Poczta pantoflowa? Znam, korzystam, awansuję

Poczta pantoflowa nie jest korporacyjnym synonimem plotkowania. To metoda, którą wykorzystują skutecznie pracownicy, specjaliści, menedżerowie po to, by:

1. uzyskać radę lub potrzebną informację szybko i bez oficjalnego przyznawania się do potrzebowania jej,
2. „głośno myśleć” na temat problemów, zwiększając w ten sposób poczucie pewności siebie, rozwijając umiejętność rozwiązywania trudnych sytuacji oraz innowacyjność myślenia. To nie stonka ziemniaczana

Formalne sieci komunikacji w firmie umożliwiają pracownikom radzenie sobie z przewidywalnymi, rutynowymi sytuacjami. Są jednak nieskuteczne w przypadku konieczności zaspokojenia nieprzewidzianych potrzeb komunikacyjnych, radzenia sobie z kryzysami, rozwiązywania skomplikowanych lub szczegółowych problemów, dzielenia się informacjami natury osobistej lub szybkiej wymiany informacji. Autorytarny styl zarządzania góra-dół ustępuje pola sieciowemu stylowi zarządzania, w ramach którego każdy może stać się źródłem informacji dla wszystkich i każdy uzyskuje wsparcie i pomoc z wielu różnych kierunków. O ile jest cennym i lojalnym członkiem sieci komunikacyjnej.

Wiele osób uważa pocztę pantoflową za nieistotną, za relikt czasów buntu pracowników wobec pracodawców, za atawizm zarządzania, który należy zwalczać z równą pasją co stonkę ziemniaczaną w fabryce chipsów. Jednak badania wskazują na coś dokładnie odwrotnego. Test na otwartość

Rodzaj informacji przekazywanych pocztą pantoflową jest wskaźnikiem stanu zdrowia danej organizacji. Jeśli szefowie w danej organizacji są raczej otwarci wobec pracowników i przekazują wszystkie niezbędne informacje za pośrednictwem kanałów oficjalnych, to poczta pantoflowa służy głównie omawianiu spraw wynikających z indywidualnych zainteresowań oraz przenoszeniu plotek, historyjek, anegdot. Bez tych drobnych aktów komunikacyjnych sieć uległaby rozpadowi – nikt nie byłby zainteresowany jej podtrzymywaniem wtedy gdy nie jest potrzebna, więc zaufanie i relacje między ludźmi stopniowo by zanikały. Ludzie, którzy regularnie korzystają z poczty pantoflowej, są bardziej zadowoleni ze swojej pracy i ściślej związani z przedsiębiorstwem.

Informacje przekazywane pocztą pantoflową mają wysoką trafność (na poziomie 75-95%). Oczywiście, czasami za pośrednictwem poczty pantoflowej (zwłaszcza elektronicznej) są rozpowszechniane fałszywe pogłoski, jednak można je dość szybko zweryfikować. Zresztą, szybkość to jedna z najważniejszych cech nieformalnych sieci komunikacji – nikogo chyba nie zdziwi sytuacja, w której przedstawiciele wyższego szczebla podjęli późną nocą ważną decyzję, a następnego dnia wcześnie rano wszyscy w pracy już o tej decyzji wiedzą.

Skuteczni menedżerowie wsłuchują się uważnie w komunikaty pochodzące z nieformalnego obiegu informacji i uznają je za użyteczne źródło danych na temat trosk i problemów pracowniczych. Niektórzy zwierzchnicy celowo doprowadzają do przecieku nowych pomysłów czy propozycji do poczty pantoflowej, aby w ten sposób sprawdzić jak zareagują na nie pracownicy. Jeśli pomysł spotka się z wrogim przyjęciem, to rezygnują z niego lub poddają go korekcie. Jeśli pomysł jest odbierany pozytywnie, przedstawiają go za pośrednictwem kanałów oficjalnych. Firmy są znane również z tego, że doprowadzają do wycieku tajnych informacji z nadzieją, że konkurencja reagując na te wieści straci zarówno czas, jak i pieniądze.

Kiedyś poczta pantoflowa kwitła bujnie wokół dyspensera do wody lub wspólnego czajnika. Dziś do przekazywania informacji i wzajemnego inspirowania się twórczymi pomysłami służą pracownikom elektroniczne fora i biuletyny.

Tak więc – zapraszamy do plotkowania! Co ciekawego możesz opowiedzieć swojemu koledze siedzącemu parę biurek od ciebie?

Inspiracją tekstu jest książka „Skuteczna komunikacja w biznesie” Cheryl Hamilton (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2011). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.