Praca urzędników na czas... określony, czyli 1 godzina na sporządzenie aktu
Instytut Badań Edukacyjnych liczył niedawno czas pracy nauczycieli. Teraz Mazowiecki Urząd Wojewódzki postanowił policzyć ile pracują urzędnicy i wprowadził system przekazywania środków za rzeczywiście wykonaną pracę. Jeśli za ciosem pójdą inne urzędy będzie to prawdziwa urzędowa rewolucja.
Instytut Badań Edukacyjnych liczył niedawno czas pracy nauczycieli. Teraz Mazowiecki Urząd Wojewódzki postanowił policzyć, ile pracują urzędnicy i wprowadził system przekazywania środków za rzeczywiście wykonaną pracę. Jeśli za ciosem pójdą inne urzędy, będzie to prawdziwa urzędowa rewolucja.
Praca na czas
1 godzinę i 15 minut – w tyle, według wyliczeń Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, każdy urzędnik powinien sporządzać jeden akt stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu). I właśnie za wykonaną pracę rozliczani będą teraz pracownicy urzędów. Wojewoda mazowiecki wdrożył bowiem nowy mechanizm podziału środków na realizację tzw. zadań zleconych. Gminy są rozliczane za wykonane zadania i czas ich realizacji. - Nie mamy wiedzy, czy inne urzędy wojewódzkie z niego skorzystały. Możliwe, że jesteśmy jedynym urzędem wojewódzkim, który ma wiedzę, co rzeczywiście robią gminy i powiaty za otrzymane od nas środki i jak czasochłonne są to zadania – powiedział PAP wojewoda mazowiecki Jacek Kozłowski.
Z taką decyzją nie zgadzają się urzędnicy, którzy zaznaczają, że każda sprawa wymaga indywidualnego rozpatrzenia. - Praca w urzędzie nie jest pracą na akord - liczba zrealizowanych spraw nie może być jedynym kryterium oceny pracy urzędnika. Są sprawy, których zakończenie następuje szybciej, są takie, które wymagają praco- i czaso-chłonnych przygotowań. Trudno je porównywać. Nie ilość, a jakość wydawanych decyzji jest najważniejsza – mówi Agnieszka Kłąb, rzeczniczka prasowa Urzędu m.st. Warszawy. Ujednolicenie zadań urzędników jest według nich samych o tyle niesprawiedliwe, że niektóre gminy mają o wiele więcej obowiązków, bo też są np. kilkakrotnie większe od pozostałych. W Pułtusku czy Kozienicach zazwyczaj łatwiej i szybciej o załatwienie wielu spraw niż np. w Warszawie.
- Tak, jak sprawa nie jest równa sprawie, tak też gmina nie jest równa gminie. Wydanie pozwolenia na budowę w małej gminie, a wydanie pozwolenia na budowę na wieżowiec w centrum Warszawy, to jedna załatwiona sprawa. Mimo to nie można stawiać między nimi znaku równości. To zupełnie nieporównywalna ilość dokumentacji, analiz, konieczności dodatkowych uzgodnień. Wreszcie dekret Bieruta, którego skutki dotykają jedynie Warszawy, inne miasta tego problemu nie mają – podkreśla Agnieszka Kłąb.
Urzędnicy zastanawiają się także, w jaki sposób wyliczony został czas na tzw. pytania mieszkańców, czyli czas, który powinni im poświęcić w celu wyjaśnienia procedur, nakierowania ich do właściwego wydziału czy konkretnej osoby, wytłumaczenia „jakie dokumenty musi ze sobą wziąć”. - Czasem w ciągu dnia przyjmujemy kilku takich patentów, którzy zwyczajnie proszą nas o pomoc, bo nie wiedzą jak się do czegoś zabrać. Nie mają dokumentów albo potrzebnego zaświadczenia, więc nie możemy wykonać swojego zadania, ale z czystej życzliwości oraz urzędniczego obowiązku nie oddelegowujemy ich do wyjścia i tłumaczymy co następnym razem muszą przynieść, a co uzupełnić. Czas poświęcony na tego typu czynności nie został jednak wyliczony – skarżą się urzędnicy.
Co ciekawe, po zweryfikowaniu pracy samorządowców, a co za tym idzie zmiany sposobu podziału pieniędzy, niektóre urzędy otrzymały na zadania zlecone nawet o 40 proc. mniej pieniędzy niż w latach ubiegłych. Gminy i powiaty zwróciły się więc do ministerstwa finansów z prośbą o zweryfikowanie zasad finansowania zadań rządowych.
