"Jedno okienko", wiele problemów

Od 31 marca rejestrując firmę korzystamy z "jednego okienka". Miały one usprawnić i przyspieszyć rejestrację, na razie wprowadzają zamęt i wszystko komplikują.

Do niedawna w warszawskim urzędzie miasta przedsiębiorcy mogli korzystać z aplikacji eFirma, bardzo ułatwiającej rejestrację firmy. Po wprowadzeniu do gmin "jednego okienka"; takiej możliwości już nie ma!
Więcej na ten temat czytaj w rozmowie z przedstawicielem Urzędu m.st. Warszawy "Ułatwienia w zakładaniu firmy zaskoczyły urzędy"

Nie dość na tym, czas oczekiwania na załatwienie wszelkich formalności zamiast się skrócić, o kilka dni się wydłużył.
_ Dotychczas rejestracja działalności gospodarczej osoby fizycznej metodą tradycyjną trwała około 2 tygodni, a spółek około 30 dni. Pomimo że urzędy mają trzy dni na wydanie stosownych decyzji, to wszystkie dokumenty przesyłane są tradycyjną pocztą, a to przecież trwa… _ -mówi Katarzyna Urbańska, radca prawny, dyrektor departamentu prawnego Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

Dziś nawet jeśli przedsiębiorca chciałby wyręczyć urząd i przyspieszyć rejestrację, osobiście dostarczając do kolejnych instytucji odpowiednie dokumenty, to w świetle obowiązujących przepisów, nie może tego zrobić.

Kłody pod nogi przedsiębiorcy

_ Według corocznego raportu Banku Światowego „Doing Bussines” w 2008 roku czas na rejestrację działalności gospodarczej szacowany był na 31 dni, co dało nam zaledwie 106. lokatę na świecie. Liczba niezbędnych procedur wynosiła 10, co z kolei ulokowało nas na 119. miejscu w grupie 181 krajów _ -wylicza Piotr Ciżkowicz, menedżer w zespole strategii ekonomicznych w Ernst & Young Polska.

Ogólnie w kategorii „zakładanie działalności gospodarczej” Polska zajęła dopiero 145 miejsce. Na pocieszenie zostaliśmy wyróżnieni jako najwięksi reformatorzy w kategorii… „zamykanie działalności”.

Dzięki „jednemu okienku” w przyszłorocznej edycji rankingu Polska ma szansę awansować. Choćby dzięki ograniczeniu procedur. Szkoda, że zmiany przyszły tak późno. Jak wylicza Katarzyna Urbańska w latach 2006-07 „jedno okienko” utworzyły lub udoskonaliły takie kraje, jak Białoruś, Burkina Faso, Chorwacja, Egipt, Gwatemala, Jordania, Madagaskar, Mauritius, Paragwaj czy Uzbekistan…

_ Mimo że próby uproszczenia procesu zakładania firmy podążają w dobrym kierunku, stanowią one zaledwie pierwszy krok na drodze do zwiększania swobody prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce _ -mówi Piotr Ciżkowicz.

Sposób wprowadzenia zmian budzi jednak wątpliwości. Są dobre chęci, ale znów zawodzi administracja.

_ Okazało się, że wzór zintegrowanego wniosku do rejestracji został przyjęty przez Radę Ministrów dopiero na tydzień przed wejściem w życie przepisów wprowadzających „jedno okienko”. Uniemożliwiło to zainteresowanym gminom przygotowanie się do udzielania pomocy przy wypełnianiu tego formularza _ -opisuje Katarzyna Urbańska.

W Krajowym Rejestrze Sądowym zabrakło wzorów formularzy innych organów zaangażowanych w proces rejestracji. Dodatkowo przyszli przedsiębiorcy mogą czuć się zagubieni w gąszczu nowych przepisów, bo… zabrakło punktów informacyjnych.

Niestety błądzą nie tylko oni.
_ Wielu przedsiębiorców skarży się, że urzędnicy nie wiedząc, jak należy wypełnić dokumenty, odsyłają ich do właściwych urzędów, czy to skarbowych czy statystycznych. I tak przedsiębiorca znów musi odwiedzać różne urzędy, gdzie faktycznie nie może już nic załatwić, oprócz zasięgnięcia informacji, bo dokumenty ma złożyć w gminie albo w KRS. W takiej postaci proces rejestracji staje się żmudny i bardziej czasochłonny. Prawdziwe „jedno okienko” powinno rejestrować działalność od ręki. Tak jest w innych krajach _-mówi Katarzyna Urbańska.

To właśnie niewiedza i niekompetencja urzędników, którzy zamiast pomóc znaleźć rozwiązanie, starają się odesłać petenta do innego urzędu, jest największą przeszkodą do bezproblemowego założenia firmy.

Jednak przyszły przedsiębiorca może sam sobie pomóc. Zanim wybierze się zarejestrować działalność, powinien kilka dni wcześniej odpowiednio się przygotować do tej wizyty. Udając się do urzędu musi wiedzieć, czym dokładnie firma będzie się zajmować. Będzie to ważne przy wpisywaniu kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), które szczegółowo opisują działalność firmy. Informacje o kategoriach PKD można znaleźć m.in. na stronach internetowych GUS, gdzie znajdują się stosowne przewodniki. Kolejną ważną sprawą do rozstrzygnięcia jest formą rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Musimy wiedzieć, czy będziemy prowadzić pełną księgowość (księga przychodów i rozchodów), kartę podatkową czy ryczałt ewidencjonowany. Nie dość na tym, rejestrując działalność musimy zdecydować, czy podatek dochodowy będziemy płacić według skali progresywnej lub liniowej, a także czy chcemy być płatnikiem VAT.

