Efektywność pracy a przestrzeń biurowa

Przestrzeń biurowa może być przyjazna i wpływać pozytywnie na pracowników, ale może być także niewłaściwie urządzona i oddziaływać na nich negatywnie, co w konsekwencji prowadzi nawet do rezygnacji danej osoby z pracy. Spośród pięciu najczęstszych przyczyn zmiany miejsca zatrudnienia wymienia się właśnie panujące w nim nieodpowiednie warunki. Okazuje się, że przyjazne warunki i tryb pracy to motywatory, które bez przerwy oddziałują na pracowników, podczas gdy na przykład podwyżka pensji motywuje ich jedynie przez pół roku. Widać zatem, że odpowiednia organizacja biura może być impulsem motywującym do lepszej pracy, a tym samym zwiększającym efektywność pracowników.

Badania prowadzone przez Josepha Grzywacza, amerykańskiego profesora z Uniwersytetu Stanowego Florydy w Tallahassee, potwierdzają, że destrukcyjny wpływ na efektywność pracownika mają brak inspiracji, nuda, bałagan i hałas. Za to pozytywnie wpływa na niego uporządkowane i czyste stanowisko pracy. Nic dziwnego, że wiele się mówi i pisze o projektowaniu przestrzeni biurowej oraz stanowisk pracy zgodnie z zasadami BHP i ergonomii. Niestety, pod tym względem dużo jest jeszcze w polskich biurach do zrobienia. Badania pokazują bowiem, że aż 51,6% stanowisk pracy nie spełnia wymogów ergonomii. Tymczasem wcale nie trzeba wiele wysiłku, aby przygotować przestrzeń biurową, która będzie dla pracownika przyjazna i bezpieczna, a tym samym poprawi efektywność jego pracy. Oczywiście należy zacząć od właściwego przygotowania stanowiska pracy. Tutaj duże znaczenie mają odpowiednie meble.

Krzesło powinno zapewniać wygodną pozycję i swobodę ruchów. Najlepiej, jeśli będzie miało regulację siedziska i oparcia. Dobrym rozwiązaniem jest także podnóżek, który trzeba ustawić pod maksymalnym kątem 15°. Kolejnym ważnym elementem wyposażenia stanowiska biurowego jest biurko. Powinno ono być na tyle duże i głębokie, aby można ustawić na nim wszystkie niezbędne narzędzia i przybory do pracy, po które będzie łatwo sięgać. Najlepiej również, gdy można dostosowywać wysokość blatu do potrzeb pracownika. Na rynku można już bez problemu znaleźć modele biurek z blatem regulowanym elektrycznie, za pomocą jednego przycisku (np. AJ Produkty)
. Takie modele ułatwiają również poprawne ułożenie rąk w przypadku pracy przed komputerem (na wysokości blatu i podłokietników krzesła). Nie wolno również zapominać o właściwym ustawieniu monitora w odległości minimum 40 cm od oczu, z kątem obserwacji ekranu maksymalnie 50°.

Stanowisko pracy przygotowane zgodnie z zasadami ergonomii i BHP ułatwia pracę, ale to nie jedyny czynnik, który wpływa na efektywność pracownika. Badania pokazują, że duże znaczenie ma także wygląd biura – aż 81% pracowników biurowych chciałoby zobaczyć swoje przyszłe miejsce pracy przed podpisaniem umowy, a 50% absolwentów, którzy mają zamiar zatrudnić się w konkretnej firmie, bierze pod uwagę opinię na temat panującej w niej atmosfery i warunków pracy. Pracowników zniechęcają w biurach puste biurka, duże sale konferencyjne, kolejki w stołówkach i brak wydzielonej przestrzeni prywatnej.

Nie można także zapominać o takich kwestiach jak właściwe oświetlenie przestrzeni biurowej, które ma niebagatelny wpływ na komfort pracy. Z jednej strony konieczne jest maksymalne wykorzystanie oświetlenia naturalnego i jednocześnie ochrona przed nadmiernym nasłonecznieniem, a z drugiej – właściwe doświetlenie pomieszczenia oświetleniem sztucznym. Wszystko to musi być zgodne z polską normą PN-EN 12464-1:2004: Światło i oświetlenie. Przy okazji warto pamiętać, że właściwe oświetlenie nie tylko wpływa na efektywność pracownika, ale także na jego zdrowie (głównie wzrok i oczy). Podobnie jest z zapewnieniem odpowiedniej wentylacji powietrza w pomieszczeniach. Wysoka jakość tego ostatniego zwiększa komfort pracy osób zatrudnionych i pozwala im uniknąć wielu groźnych chorób. Istotne jest również zadbanie o bezpieczeństwo przedmiotów wewnątrz biura – nie tylko firmowych dokumentów, ale także prywatnych rzeczy pracowników. Warto więc pomyśleć o zaopatrzeniu się w specjalne szafki na klucze.

Przestrzeń biurowa ma bardzo duży wpływ na samopoczucie i efektywność pracownika również dlatego, że przebywa on w niej codziennie przez wiele godzin. Gdy nie czuje się w takim miejscu komfortowo, nie ma szansy na sprawniejszą i lepszą pracę. Projektując przestrzeń biurową, warto wziąć to pod uwagę.