Nie tak łatwo jest przeliczyć zaniżone wynagrodzenie chorobowe i zasiłki

Pracownicy mogą bowiem występować teraz z wnioskami do nas o dokonanie korekty uiszczonych im wynagrodzeń za czas choroby zgodnie z art. 92 kodeksu pracy, zasiłków chorobowych, opiekuńczych i macierzyńskich oraz świadczeń rehabilitacyjnych. Prawo takie zyskali po niedawnym wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r. (SK 16/06), opublikowanym w Dzienniku Ustaw nr 119 (poz. 771) z 7 lipca br. Znaczy to, że właśnie od tego dnia (7 lipca 2008 r.) obowiązuje. Trybunał zakwestionował w tym orzeczeniu dotychczasową wykładnię stosowaną przez ZUS co do wliczania premii i nagród do podstawy wymiaru wskazanych należności. Wykładnia ta bardzo wąsko interpretowała art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.).

Według niej do podstawy wchodziły wyłącznie te składniki wynagrodzenia, których zawieszenie bądź obniżenie za czas przebywania na wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku wyraźnie przewidywały przepisy wewnątrzfirmowe, np. układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania czy indywidualne angaże. Taka interpretacja pogarszała pozycję załóg mniejszych firm zatrudniających poniżej 20 osób. Nie muszą one tworzyć regulaminów płacowych, nie są też zwykle objęte układami zbiorowymi, a pracodawcy zazwyczaj zapominają regulować kwestie naliczania nagród w umowach o pracę. Nie były też uwzględniane nagrody, jeśli wedle regulaminu płacowego szef mógł je wypłacić za okres korzystania ze zwolnienia lekarskiego czy zasiłku.

Takie właśnie praktyki zakwestionował Trybunał. Stwierdził, że cytowany przepis jest sprzeczny z ustawą zasadniczą w zakresie, w jakim wyklucza z podstawy wymiaru świadczeń chorobowych składniki wynagrodzenia, od których pracownik uiścił składkę na ubezpieczenie chorobowe i których nie dostaje za czas pobierania zasiłku chorobowego.

| Co wolne od ubezpieczeń -Składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za czas pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłków chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego w myśli postanowień układów zbiorowych pracy lub innych przepisów płacowych, nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Pod warunkiem jednak, że faktycznie je wypłacamy za czas przebywania na którymś z wymienionych świadczeń. - Wynika tak z § 2 pkt 24 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). - Reasumując: składniki wynagrodzenia, do których zatrudnieni zachowują prawo w trakcie otrzymywania wynagrodzenia chorobowego lub wskazanych zasiłków i od których nie potrąciliśmy za ten okres składek na ubezpieczenia społeczne, wyłączamy przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. |
| --- |

Od 7 lipca 2008 r. do podstawy wymiaru przyjmujemy zatem składniki pensji, od których odprowadziliśmy składkę chorobową, a których nie uiściliśmy zatrudnionemu za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku

Warunki te muszą zachodzić łącznie – tłumaczy ZUS w obszernych wyjaśnieniach zamieszczonych na swojej stronie internetowej. Wykluczamy jednak te składniki pensji, co do których obowiązujące u nas przepisy płacowe albo umowy o pracę (jeśli nie jesteśmy zobowiązani do tworzenia regulaminów wynagradzania) przyznają podwładnemu prawo za okres przebywania na zasiłku. Przypomnijmy, że regulaminów płacowych nie musimy uchwalać, zatrudniając przynajmniej 20 osób nieobjętych układem zbiorowym lub objętych, ale na tyle ogólnym, że nie da się ustalić na jego podstawie indywidualnych poborów.

Takie nagrody czy premie nie zwiększały i nie zwiększają świadczeń chorobowych. Nie musimy wobec tego dokonywać żadnych przeliczeń w celu włączenia ich wskutek wyroku Trybunału do podstawy ich wymiaru. W razie braku takich postanowień w naszych przepisach wewnętrznych albo angażach pracowników uznajemy, że nie wypłacamy zatrudnionym danego składnika wynagrodzenia za czas przebywania na wynagrodzeniu chorobowym czy zasiłku. A skoro tak, to powinniśmy go wliczyć do podstawy wymiaru tych świadczeń, ale w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Regulamin wynagradzania obowiązujący w spółce przewiduje nagrody uznaniowe, które jednak prezes wypłaca zwykle co miesiąc. Według regulaminu nie przysługują one za czas zwolnienia lekarskiego pracownika. Takie nagrody uwzględniamy w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego iopiekuńczego.

