platformy wspierające działalność przedsiębiorców, kursy e-learning, po porównywarki internetowe i usługi generujące statystyki. W ogłoszonym w bieżącym roku przez PARP konkursie na innowacyjną usługę świadczoną drogą elektroniczną laury zebrała e-usługa polegająca na monitorowaniu i optymalizacji zużycia energii elektrycznej, wody, gazu, ścieków, chłodu i ciepła. Dotychczas wszyscy przedsiębiorcy, którzy pozytywnie przeszli ocenę formalną i merytoryczną otrzymali dofinansowanie. Zgodne z komunikatem opublikowanym na stronach internetowych PARP, w tym naborze ma zostać przyjęta podobna zasada. Jednocześnie Agencja informuje, że w drugim naborze, w 2009 r., pozytywną ocenę uzyskało zaledwie 35 proc. złożonych wniosków. Większość przedsiębiorców nie poradziła sobie zatem z wymaganiami konkursu. Rzeczywiście, aby liczyć
na otrzymanie dotacji niezbędna jest bardzo szczegółowa analiza całej dokumentacji konkursowej. W naborze trzecim została ona dość znacznie zmodyfikowana. Pojawiły się nowe elementy wymagane w części opisowej wniosku, np. szczegółowa charakterystyka sposobu świadczenia nowej e-usługi, doprecyzowany został zakres opisu efektywności kosztowej projektu, a elementy zawarte dotychczas w analizie popytu zostały rozbite na dwa odrębne punkty wniosku. Istotną zmianę dla przedsiębiorców wprowadzono w zakresie wskaźników realizacji projektu. Wnioskodawca obowiązkowo musi odnieść się do kwestii rozpoczęcia świadczenia nowych e-usług, utworzenia stale obsadzonych miejsc pracy oraz efektów biznesowych zaplanowanych działań promocyjnych (np. ilość klientów zakupujących konkretną e-usługę).

Nie wszystkich zatrudniamy

Najwięcej emocji wśród przedsiębiorców wywołał z pewnością wskaźnik drugi. Dokumentacja konkursowa wyraźnie wskazuje, że zaplanowanie w ramach projektu wydatków na wynagrodzenia pracowników powinno znaleźć odzwierciedlenie w utrzymaniu utworzonych miejsc pracy w okresie trwałości projektu. W tym kontekście dobrą informacją dla wnioskodawców jest interpretacja PARP zamieszczona na stronach internetowych Agencji. Czytamy tam, że „często okres prac wdrożeniowych wymaga większych zasobów kadrowych, a po jego zakończeniu potrzeby kadrowe ulegają zmniejszeniu”. Zgodnie z tym zapisem, w przypadku gdy przykładowo zatrudnimy osobę odpowiedzialną za wdrożenie projektu od strony techniczno-informatycznej, to miejsce pracy może zostać zlikwidowane po zakończeniu realizacji projektu lub przez jego końcem.

Kolejną modyfikacją jest wskazanie, że we wniosku o dofinansowanie przedsiębiorstwo może uwzględnić i opisać tylko główne założenia, narzędzia i kanały planowanej kampanii promocyjnej. Opracowanie szczegółowej strategii marketingowej może zostać zlecone wyspecjalizowanemu wykonawcy w ramach realizacji projektu. W nowej dokumentacji duży nacisk został położony na przeprowadzenie rzetelnej analizy konkurencji dla planowanych e-usług, zarówno wśród usług świadczonych drogą elektroniczną jak i tradycyjną. Należy również opisać jakie są przewagi konkurencyjne wnioskodawcy. Przedmiotowa analiza ma stanowić podstawę do oceny spełnienia przez przedsiębiorcę kryterium „projekt jest zgodny ze zdefiniowanymi potrzebami zidentyfikowanej grupy odbiorców”, gdyż pozwala na zweryfikowanie czy projekt ma realne szanse na osiągnięcie zakładanego wolumenu obrotów. Uszczegółowiony i poszerzony został zakres informacji wymaganych w pkt. 24 wniosku, czyli powiązanie projektu z innymi projektami w ramach NSRO 2007-2013. Należy w
tym miejscu między innymi podać informacje na temat wniosków, które zostały złożone lub zostaną złożone w ramach wcześniejszych lub bieżącej rundy aplikacyjnej w działaniu 8.1 PO IG przez podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo. Instrukcję należy przestudiować bardzo dokładnie – w ostatnim akapicie znajdziemy informację, że nawet gdy wnioskodawca wybierze opcję „nie dotyczy” musi się dodatkowo odnieść w polu tekstowym do faktu braku powiązań.

