Faktura VAT jest ważna także bez podpisu

Szczegółowe informacje dotyczące danych, jakie muszą być zawarte na wystawianej przez sprzedawcę fakturze znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Przepisy nie zabraniają przy tym zamieszczania innych, dodatkowych elementów.

Można powiedzieć, że rozporządzenie wymienia te części składowe faktury, które są niezbędne do rozliczenia podatku VAT, czy też mogą służyć także do obliczenia na jej podstawie zobowiązania w podatku dochodowym. Warto mieć na uwadze, że od 1 stycznia 2013 r. rozporządzenia zostało znowelizowane. Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać zatem:

1) datę jej wystawienia,
2) kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4) numery, za pomocą których dla podatku zidentyfikowani są podatnik oraz nabywca towarów lub usług (jeśli transakcji dokonuje się z zagranicznym odbiorcą, numer ten musi być poprzedzony literami PL; analogicznie dla numeru odbiorcy),
5) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiącc i rok dokonania sprzedaży,
6) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
7) miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
8) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
9) kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejszą zapłatę, o ile nie zostały one uwzględnione w jednostkowej cenie netto,
10) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
11) stawkę podatku,
12) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
13) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
14) kwotę należności ogółem.

Warto jeszcze wspomnieć, że w niektórych przypadkach obowiązują dodatkowe, specyficzne elementy (np. wyraz "metoda kasowa", jeśli wystawiającym jest mały podatnik, czy też wyrażenie "procedura marży dla biur podróży" w przypadku świadczenia usług turystyki).

Jak widać, przepisy nie wymagają, aby podatnik musiał fakturę podpisywać, czy tez stawiać na niej pieczątkę. Jeśli dokument będzie zawierać wymienione wyżej elementy, będzie stanowić podstawę wszystkich czynności księgowych i podatkowych. Nie ma zakazu jednak podpisywania i stemplowania faktur. Stąd, przedsiębiorcy, chcący przykładowo dodatkowo w ten sposób uprawdopodobnić jej autentyczność, mogą złożyć na niej podpis i pieczątkę. Jeżeli przedsiębiorca chce ze względów bezpieczeństwa, a kontrahent wyraża na to zgodę, to nic nie stoi na przeszkodzie by uzgodnić, że wystawiane faktury będą podpisywane, chociaż nie jest to wymagane przepisami.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Żaneta Rowińska, księgowa Tax Care