Jeżeli jednak nasze regulacje zakładowe lub indywidualne umowy milczą na ten temat (zawieszenia czy redukcji nagrody z tytułu zwolnienia lekarskiego), a udokumentujemy ich wypłatę za te okresy, pomijamy ją w rachunkach. Obowiązek udokumentowania, że istotnie wypłacamy ten składnik wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku, spoczywa na nas, pracodawcach. Gdy świadczenia chorobowe wypłaca ZUS (personelowi mniejszych firm i korzystającym z zasiłków po ustaniu zatrudnienia), dostarczamy mu wypełniony przez siebie, zmodyfikowany w związku z orzeczeniem Trybunału, druk ZUS Z3 dostępny na stronie internetowej ZUS. W razie wątpliwości co do wypełnienia tego druku należy je wyjaśnić z miejscową jednostką ZUS.

Podkreślamy, że nadal nie uwzględniamy w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków składników wynagrodzenia, przysługujących podwładnemu wyłącznie do określonego terminu, za okres przypadający po tym terminie. Stanowi o tym art. 41 ust. 2 ustawy, którego wyrok Trybunału nie dotyczy.

Firma zawarła z panem Janem, własnym pracownikiem, dodatkowo umowę-zlecenie na okres od 1 stycznia do 31 lipca 2008 r. Osoba ta zachorowała w sierpniu br. Do podstawy wymiaru należnego jej wynagrodzenia chorobowego przyjmujemy pensję wypłaconą jej za okres od 1 sierpnia 2007 r. do 31 lipca 2008 r. Wykluczamy jednak wypłaty za realizację zlecenia, ponieważ w sierpniu 2008 r. umowa ta już nie obowiązywała.

| Do kogo trafią wnioski Wnioski o przeliczenie zainteresowani kierują do płatników, czyli jeśli chodzi o wyrównanie: - wynagrodzenia chorobowego – do nas, pracodawców, gdyż pokrywamy tę należność z własnych środków, -zasiłków – do nas, gdy 30 listopada 2007 r. zgłaszaliśmy do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób, – do placówki ZUS – pozostali pracownicy oraz wszyscy uprawnieni do zasiłków po ustaniu zatrudnienia. |
| --- |

Niejako z urzędu wyrównujemy świadczenia chorobowe, jakie wypłacaliśmy pracownikom 7 lipca 2008 r., czyli w dniu wejścia w życie orzeczenia Trybunału

Tacy zatrudnieni nie muszą nam składać żadnych wniosków. Sami ustalamy dopłatę za cały nieprzerwany okres zasiłkowy, w tym również przypadający przed tą datą.

Pani Joanna zatrudniona na etacie otrzymała zasiłek opiekuńczy z tytułu sprawowania pieczy nad chorą matką od 16 do 25 czerwca 2008 r. Od 26 czerwca do 11 lipca br. sama przebywała na zwolnieniu lekarskim, za co dostała wynagrodzenie za czas choroby. Zakład, gdzie pracuje, wypłaca nagrody uznaniowe, ale nie za okresy nieobecności z powodu choroby lub opieki. Dlatego powinien z urzędu uwzględnić w podstawie wymiaru wymienionych świadczeń nagrody, jakie uiścił kobiecie za okres, z którego ustalał tę podstawę wymiaru. Dodatkowo powinien naliczyć odsetki. Świadczenia chorobowe, które zaczęliśmy wypłacać po tym dniu a do którego obliczenia nie zastosowaliśmy jeszcze wyroku Trybunału, należy też przeliczyć z urzędu. Wyrównanie przekazujemy niezwłocznie podwładnym wraz z odsetkami.

Pracownicy, którym skończyliśmy wypłacać przed tą datą wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek obliczone według zakwestionowanej interpretacji ZUS, mają prawo do wystąpienia o ponowne ustalenie podstawy wymiaru z uwzględnieniem pominiętych składników. Zasady postępowania są odmienne w zależności od tego, czy w sprawie została wydawana decyzja, oraz od tego, czy toczyło się postępowanie przed sądem.

