VAT lepiej rozliczać w ostatniej chwili

W rozliczeniu trzeba ująć wszystkie dokumenty potwierdzające dotarcie dostawy do odbiorcy nadesłane przed upływem terminu złożenia deklaracji, nawet jeśli druk został wysłany wcześniej do urzędu skarbowego.

Co to oznacza?

Jeśli firma przekaże formularz we wtorek, 24 lutego (dzień przed upływem terminu na jego złożenie), a następnie w środę odwiedzi ją listonosz i przyniesie dokumenty potwierdzające dotarcie dostawy do odbiorcy, to deklaracja będzie musiała zostać skorygowana. Tak restrykcyjne i utrudniające życie podatnikom zasady nie mają uzasadnienia. Fiskus nic by nie stracił, gdyby pozwolił przedsiębiorcom wykazać udokumentowaną w ostatniej chwili transakcję w deklaracji za kolejny miesiąc.

Dzięki temu księgowy, który planuje urlop, mógłby bez obaw wysłać formularz VAT kilka dni przed terminem. Teraz nie wie, czy po powrocie nie będzie musiał rozpocząć pracy od ponownego wypełnienia złożonej już deklaracji. Oczywiście konieczne będzie także napisanie uzasadnienia, że weryfikacja rozliczeń była potrzebna, ponieważ kontrahent przesłał do firmy dokumenty tuż przed upływem terminu na złożenie deklaracji.

Potwierdzenie dostawy

Kłopoty te są konsekwencją nowelizacji ustawy o VAT, która weszła w życie 1 grudnia 2008 r. Co do zasady poprawia ona sytuację firm dokonujących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Dotychczas mogły one zastosować stawkę 0 proc., jeśli do dnia złożenia deklaracji za okres, w którym dokonały dostawy, zgromadziły dokumentację potwierdzającą wywóz towaru i dostarczenie go nabywcy. Gdy sprzedaż następowała w ostatnich dniach miesiąca, miały na to niecały miesiąc. Jeśli się nie udało, konieczne było naliczenie VAT według takiej stawki, jaka obowiązywałaby przy sprzedaży takich towarów w kraju (najczęściej 22 proc.). Dopiero gdy firma zgromadziła odpowiednie dokumenty, mogła skorygować deklarację za okres, w którym nastąpiła sprzedaż. To jednak oznacza dodatkową pracę oraz oczekiwanie na zwrot pieniędzy.

Mniej korekt, ale...

Po zmianach przepisów korekt związanych z wewnątrzwspólnotową dostawą powinno być znacznie mniej. Zasady są jednak skomplikowane i łatwo popełnić błąd. To, jak długo można czekać na dokumenty bez wykazywania sprzedaży według stawki krajowej, zależy od tego, czy sprzedaży dokonano w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału czy też w trzecim. Istotne jest także, czy firma składa deklaracje co miesiąc, czy rozlicza się za okresy kwartalne. W tym pierwszym wypadku, jeśli np. dokonała wewnątrzwspólnotowej dostawy w marcu i do 25 kwietnia nie otrzymała dokumentów uprawniających do stosowania zerowej stawki, nie ujmuje tej transakcji w deklaracji za marzec. W takim wypadku czeka na dowody do 25 maja. Jeśli wtedy ciągle ich nie ma, to w deklaracji za kwiecień musi naliczyć VAT według stawki krajowej. Te same zasady obowiązują, gdy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów nastąpi w czerwcu, wrześniu lub grudniu.

Jeżeli dostawa nastąpi w pozostałych miesiącach, firma także ma więcej czasu niż przed 1 grudnia 2008 r. na zgromadzenie dokumentów. Przepisy nakazują zaczekać z ujęciem transakcji na ostatnią w kwartale deklarację. Jeśli do momentu upływu terminu jej złożenia firma nie uzyska odpowiedniej dokumentacji, to musi naliczyć podatek ze stawką krajową. Robi to w deklaracji za ostatni miesiąc kwartału.

Prostsze zasady obowiązują w firmach rozliczających się kwartalnie. Jeżeli nie zgromadzą odpowiednich dokumentów do upływu terminu złożenia deklaracji za dany okres, ujmują wewnątrzwspólnotową dostawę w kolejnej deklaracji. Gdy mają już dowody dotarcia towaru do kontrahenta, stosują stawkę O proc., jeżeli nie muszą naliczyć VAT w takiej wysokości, jakby kupującym była polska firma.

Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy
Od 1 grudnia 2008 r. firmy, które sprzedają towary do innych krajów UE, mają więcej czasu na uzyskanie potwierdzenia dostawy towarów do kontrahenta. Pozwala to rzadziej wykazywać tę sprzedaż ze stawką krajową, a następnie korygować rozliczenia w celu zastosowania stawki 0 proc. po otrzymaniu stosownych dokumentów. Pojawił się jednak inny problem. Podatnik ma obowiązek wykazać sprzedaż ze stawką 0 proc., jeśli przed upływem terminu złożenia deklaracji zgromadzi dowody, że towary zostały dostarczone. Jeśli więc 25 lutego rano firma złoży w urzędzie skarbowym deklarację VAT, a po południu otrzyma dokumenty potwierdzające dostawę, to musi przygotować korektę formularza. Przepisy nie pozwalają bowiem na wykazanie sprzedaży w kolejnym okresie rozliczeniowym. To całkowicie nieuzasadnione, bo fiskus nic by na tym nie tracił, a takie rozwiązanie znacznie ułatwiłoby życie podatnikom.

Konrad Piłat