Błędy w e‑mailu, które sprawiają, że wyglądasz nieprofesjonalnie

Aby stwarzać profesjonalne wrażenie, w e-mailowej korespondencji musisz uważać na kilka dość powszechnych błędów, które wprawdzie nie są błędami na poziomie ujawnienia tajemnicy firmy niepowołanej osobie, ale które sprawiają, że po prostu wyglądasz głupio. Na jakie wpadki mailowe w pracy uważać?

Tytuł maila powinien być zwięzły i odnosić się do tematu – zdarza się jednak, że pracownicy w ferworze zajęć kopiują całą treść maila do tytułu wiadomości. Drugim błędem jest pozostawianie maila bez tytułu. Nie dość, że nie wiadomo wtedy o co chodzi, to jeszcze znacznie trudniej jest po jakimś czasie odnaleźć taką wiadomość. W niektórych programach obsługi poczty, możesz ustawić sobie blokadę, która nie pozwoli ci wysłać maila bez tytułu.

Masz wysłać szefowi raport, więc o 16.25 wysyłasz maila i zadowolony zamykasz komputer, aby na drugi dzień rano, dostać reprymendę za to, że maila i owszem wysłałeś, ale bez raportu? Tego typu błędy przedłużają czas korespondencji a jeśli stale zdarza ci się zapominać o załącznikach, to zaczynasz sprawiać wrażenie pracownika roztrzepanego i nie uważnego.

W korespondencji biznesowej, emotikonów nie używaj nigdy – nawet jeśli piszesz do koleżanki zza biurka. Dlaczego? Bo nigdy nie wiesz, czy przez przypadek za tydzień nie puścisz tego maila przez pomyłkę jako CC do prezesa. Poza tym, czasem maila pracowników bywają monitorowane, a przecież nie chcesz stworzyć wrażenia niedojrzałości i infantylizmu.

To najczęstszy rodzaj mailowego błędu. Nie tylko powoduje, że możesz poważnie zaszkodzić firmie czy swoim interesom (przesyłając np. swój wyjątkowy promocyjny cennik usług jako freelancer wszystkim klientom, a nie temu jednemu, któremu dałeś rabat), ale również sprawia że wyglądasz jak osoba nie pozbierana, roztrzepana i chaotyczna.

Brak interpunkcji

SMSy i nowoczesne formy komunikacji sprawiają że coraz częściej piszemy wiadomości pomijając znaki interpunkcyjne to zaś stwarza dość duże problemy w przypadku interpretacji wiadomości Brak przecinków czy kropek może spowodować że wiadomość nabierze zupełnie nowego znaczenia stad do problemów związanych z tym że klient czy przełożony cię nie zrozumie jest zaś bardzo blisko. Typowym przykładem może być wiadomość Proszę o stworzenie strony promocji za 10 zł Pytanie pozostaje czy to strona ma kosztować 10 zł czy promocja ma taką nazwę Poza tym dobrze się Wam czyta tekst bez znaków taki jak ten No właśnie

Outlook i niektóre inne programy pocztowe, dają swoim użytkownikom możliwość personalizacji wiadomości przez dodanie do niej upiększającego tła. Kiedy wysyłasz wiadomość do mamy czy chłopaka, jak najbardziej możesz sobie z tego korzystać. W korespondencji biznesowej, nawet proste, jednokolorowe tło nie jest dobrze widziane. Ogranicz się więc do zwykłej wiadomości lub ewentualnie firmowego logo.

Podpis„Gosia” umieszczony nad nazwą stanowiska „Key Account Manager na region Południowo – Wschodni” nie wygląda profesjonalnie. Sprawia, że odbiorca zastanawia się czy to stanowisko nie zostało ci nadane na wyrost, lub czy w firmie nie panuje umiłowanie do nomenklatury sprawiające że co drugi pracownik to dyrektor, który sam sobą zarządza. Nawet jeśli korespondujesz z klientem już długo, podpisuj się pełnym nazwiskiem, lub przynajmniej imieniem w nie zdrobniałej formie. Drugi mail zdecydowanie nie jest już na tyle zażyłą znajomością, by zamiast „Krzysztof Kowalski” pisać „Krzyś”.