W sprawach zakończonych decyzją ostateczną ZUS, od której pracownik albo płatnik nie wnieśli odwołania do sądu, termin na wniesienie skargi o wznowienie postępowania wynosił jeden miesiąc od dnia wejścia w życie orzeczenia Trybunału. Skarga powinna zatem trafić do sądu do 7 sierpnia, ale uchylenie decyzji nie jest dopuszczalne w razie upływu pięciu lat od jej doręczenia. Zatrudnionym, którzy zdążyli ze skargą o wznowienie postępowania w ciągu miesiąca (do 7 sierpnia 2008 r.), ustalamy dopłatę, uwzględniamy w podstawie wymiaru składniki wynagrodzenia, do których nie zachowywali oni prawa za okres pobierania zasiłku. Dotyczy to spraw, w których od daty doręczenia decyzji do dnia wejścia w życie orzeczenia TK nie upłynęło pięć lat. Ponowne ustalenie podstawy wymiaru zasiłku powinno nastąpić za okres wynikający z decyzji lub za okres, którego decyzja dotyczy.

W sprawach zakończonych prawomocnym orzeczeniem sądu zainteresowanemu wolno wnieść skargę o wznowienie postępowania w ciągu trzech miesięcy, czyli do 7 października 2008 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku szacujemy ponownie zaraz po zakończeniu wznowionego postępowania przed sądem za okres, którego to postępowanie dotyczy. W takim wypadku na ewentualne wyrównanie świadczeń należałoby poczekać do czasu uzyskania przez pracownika prawomocnego orzeczenia sądu.

W sprawach, w których nie zostały wydane decyzje, stosujemy art. 67 ust. 4 ustawy, w świetle którego roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po trzech latach od ostatniego dnia okresu, za który on przysługuje. W związku z tym przeliczamy świadczenia za trzy lata wstecz, począwszy od daty wystąpienia z wnioskiem w tej kwestii. Ponownemu ustaleniu podlega nawet takie wynagrodzenie lub zasiłek, choćby ostatni dzień, za który ono przysługiwało, zahaczył o te trzy lata. Wyrównania dokonujemy za cały nieprzerwany czas pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku - patrz przykład 4.

Czasami okres, za który przysługuje wyrównanie świadczeń chorobowych, może się okazać znacznie dłuższy niż przewidziane trzy lata wstecz od daty złożenia wniosku o przeliczenie - patrz przykład 5.

Obliczając należne pracownikom wyrównania, pamiętajmy też o dwukrotnej, niedawnej zmianie stopy procentowej składek rentowych podlegających potrąceniu z wynagrodzenia pracownika -patrz przykład 6.

Składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku przysługującego w trakcie ubezpieczenia, uwzględniamy w podstawie wymiaru zasiłku należnego po ustaniu zatrudnienia -patrz przykład 7.

Pani Teresa, pracownica, wystąpiła do kadrowej 11 sierpnia 2008 r. z wnioskiem o ponowne ustalenie podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego oraz wynagrodzenia za czas choroby w związku z wyrokiem Trybunału. Świadczenia przysługiwały jej za okresy:
- od 15 lipca do 12 sierpnia 2005 r. – nieprzerwany zasiłek opiekuńczy,
- od 5 do 15 września 2005 r. – wynagrodzenie chorobowe,
- od 17 października do 25 października 2006 r. – wynagrodzenie chorobowe.

Trzy lata liczone wstecz od 11 sierpnia br., w ciągu których wnioski są dopuszczalne, przypadają od 11 sierpnia 2005 r. do 11 sierpnia 2008 r. Mieszczą się więc w nich obydwa opisane okresy pobierania wynagrodzenia za czas choroby: od 5 do 15 września 2005 r. oraz od 17 października do 25 października 2006 r. Mimo że na owe trzy lata przypadają wyłącznie przedostatni i ostatni dzień przebywania kobiety na zasiłku opiekuńczym, roszczenie o przeliczenie podstawy jego wymiaru jeszcze się nie przedawniło. Należy zatem ponownie ustalić podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego za okres od 15 lipca do 12 sierpnia 2005 r. oraz wynagrodzeń za czas choroby od 5 do 15 września 2005 r. i od 17 października do 25 października 2006 r.

