Zmień dom w biuro. Sprawdziliśmy jak to zrobić

Podstawą założenia firmy jest rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej . Początkujący przedsiębiorca we wniosku do CEIDG musi podać m.in. adres zamieszkania oraz adresy związane z firmą, w tym „stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej”, którym może być dom.
Nie można podawać adresów przypadkowych – generalnie, jeśli zamierzamy otworzyć firmę w wynajmowanym mieszkaniu, dobrze będzie uzyskać zgodę właściciela mieszkania. Z kolei przedsiębiorca, który planuje zarejestrować i prowadzić działalność w domu swoich rodziców, np. w jednym pokoju, który udostępnią mu bezpłatnie, może zawrzeć z nimi umowę użyczenia.
Najnowsza wersja wniosku CEIDG-1 daje możliwość wybrania wariantu „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Ta opcja może się sprawdzić w przypadku nisko kosztowej pracy zdalnej. Natomiast, gdy charakter zakładanej działalności wymaga prowadzenia jej w pomieszczeniu albo jeśli przedsiębiorca planuje uwzględniać w kosztach firmy wydatki na jej utrzymanie, nie będzie właściwym wyborem.

Prowadząc biuro w domu, koniecznym jest określenie powierzchni, jaką przedsiębiorca zamierza przeznaczyć na działalność. Należy również wziąć pod uwagę, czy tę wydzieloną przestrzeń będzie używał tylko podczas pracy, czy też w celach prywatnych (mieszkalnych).
Piwnica prywatnego domu stomatologa, który aranżuje ją na gabinet stomatologiczny, montuje w niej specjalistyczny fotel dentystyczny i pozostały sprzęt medyczny z pewnością traci charakter mieszkalny.
Wydzielenie przestrzeni firmowej pozwala wyodrębnić i precyzyjnie udokumentować koszty związane z funkcjonowaniem domowego biura. Przez ostatnie lata fiskus stał na stanowisku, że jeśli przedsiębiorca zajmuje tylko część lokalu mieszkalnego, to warunkiem rozliczenia w kosztach firmy części wydatków na np. czynsz czy media jest wyodrębnienie pomieszczenia, w którym będzie prowadził firmę. Jednak resort finansów w odpowiedzi z 14 grudnia 2017 r. na interpelację nr 16975 wyjaśnił, że to nieprawda. Właściciel firmy, który rejestruje ją w domu, nie musi wyodrębniać pomieszczenia w dosłownym (fizycznym) sensie. Wystarczy, że określi, w jakiej części (zakresie) lokal mieszkalny faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i wówczas może w odpowiedniej części zaliczyć poniesione wydatki do kosztów firmowych. W tym celu może określić procentowy udział powierzchni zajmowanej przez biuro w ogólnej powierzchni domu czy mieszkania.

Wydatki związane z używaniem i utrzymaniem mieszkania, w którym prowadzi się firmę, mogą być uwzględnione w kosztach firmy, jeśli zostaną udokumentowane, a wyznaczona w mieszkaniu powierzchnia służy tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, czyli nie pełni jednocześnie funkcji mieszkalnych.
Gdy biurko oraz sprzęt komputerowy znajdują się w pokoju użytkowanym zarówno przez przedsiębiorcę jak i pozostałych domowników, trudno będzie przedsiębiorcy udowodnić, że służą one wyłącznie celom firmowym, a nie zaspokajają potrzeb osobistych całej rodziny.
Wydatki związane z eksploatacją, takie jak rachunki za prąd, ogrzewanie, wodę czy wywóz śmieci – przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów firmy wyłącznie w części przypadającej proporcjonalnie na powierzchnię mieszkania wykorzystywaną w działalności. Tutaj wskazane będzie udokumentowanie części faktury za media dowodem wewnętrznym.
Przedsiębiorca mieszka w mieszkaniu o powierzchni 60 mkw. Na siedzibę swojej firmy zaaranżował pokój 12 mkw. po starszym dziecku, które już się wyprowadziło. Miesięczne opłaty za prąd, wodę itd. wynoszą 600 zł. W koszty firmowe będzie mógł zaliczyć 120 zł (0,2*600 zł).

Prowadzenie firmy w domu może wiązać się z koniecznością zapłaty wyżej stawki podatku od nieruchomości. Obecnie za 1 mkw. powierzchni budynku mieszkalnego należy zapłacić 0,77 zł, z kolei za 1 mkw. budynku związanego z prowadzeniem działalności aż 30 razy więcej, tj. 23,10 zł. Jednak wyższy podatek płaci się tylko od tej części domu czy mieszkania, której nie wykorzystuje się w celach prywatnych (mieszkalnych).
Jeśli gabinet stomatologiczny znajduje się w piwnicy, a na parterze i piętrze domu mieszczą się pokoje mieszkalne, to wyższym podatkiem objęta będzie tylko piwnica, czyli tylko ta część, w której działalność jest rzeczywiście prowadzona.
Jeśli przedsiębiorca nie wydziela na działalność specjalnej przestrzeni w swoim domu, a tym samym w całości pełni ono funkcję mieszkalną, nie ma potrzeby podnosić stawki podatku od nieruchomości. Wyższego podatku nie zapłaci też przedsiębiorca, który wynajmuje mieszkanie. Generalnie podatnikiem podatku od nieruchomości jest właściciel nieruchomości, a nie jej posiadacz zależny, czyli najemca. Więc to na właścicielu spoczywa obowiązek zapłaty wyższego podatku od nieruchomości od tej części mieszkania, w której najemca prowadzi firmę.
Jeżeli pokoj użyczony przez rodziców przedsiębiorcy będzie wyłącznie biurem przedsiębiorcy i tym samym nie będzie już pełnił funkcji mieszkalnej, to rodzice zobowiązani będą za powierzchnię tego pokoju opłacać wyższy podatek od nieruchomości. Natomiast stawka podatku nie ulegnie zmianie, kiedy pokój nie utraci swojej funkcji mieszkalnej i nadal będzie wykorzystywany w celach mieszkaniowych.
Zarówno przy obliczaniu podatku od nieruchomości, jak i przy wszelkich wątpliwościach związanych z zakładaniem własnej firmy czy rozliczaniem mieszkalnych wydatków w kosztach firmowych, przedsiębiorca może zwrócić się o pomoc księgowej. Taka pomoc zwiększa komfort prowadzenia działalności. Biuro rachunkowe Tax Care wspiera na etapie zakładania firmy, przy odpowiednim ujęciu kosztów i wyliczeniu należnych podatków.