Jak rozliczyć ZUS pracowników?
Składki na ubezpieczenie społeczne, których podstawą naliczania są wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy zaliczane są do kosztów na zasadzie memoriałowej. W niektórych sytuacjach w grę wchodzi także metoda kasowa.
Składki ZUS kosztem na zasadzie memoriałowej…
Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (do 15 następnego miesiąca);
2)z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
… z wyjątkiem sytuacji, gdy stosujemy zasadę kasową
W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PIT, czyli zasadę kasową. Moment zaliczenia do kosztów podatkowych opłacanych przez pracodawcę składek ZUS uzależniony jest więc od terminowej wypłaty wynagrodzenia i terminowej wpłaty składek ZUS. Przedsiębiorcy, którzy wypłacają wynagrodzenia w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne (np. wynagrodzenie za styczeń wypłacane jest w styczniu) i jednocześnie wpłacający składki ZUS w ustawowym terminie (do 15 lutego) koszt podatkowy z tytułu opłaconych składek zaewidencjonują w styczniu. Jeśli jednak składki ZUS zostaną odprowadzone zostaną po terminie (np. 16 lutego), kosztem będą dopiero w miesiącu faktycznej wpłaty (tj. w lutym).
Inaczej będzie w przypadku przedsiębiorców, którzy wypłacają wynagrodzenie w miesiącu następnym, np. za styczeń wynagrodzenie jest wypłacane w lutym. W takiej sytuacji składki ZUS będą kosztem miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne, tj. stycznia, o ile zostaną zapłacone miesiąc wcześniej niż wymagają tego przepisy, czyli do 15 dnia miesiąca wypłaty wynagrodzeń, tj. w naszym przypadku do 15 lutego. Zapłata w terminie późniejszym powoduje, że kosztem będą w miesiącu faktycznej zapłaty.
Przykład 1
Podatnik zatrudnia pracowników i wypłaca wynagrodzenie zgodnie z zawartymi umowami o pracę, za dany miesiąc w ostatnim dniu roboczym miesiąca, np. wynagrodzenie za styczeń wypłacane jest 31 stycznia. Jeśli składki ZUS zostaną zapłacone w ustawowym terminie czyli do 15 następnego miesiąca (do 15 lutego) staną się kosztem stycznia. Jeśli podatnik spóźni się z wpłatą składek i wpłaci je np. 16 lutego, będą one kosztem lutego.
Przykład 2
Podatnik zatrudnia pracowników i wypłaca wynagrodzenie zgodnie z zawartymi umowami o pracę, za dany miesiąc 10 dnia następnego miesiąca, np. wynagrodzenie za styczeń wypłacane jest 10 lutego. Jeśli składki ZUS zostaną opłacone do 15 lutego a więc miesiąc wcześniej, będą mogły być zaliczone do kosztów stycznia. Jeśli podatnik opłaci je w ustawowym terminie czyli do 15 marca staną się kosztem miesiąca faktycznej wpłaty a więc – kosztem marca.
Dominik Mędrzycki,
księgowy Tax Care