_ Warto zadzwonić do urzędu skarbowego, gdzie dowiemy się, jakie mamy możliwości i jakie dokumenty w związku powinnismy przygotować _ - zauważa Katarzyna Urbańska. Jeden nie równa się jeden

Wprowadzone zmiany są najbardziej korzystne dla osób, które dopiero rozpoczynają przygodę z prowadzeniem działalności gospodarczej, a więc najprawdopodobniej dla młodych osób zamierzających założyć swoją pierwszą własną firmę.

_ W przypadku osób bardziej doświadczonych, a także dużych podmiotów rejestrujących nową działalność gospodarczą uciążliwość związanych z tym procedur jest mniej dotkliwa _ - mówi Piotr Ciżkowicz.

Zaznacza jednak, że uproszczone procedury zakładania firmy nie oznaczają likwidacji biurokratycznych obciążeń. Okazuje się, że zwykle nie da się uniknąć wizyty w ZUS-ie (należy zgłosić siebie i inne osoby, które w nowej firmie będą pracować), a także w Urzędzie Skarbowym, by wybrać formę opodatkowania. A to tylko wersja minimum. Jeśli przedsiębiorca będzie musiał uzupełnić wniosek, znów czeka go spacer do ZUS-u, US i GUS-u. Osoby zakładające spółki muszą dodatkowo złożyć deklaracje NIP-2 oraz NIP-D, jeśli są płatnikami podatku VAT.

_ Myślę, że na dobre rozwiązania musimy jeszcze trochę poczekać, aż będzie możliwość rejestracji działalności przez Internet i kiedy kontakty z administracją publiczną będą odbywały się przez tzw. ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) _ -twierdzi Katarzyna Urbańska.

Dał nam przykład Uzbekistan

Z raportu Banku Światowego wynika że najłatwiej zakłada się działalność gospodarczą w Nowej Zelandii, gdzie formalności zajmują jeden dzień. Tam też funkcjonuje prawdziwe „jedno okienko”.

_ Liczba procedur niezbędnych do rejestracji firmy w Nowej Zelandii wynosi dokładnie jeden _ -mówi Piotr Ciżkowicz.

W Australii do założenia firmy wystarczą 2 dni i 2 formalności, w Kanadzie 3 dni i 2 formalności, w Belgii 4 dni, w USA (do 6 dni w zależności od stanu).

_ W wielu rejonach USA rejestracja działalności gospodarczej odbywa się od ręki. W Wielkiej Brytanii spółkę z o.o. można zarejestrować przez internet za niewielką opłatą już w 24 godziny. W Irlandii funkcjonuje zasada 3 kroków, która trwa do 3 dni. Dokumenty można przesłać faxem lub mailem. Najpierw do rejestru przedsiębiorcy, potem do urzędu skarbowego i właściwego urzędu ds. ubezpieczeń społecznych _ -opisuje Katarzyna Urbańska.

W ostatnich dwóch latach wiele krajów wprowadziło możliwość zakładania firmy przez Internet. W tej grupie, oprócz Belgii, Estonii, Niemiec czy Węgry, znalazł się m.in. Mauritius -mały wyspiarski kraj na Oceanie Indyjskim. Przed Polską duże reformy wprowadziła m.in. Estonia, Węgry i Portugalia, Uzbekistan czy Azerbejdżan.

_ Jeszcze w 2004 r. procedury związane z zakładaniem firmy w Azerbejdżanie trwały średnio 122 dni. W końcu wprowadzono tam reformy, które miały na celu ich uproszczenie. W latach 2004-2008 liczba procedur niezbędnych do rejestracji firmy spadła tam z 15 do 6. Dzięki temu w 2008 r. udało się czas trwania procesu rejestracji firmy ograniczyć do 16 dni. Z tym wynikiem Azerbejdżan zajmuje 53. lokatę na świecie _ -opisuje Piotr Ciżkowicz.

Najnowsze dane Banku Światowego dla Polski nie uwzględniają jeszcze reformy związanej z wprowadzeniem jednego okienka w naszym kraju. Dopiero za rok przekonamy się czy uda nam się przegonić Azerbejdżan.

Zmienić mentalność

W Polsce liczbę formalności udało się ograniczyć do 3-4. Aby jednak naprawdę uprościć życie przedsiębiorcom, potrzebne są dużo głębsze zmiany. _ Nasze przepisy prawa są bardzo sformalizowane i skomplikowane. To blokuje wprowadzenie prostych rozwiązań, np. w kwestii sprawdzania tożsamości. W wielu krajach dokumenty można wysłać faksem lub e-mailem bez użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego. U nas jest to niemożliwe, bo trzeba pojechać do urzędu i się wylegitymować _ -mówi Katarzyna Urbańska.

Duże znaczenie ma też podejście autorów regulacji prawnych do przedsiębiorców. Bez zmiany ich nastawienia i docenienia potencjału tkwiącego w małych i średnich przedsiębiorstwach jeszcze długo nie będzie lepiej.

_ Polskie przepisy prawa tworzy się z myślą, że jak się coś uprości to na pewno będzie to okazja do nadużyć. W innych krajach od wielu lat prowadzone są poważne i głębokie reformy prawa gospodarczego, które mają zachęcać ludzi do prowadzenia biznesu _-podsumowuje Katarzyna Urbańska.

Jan Kaliński
Wirtualna Polska