Gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ma dwie możliwości. Pierwszą z nich jest stworzenie funduszu na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS (Dz.U. Nr 70 poz.334 z 1996 r.) Drugą jest stosowanie swoich obowiązków wobec pracowników w formie uproszczonej, tzn. pracownikom, którzy raz w roku wykorzystali co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego, wypłacenie świadczenia urlopowego.
Pracodawca bardzo łatwo może uwolnić się z obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Procedura rezygnacji z ZFŚŚ uzależniona jest od tego, czy w zakładzie pracy stosowany jest układ zbiorowy pracy, czy regulamin wynagradzania. W pierwszym przypadku, aby zrezygnować z funduszu lub zmniejszyć wysokość odpisu wymagana jest zgoda związków zawodowych, ujęta w protokołach dodatkowych do układu zbiorowego pracy (brak zgody związków zawodowych powoduje, że zmiana w układzie zbiorowym nie obowiązuje). Protokół dodatkowy zawarty w układzie zbiorowym musi być zarejestrowany przez Okręgowego Inspektora Pracy i obowiązuje z dniem podpisania, nie wcześniej jednak, niż z dniem jego zarejestrowania. Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie można wprowadzić postanowień o nietworzeniu ZFŚS lub zmniejszaniu odpisu.
Po uzyskaniu akceptacji związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników formie przyjętej w zakładzie pracy o zmianach w regulaminie wynagradzania. Zmiany wchodzą w życie po 14 dniach od przekazania informacji.
Pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, aby zrezygnować z tworzenia funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego ma obowiązek poinformować o tym swoich pracowników do 31 stycznia.
Odpisy na ZFŚS są kosztem pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek przekazać - do 30 września danego roku - na wyodrębniony rachunek bankowy równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń za dany rok ( do 31 maja ma obowiązek wpłacenia kwoty stanowiącej co najmniej 75 % odpisów). Niewpłacenie tych kwot na odrębny rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych skutkuje tym, że kosztów tych nie można zaliczyć jako kosztów podatkowych.
Bożena Gadomska, księgowa Tax Care