Trzeba się spieszyć

Określony w ogłoszeniu konkursowym termin poinformowania wnioskodawców o przyznaniu wsparcia to 4 miesiące od dnia zakończenia rundy aplikacyjnej. Można jednak przypuszczać, że z uwagi na ogromną ilość złożonych aplikacji termin oceny formalnej i merytorycznej ulegnie wydłużeniu. Przy założeniu, że w zakończonym niedawno naborze dotację otrzyma podobny odsetek wnioskodawców co w drugim naborze 2009, pula pieniędzy przeznaczona na rundę zostanie zwiększona do około 660 mln zł. Przy tak szybkim tempie wydawania unijnych pieniędzy na działanie 8.1 pojawia się pytanie, na jak długo jeszcze wystarczy budżet przeznaczony na wsparcie usług elektronicznych. PARP obiecuje przeprowadzenie przynajmniej dwóch rund aplikacyjnych w 2010 roku. Przedsiębiorcy planujący wdrożenie usług elektronicznych powinni liczyć się z tym, że mogą to być ostatnie nabory.

Uwaga na pułapki formalne

Pierwsze sygnały o wynikach oceny formalnej pokazują, że w poszczególnych regionalnych instytucjach finansujących nie ma jednolitej interpretacji niektórych z zapisów dokumentacji konkursowej. Poniżej wybrane przykłady uchybień formalnych, niektóre dość kontrowersyjne, stwierdzone podczas oceny wniosków złożonych w trzeciej rundzie aplikacyjnej, w 2009 r.:
●Brak pieczątki firmowej na ostatniej stronie wniosku o dofinansowanie. Zgodnie z zapisami instrukcji wypełnienia wniosku o dofinansowanie, „Wniosek powinien zostać podpisany przez wnioskodawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania wnioskodawcy (pełny czytelny podpis lub podpis wraz z pieczęcią imienną)”. W instrukcji nie ma ani słowa o pieczątce firmowej.
● Niewypełnione pole „% udział wydatków podlegających cross-financingowi”, w pkt. 23 wniosku. Przy wypełnianiu wniosku, zaznaczenia w pkt. 5 (planowany cross-financing) opcji ,,nie’’, powoduje zablokowanie do edycji pola w pkt. 23 wniosku. Według niektórych instytucji finansujących należy zatem wypełnić wniosek „od końca”. Najpierw zaznaczyć w pkt.5 opcję „tak”, wypełnić pole w w pkt. 23 wpisując w nie wartość „0,00”, a następnie zaznaczyć ,,nie’’ w pkt. 5.
● Niewypełnione pola dotyczące numerów regon i nip dla spółki w organizacji – wskazanie, aby wpisać w to pole „nie dotyczy” bądź 0. Według innego RIF-u sformułowanie „nie dotyczy” jest błędne – należy wpisać 0 lub pozostawić to pole puste.
● Pkt. 9, pole „Kod PKD lub EKD działalności wnioskodawcy” - brak określenia, o którą klasyfikacje chodzi (EKD czy PKD).

Izabela Kamińska
Senior Konsultant w Departamencie Doradztwa Europejskiego firmy doradczej PWB