Scalanie kilku plików JPK – jak to zrobić w firmie wielooddziałowej?

Od stycznia 2017 roku wszystkie małe i średnie firmy mają obowiązek generowania i wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego w zakresie raportowania podatku VAT. Przystosowanie przedsiębiorstwa do nowego obowiązku jest jednak dość kłopotliwe. Jest to także dużym wyzwaniem dla firm, które posiadają kilka oddziałów lub używają więcej niż jednego systemu informatycznego. ##Co obejmuje i kogo dotyczy Jednolity Plik Kontrolny? Niezależnie od wielkości firmy oraz branży, w której działa przedsiębiorstwo, każdy z właścicieli ma lub wkrótce będzie miał obowiązek generowania i przekazywania organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (w skrócie JPK). Pierwowzór tego rozwiązania powstał w 2005 roku pod nazwą SAF-T (Standard Audit File for Tax). Obecnie każdy kraj adaptuje SAF-T do swoich warunków. W Polsce przepisy o JPK weszły w życie 1 lipca 2016 roku.

Jednolity Plik Kontrolny to dokument komputerowy, wygenerowany w oparciu o dane pochodzące z księgowości. Zalicza się do nich:

• księgi rachunkowe (JPK_KR),
• wyciągi bankowe (JPK_WB),
• stany magazynowe (JPK_MAG),
• ewidencję zakupów i sprzedaży VAT (JPK_VAT),
• faktury VAT (JPK_FA),
• podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR),
• ewidencję przychodów (JPK_EWP). Ministerstwo Finansów zapowiada rozszerzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego o raporty z kas rejestrujących, paragony oraz księgi i dowody rozliczenia podatku akcyzowego.

* ##Jednolity Plik Kontrolny – jak przygotować dokument? Pliki JPK, które należy przesłać do Ministerstwa Finansów powinny mieć *format .xml. Aby ułatwić przedsiębiorcom raportowanie, resort udostępnił nawet aplikację, która pozwala konwertować pliki .csv na .xml. Plik .csv musi być jednak wcześniej przygotowany przez system z danymi źródłowymi.

Jak już wspomnieliśmy, konieczność generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego jest w szczególności wyzwaniem dla firm wielooddziałowych i tych, które stosują więcej niż jeden system informatyczny do obsługi finansowo-księgowej przedsiębiorstwa. Dlaczego? Otóż ze wszystkich danych musi powstać jeden scalony i gotowy do wysyłki plik JPK.

Co więcej, plik JPK w formacie .xml jest nieczytelny dla właściciela firmy. Tu pojawia się problem - przesłanie wadliwego raportu może narazić go na dodatkową kontrolę i konieczność zapłacenia dotkliwej kary, której wysokość może sięgnąć nawet 3 milionów zł.

* ##Jak rozwiązano problem scalania plików JPK w firmach wielooddziałowych? Aby ułatwić przedsiębiorcom cały proces raportowania stworzono program Sage Integrator JPK, który posiada dwie podstawowe funkcje: *scalanie plików JPK oraz generowanie plików JPK z różnych źródeł. Program scala pliki ze struktur JPK_VAT oraz JPK_KR. Ponadto, narzędzie umożliwia wysyłanie scalonych już plików bezpośrednio do Ministerstwa Finansów. ##Jak scalić dane z oddziałów firmy?

1. Wskazujemy folder z wygenerowanymi wcześniej plikami JPK, które należy scalić (osobno dla każdej struktury). Można również wskazać pojedyncze pliki.
2. Wybieramy główny plik, do którego zostaną wygenerowane finalnie dane.
3. Wygenerowany zostaje nowy, gotowy do wysyłki plik JPK. Przydatną funkcją jest wizualizacja danych, które są zapisane w wymaganym przez Ministerstwo Finansów, ale niemożliwym do odczytania formacie .xml. Dzięki temu możemy sprawdzić, co zawiera plik JPK, bez obaw o ewentualne pomyłki w deklaracji i związane z tym konsekwencje.

Od 1 stycznia 2017 r. małe i średnie firmy mają także obowiązek wysyłania co miesiąc raportów *JPK_VAT wraz z deklaracją VAT-7.* Z tego względu pojawiła się potrzeba sprawdzania, czy dane z raportu JPK_VAT są takie same, jak informacje zawarte w deklaracji VAT-7. Sage Integrator umożliwia podgląd dokumentu, a dodatkowo pozwala na ręczne dodawanie i usuwanie poszczególnych pozycji.

Co więcej, program współpracuje z platformą internetową Sage e-Audytor oraz systemem Sage Symfonia 2.0.

Małgorzata Wieteski, Główna Księgowa z Biura Urządzania Lasu i Geodezji Leśnej za największą zaletę programu uważa szybkość wdrożenia. Instytucja wykorzystuje program do składania deklaracji JPK_VAT. Ze względu na wprowadzone przez Ministerstwo Finansów zmiany, w BULiGL konieczna była konsolidacja oprogramowania (w tym zakup nowych licencji), jego wdrożenie oraz szkolenia pracowników. Sage Integrator rozwiązał ten problem.

Drugą kluczową funkcjonalnością Sage Integratora jest generowanie plików JPK z obcych źródeł. Struktury podlegające generowaniu to: JPK_VAT, JPK_KR, JPK_FA, JPK_MG, oraz JPK_WB. Procedura generowania JPK jest możliwa dla formatów SQL i XLS. Po wypełnieniu takiego pliku danymi, Sage Integrator importuje je i przetwarza w odpowiednie struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Narzędzie stosowane jest również w firmie Boryszew S.A., która jest przedsiębiorstwem wielooddziałowym. „Gdy ogłoszono obowiązek przekazywania Jednolitych Plików Kontrolnych, Ministerstwo Finansów zdecydowało, że pojedyncze oddziały nie składają plików do e-kontroli samodzielnie. Powstała więc konieczność scalenia ich w centrali” – podkreśla Andrzej Karpiński, manager ds. IT w firmie Boryszew S.A.

Jak zauważa Andrzej Karpiński, największym problemem był właśnie fakt, że dane finansowo-księgowe w poszczególnych oddziałach grupy pochodziły z różnych systemów informatycznych i zdarzały się przypadki niezgodności z obowiązującym schematem. Istniała zatem pilna potrzeba wdrożenia rozwiązania, które umożliwi wygodną korektę w zapisach danych poszczególnych plików JPK, a następnie scalenie tych danych w jeden plik. Takim rozwiązaniem okazał się Sage Integrator JPK. Dzięki niemu możliwe było ujednolicenie danych z poszczególnych oddziałów Grupy Boryszew w sposób pozwalający na bezpieczną i pewną wysyłkę pliku do Ministerstwa Finansów.

Aby zapewnić przedsiębiorcom łatwość użytkowania, wszystkie pliki JPK w Sage Integratorze są także weryfikowane od strony technicznej. Oznacza to, że program sam sprawdza, czy wszystkie wymagane pola są uzupełnione. Automatyzacja narzędzia pozwala natomiast na znaczne oszczędności finansowe i zmniejszenie ilości czasu poświęcanego na obowiązkowe rozliczenia.

Artykuł sponsorowany