Pan Paweł, pracownik, złożył 15 sierpnia 2008 r. wniosek o przeliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego. Chorował długo w 2005 r., osiągając 16 sierpnia 2005 r. nieprzerwany okres zasiłkowy wynoszący 182 dni. Trzy lata szacowane od daty wystąpienia przez niego z wnioskiem obejmują okres od 15 sierpnia 2005 r. do 15 sierpnia 2008 r. Ostatni dzień nieprzerwanego okresu zasiłkowego przypada podczas owych trzech lat. A skoro tak, to roszczenie o przeliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłku chorobowego nie uległo przedawnieniu. Wyrównanie przysługuje zatem za pełen okres zasiłkowy. Przykład 6

Pani Jadwiga, pracownica, otrzymała w marcu 2008 r. zwolnienie lekarskie na osiem dni. Jej wynagrodzenie wynosi 2200 zł miesięcznie i jest zawsze wypłacane do 28 każdego miesiąca. Dostawała również premie uznaniowe, których zasad przyznawania nie określały ani angaże, ani regulacje zakładowe. Podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uiszczone jej za okres od 1 marca 2007 r. do 29 lutego 2008 r. Pracodawca uwzględnił w niej jedynie wynagrodzenie zasadnicze, pomijając premie uznaniowe. Podstawę wymiaru ustalił następująco za okresy:
- od 1 marca do 30 czerwca 2007 r. – po 1788,38 zł, czyli 2200 zł płacy pomniejszonej o 18,71 proc.,
- od 1 lipca do 31 grudnia 2007 r. – po 1854,38 zł, czyli 2200 zł płacy pomniejszonej o 15,71 proc.,
- od 1stycznia do 29 lutego 2008 r. – po 1898,38 zł, czyli 2200 zł płacy pomniejszonej o 13,71 proc.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego tej pracownicy wyniosła więc 1839,71 zł [(1788,38 zł x 4 miesiące) + (1854,38 x 6 miesięcy) + (1898,38 zł x 2 miesiące) : 12]. Samo wynagrodzenie za osiem dni choroby równało się 404,96 zł {[(1898,38 zł x 80 proc.) : 30] x 8 dni}.

W sierpniu 2008 r. kobieta wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o przeliczenie podstawy jego wymiaru przez dodanie trzech nagród uznaniowych uzyskanych za okres od 1 marca 2007 r. do 29 lutego 2008 r., a konkretnie:
- 500 zł w maju 2007 r.
- 400 zł w sierpniu 2007 r. - 600 zł w styczniu 2008 r.
Nagrodę za maj 2007 r. należy uwzględnić w kwocie 406,45 zł (500 zł pomniejszone o 18,71 proc.), za sierpień 2007 r. 337,16 zł (400 zł pomniejszone o 15,71 proc.), a za styczeń 517,74 zł (600 zł pomniejszone o 13,71 proc.). Łącznie podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas choroby wzrośnie po przeliczeniu o 105,12 zł [(406,55 zł + 337,16 zł + 517,74 zł) : 12], i wyniesie ostatecznie 1944,83 zł (1839,71 zł + 105, 12 zł). Prawidłowe wynagrodzenie chorobowe to zatem 414,90 zł {[(1944,83 zł x 80 proc.) : 30] x 8 dni}, a jego wyrównanie za osiem dni 9,94 zł brutto. Do tego doliczamy odsetki ustawowe od dnia wypłaty wynagrodzenia za czas choroby w obniżonej wysokości do dnia wypłaty wyrównania.

Pan Filip, zatrudniony na etacie, otrzymuje w myśl przepisów płacowych dodatek stażowy obok wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego. Poszedł na zwolnienie lekarskie podczas wypowiedzenia umowy o pracę, które upływa 31 sierpnia 2008 r. Jeżeli nadal będzie chorował po tej dacie, wypłatę zasiłku chorobowego przejmie ZUS. W takim wypadku do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wypłacanego za okres po ustaniu ubezpieczenia chorobowego trzeba wliczyć dodatek stażowy w wysokości przysługującej za poszczególne miesiące przyjęte do podstawy wymiaru świadczenia.

Od dopłat do zaniżonych wynagrodzeń chorobowych i zasiłków naliczamy jeszcze ustawowe odsetki za zwłokę, poczynając od dnia, kiedy powinniśmy wypłacić dane świadczenie

Wynika tak z art. 85 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), art. 359 § 1 – 3 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Wynosiły one za okresy:
- od 25 września 2003 r. do 9 stycznia 2005 r. – 12,25 proc.
- od 10 stycznia do 14 października 2005 r. – 13,50 proc.
- od 15 października 2005 r. do chwili obecnej – 11,50 proc.

Należą się one od daty wymagalności poszczególnych świadczeń chorobowych. Płatnicy powinni je uiszczać w terminach przyjętych na wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, byle nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień. Potwierdza to art. 66 ust. 1 ustawy. Odsetki ustalamy do dnia wypłaty wyrównania włącznie.

