Jak dobrze współpracować z księgową? Kiedy przyda się Tobie księgowa najbardziej?

Jest kilka sytuacji, w których naprawdę warto zlecić prowadzenie księgowości osobie, która zna się na tym najlepiej, a więc księgowej. Pierwszą z nich jest sytuacja, w której nie posiadamy żadnej wiedzy na temat prowadzenia księgowości. Oczywiście nie jeden przedsiębiorca stawił czoła temu zadaniu i nauczył się wszystkiego, co potrzebne do tego, aby prawidłowo rozliczać się z ZUSem czy Urzędem Skarbowym, jednak wymaga to dużego nakładu pracy oraz czasu. Nierzadko też zdarzają się błędy, za które trzeba sporo zapłacić. Aby uniknąć niepotrzebnych problemów i straty pieniędzy warto zainteresować się ofertą profesjonalnych księgowych, które można znaleźć w internecie. Przykładem jest sykulska.pl i wiele innych firm zajmujących się świadczeniem usług w zakresie księgowości dla małych i dużych firm.

Druga sytuacją, w której warto postawić na wiedzę i umiejętności profesjonalnej księgowej to ta, kiedy nasza firma jest już na tyle rozwinięta, że kwestie związane z księgowością zaczynają nam się wymykać spod kontroli, a czas potrzebny na dopełnienie wszystkich formalności wolelibyśmy poświęcić na inne sprawy. Osoba prowadząca własną firmę powinna przede wszystkim skupiać się na realizacji zleceń, zdobywaniu nowych kontrahentów i ciągłym doskonaleniu się w danej branży.

Jeśli chodzi o formę zatrudnienia księgowej, to możemy zawrzeć z taką osobą umowę o pracę, umowę cywilno-prawną (umowa o dzieło, zlecenie) lub zlecić prowadzenie księgowości swojej działalności firmie zewnętrznej.

Aby współpraca pomiędzy nami a księgowością była owocna, należy dostarczać jej niezbędne dokumenty do wyznaczonego terminu, który jest nieprzekraczalny. Jeśli nie chcemy, by na naszą firmę spłynęły kary finansowe, to musimy brać pod uwagę to, że księgowa potrzebuje czasu na przygotowanie całej niezbędnej dokumentacji oraz wysłanie jej do odpowiednich miejsc. Respektowanie terminów wyznaczonych przez księgowość pozwala na płynne funkcjonowanie firmy, regularne księgowanie oraz bieżącą aktualizację zapisów księgowych, co jest niezwykle ważne.

Bardzo dużo zależy od tego jakiego rodzaju działalność prowadzimy. W przypadku prowadzenia jednoosobowej firmy, może się okazać, że osoba zajmująca się księgowością nie będzie nam potrzebna. Przykładem może być lekarz, który pracuje w szpitalu i zakłada własną działalność gospodarczą, nie ma własnego gabinetu ani nie zatrudnia też żadnych pracowników W takim wypadku jego obowiązkiem jest głównie odprowadzanie podatku dochodowego, co jest na tyle proste, że nie powinien mieć z tym problemu.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, w której zakładamy firmę będącą VAT-owcem, a do tego planujemy zatrudnienie innych pracowników. Zwiększają się tym samym koszty prowadzenia działalności, rośnie także liczba faktur przychodowych, z których musimy się rozliczyć.

Aby ułatwić sobie podjęcie decyzji, na temat zatrudnienia księgowej, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

- czy planuję zatrudniać pracowników,
- czy jestem osobą skrupulatną i dobrze zorganizowaną, a może grozi mi to, że będę gubić dokumenty i zapominać o ważnych terminach dokonywania np. opłat,
- czy będę mieć wielu klientów,
- czy moja działalność jest związana z różnego rodzaju prawnymi obostrzeniami,
- czy interesują mnie możliwości otrzymania dotacji, które wymagają składania wielu dokumentów oraz rozliczeń w urzędach?

Każda odpowiedź twierdząca jest argumentem za tym, aby poszukać odpowiedniej osoby, która pomoże nam prowadzić księgowość w naszej firmie. Dobra księgowa jest nieoceniona także na początku działalności oraz już przy samym zakładaniu firmy, kiedy w natłoku spraw łatwo coś pominąć.

Osoba zajmująca się księgowością naszej firmy musi być kimś, do kogo mamy pełne zaufanie. Księgowa lub księgowy posiadają wiele ważnych informacji na temat firm, które obsługują, dlatego musimy mieć pewność, że są prawdziwymi profesjonalistami, którzy uczciwie podchodzą do swoich obowiązków. Ponadto dobra księgowa musi wyróżniać się szeroką wiedzą, a także być na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach oraz nowinkami związanymi z jej pracą. Księgowość to dziedzina, która wymaga ciągłego podnoszenia swoich kwalifikacji, doszkalania się i rozwoju.