Nie tylko wśród urzędników zmniejszenie środków finansowych na zadania zlecone wywołało niepokój. Mieszkańcy martwią się, że przy takim sposobie pracy trzeba będzie dłużej czekać na załatwienie danej sprawy. - Urzędy będą musiały oszczędzać, a co za tym pójdzie posypią się zwolnienia, w najlepszym wypadku skrócą czas przyjmowania petentów, a na wydanie dowodu osobistego trzeba będzie czekać dwa razy dłużej – komentuje Zuzanna Rogaczewska z Gdańska.
Środki przekazywane są gminom głównie na zadania z zakresu spraw Urzędu Stanu Cywilnego, ewidencji ludności, dowodów osobistych, obrony cywilnej i zadań obronnych oraz ewidencji działalności gospodarczej. Powiaty natomiast otrzymują środki na realizację głównie zadań z zakresu: geodezji i kartografii, gospodarki nieruchomościami, a także środowiska i rolnictwa. - Podział środków za rzeczywiście wykonaną pracę pomiędzy jednostki samorządu terytorialnego dokonywany jest według kryterium proporcjonalności tj. liczby realizowanych spraw oraz czasu realizacji zadań - usłyszeliśmy w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim. Urząd podkreśla także, że wszelkie informacje dotyczące zmian w dotacji zostały przekazane pracownikom samorządów między innymi podczas regionalnych spotkań w kilku miastach województwa jeszcze w 2012 roku oraz w pismach Wydziału Finansów Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego skierowanych do samorządów.
Inne metody
Karty do specjalnych czytników, za pomocą których pracownik „melduje” rozpoczęcie i zakończenie swojej pracy (czyli potencjalnie przepracowanych godzin) wprowadziło już wiele polskich firm. To łatwy sposób, aby nauczyć pracowników punktualności. Na pomysł zainstalowania takich kart wpadły też niektóre urzędy. - System ten nie jest do końca sprawny – tłumaczy Wiesław Niziołka, mieszkaniec Wrocławia, gdzie kilka lat temu wprowadzono tzw. urbancard. - Co prawda urzędnicy faktycznie spędzają w pracy te osiem godzin, ale już nie jesteśmy w stanie sprawdzić, co w tym czasie robią. Wszyscy wiemy, jak wygląda praca urzędników – kawka, gazeta, ploteczki, na wszystko jest czas, gorzej, gdy przychodzi do wykonania jakiegoś zadania. Jedynym plusem wprowadzenia kart jest to, że skończy się plotkowanie „na papierosie”, bo każda przerwa jest zanotowana w systemie - dodaje.
Zamiast ujednolicać czas na wykonanie konkretnego zadania pracownicy urzędów proponują wprowadzić także tzw. karty chipowe, dzięki którym wszystkie operacje, które dany urzędnik wykona zostaną zanotowane na serwerze. Dzięki nim będzie można nie tylko kontrolować, ale także usprawnić pracę urzędów. - Karty wyposażone w chip mają podpis elektroniczny, dlatego też nie musimy drukować i podpisywać wszystkich dokumentów, a co za tym idzie pracuje się nam sprawniej i szybciej – tłumaczy pani Renata, jedna z urzędniczek lubelskiego ratusza. Wprowadzenie takich kart we wszystkich urzędach nie jest jednak możliwe – głównie ze względu na ich wysoki koszt. I tak jak większe miasta wojewódzkie mogą sobie na to pozwolić, tak już te mniejsze raczej, a nawet na pewno, nie. Z kolei pomysł zaproponowany przez wojewodę mazowieckiego można wprowadzić we wszystkich województwach.
Póki co pozostaje sprawdzić, na ile nowy system się sprawdza i czy faktycznie praca na czas okaże się skuteczną bronią w walce z biurokratyczną machiną, czyli słynnym odsyłaniem petenta co rusz to do nowego wydziału. Jednak, jak na razie, Mazowiecki Urząd Wojewódzki takich danych nie posiada. - Nie ma możliwości oceny, czy ujednolicenie czasu sporządzania danego dokumentu wprowadzi porządek w urzędach – tłumaczy rzecznik prasowy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.
AB, AS, WP.PL