Gdy pracownik wystąpił ze skargą o wznowienie postępowania, wyrównanie przekazujemy dopiero po zakończeniu tego postępowania. Brak podstaw prawnych do szybszej wypłaty. Równocześnie skargę taką traktujemy jako wniosek o ponowne przeliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku za wcześniejsze okresy choroby, które nie kończyły się wydaniem decyzji ZUS lub wyroku w tej sprawie. Oczywiście brak jest też podstaw do wyrównania, gdy w sprawie zapadła niekorzystna dla zatrudnionego decyzja lub wyrok sądu, a ten nie wniósł w terminie skargi o wznowienie postępowania. W takiej sytuacji strony nadal wiąże owa decyzja lub wyrok. W obydwu sytuacjach musimy czekać na rozstrzygnięcie sprawy. Od razu działamy wyłącznie wtedy, jeśli z wnioskiem o przeliczenie podstawy wymiaru wystąpi podwładny, w którego sprawie nie było decyzji ani orzeczenia sądowego. Jak liczymy odsetki

Odsetki w skali roku ustalamy wg następującego wzoru
Od = (KZ x DZ x St.pr) : 365
gdzie:
Od – kwota odsetek
DZ – liczba dni zwłoki
St.pr – stopa odsetek za zwłokę obowiązująca w tym okresie
KZ – kwota zaległości

W związku z wyrokiem Trybunału pan Tomasz, pracownik, wystąpił 20 sierpnia 2008 r. z wnioskiem o ponowne ustalenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Przysługiwał mu zasiłek chorobowy za okres od 1 do 20 sierpnia 2007 r. Firma ustaliła, że przysługuje mu z tego tytułu 100 zł, które wypłaci 1 września br. Zasiłek ten zatrudniony powinien otrzymać 10 września 2007 r., gdyż taki termin wynika z przepisów płacowych pracodawcy (wypłata wynagrodzeń i zasiłków następuje do 10 dnia następnego miesiąca). Wobec tego odsetki trzeba naliczyć za okres od 11 września 2007 r. do 1 września 2008 r. włącznie). Wynoszą one 11,22 zł {[(100 zł x 356 dni) x 11,5 proc.] : 365 dni}.

Pani Grażyna jest zatrudniona na umowę o pracę od 1 sierpnia 2007 r. Przebywała na zasiłku macierzyńskim od 1 sierpnia do 5 grudnia 2007 r. Złożyła wniosek o przeliczenie zasiłku, a w jej sprawie nie zapadła decyzja ani wyrok. Po przeliczeniu księgowa ustaliła, że zasiłek został zaniżony o 100 zł miesięcznie, a za grudzień o 20 zł (przysługiwał za część miesiąca). Oczywiście odsetki trzeba naliczyć od poszczególnych terminów płatności zasiłku. Zakładając, że firma wypłaca wynagrodzenia do 10 następnego miesiąca, zasiłek za sierpień 2007 r. powinna uregulować do 10 września 2007 r., za wrzesień do 10 października itd. Szef chce wypłacić wyrównanie zasiłku wraz z odsetkami za zwłokę 1 września. Musi ustalić kwotę odsetek liczoną odrębnie dla poszczególnych miesięcy:
- za sierpień 2007 r. – 11,22 zł {[(100 zł x 356 dni) x 11,5 proc.] : 365 dni}
- za wrzesień 2007 r. – 10,27 zł {[(100 zł x 326 dni) x 11,5 proc.] : 365 dni}
- za październik 2007 r. – 9,29 zł {[(100 zł x 295 dni) x 11,5 proc.] : 365 dni}
- za listopad 2007 r. – 8,35 zł {[(100 zł x 265 dni) x 11,5 proc.] : 365 dni}
- za grudzień 2007 r. – 1,47 zł {[(20 zł x 234 dni) x 11,5 proc.] : 365 dni}
Wyrównanie wyniesie zatem 420 zł, a odsetki 40,60 zł.

| Jest ZUS od dopłat do zasiłku macierzyńskiego Od wyrównania zasiłku macierzyńskiego w wyniku wyroku Trybunału naliczamy składki emerytalne i rentowe. To dlatego że osoba pobierająca taki zasiłek podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie ma innych tytułów do ubezpieczeń. - Podstawę wymiaru składek stanowi kwota wypłaconego zasiłku, bez odsetek za zwłokę. - Składki od wyrównania wyłącznie wykazujemy w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 40 xx, składanym za miesiąc wypłaty wyrównania. - Składki te finansuje budżet państwa. |
| --- |

Edyta Baszta
Michał Jakubowski