Informatyka w przedsiębiorstwie: BI or not to BI

Business Intelligence jest szerokim pojęciem, które można określić jako przekształcanie danych w informacje, a informacji w wiedzę. Tak otrzymaną wiedzę można wykorzystywać do zarządzania przedsiębiorstwem. Oprogramowanie klasy BI jest ściśle powiązane z hurtownią danych, która integruje informacje płynące z różnych systemów informatycznych.

Tyle teorii, bo tę lekcję wiele polskich firm już przerobiło i korzysta z narzędzi BI.

W praktyce po aplikacje analityczne sięgają podmioty na każdym etapie rozwoju.

W niektórych, specyficznych sytuacjach oprogramowanie może jednak wspomóc bieżące problemy - takie jak wychodzenie spółek z kryzysu, przygotowanie programów naprawczych.

_ Dzieje się tak, ponieważ wyspecjalizowane narzędzia pomagają zobaczyć sytuację finansową z nowej, dotychczas nie badanej szczegółowo perspektywy - dostarczają nowych, unikalnych i uwiarygodnionych informacji, których uzyskiwanie w układach dostarczanych przez tradycyjne systemy ERP było niemożliwe lub bardzo utrudnione. Często posługuję się takim przykładem, że BI jest w takiej sytuacji jak zdjęcie budynku wykonane kamerą termiczną, na którym doskonale widać miejsca, gdzie z budynku ucieka ciepło _- mówi Jacek Kuciński, dyrektor praktyki zarządzania finansowego SAS Institute.

Informatyką, w tym narzędziami BI, szczególnie interesują się spółki wchodzące na giełdę. Powód - konieczne jest wprowadzenie bardziej restrykcyjnych procedur umożliwiających publikowanie danych w czasie krótszym, niż spółki robiły to dotychczas. Firmy muszą też przygotować aparat narzędziowy umożliwiający im wiarygodne prezentacje danych rzeczywistych, ale jeszcze ważniejsze jest opracowanie wiarygodnych i transparentnych planów działania.

_ Przedstawione zamierzenia spółek będą szczegółowo analizowane przez specjalistów przed wydaniem ewentualnych rekomendacji kupna akcji, stąd zakres udostępnionych publicznie informacji powinien być z jednej strony wystarczająco szeroki, aby prezentowane plany były uwiarygodnione, z drugiej na tyle ograniczony, aby nie osłabić pozycji konkurencyjnej na rynku, na którym działają _- tłumaczy Kuciński.

Nieomylne narzędzie?

Poza praktycznymi korzyściami, czy też koniecznością przekazywania odpowiednich danych finansowych, samo posiadanie oprogramowania BI zwiększa renomę spółek. Narzędzia BI są mile widziane przez analityków.
_ Analitycy wiedzą, że bez BI firma nie podejmuje decyzji w oparciu o twarde, rzetelne dane, tylko kieruje się doświadczeniem i prognozami menedżerów _- zauważa Konrad Mokrzański, odpowiedzialny za wsparcie użytkowników narzędzi BI w Oracle Polska. _ Czasami właściwymi, czasami błędnymi. Organizacje finansowe i inwestorzy rozpatrujący zakup akcji spółek też to dobrze wiedzą. Są bardziej chętni do zainwestowania w walory podmiotów posiadających kompletne, dokładne dane finansowe, pochodzące m.in. z systemów analitycznych. _

Mokrzański dodaje, że w swojej pracy tylko raz spotkał się z przypadkiem spółki, która wchodziła na giełdę i jednocześnie wdrażała aplikacje BI. Ale BI musi być normą.
Zresztą wiele firm posiada pewne narzędzia analityczne, które nie są zaawansowane.
Mają coś, co choćby przypomina hurtownię danych i to im na razie wystarcza.

Według doświadczeń SAS Institute, 60- 70 proc. podstawowych i rzeczywistych informacji o finansach spółek (prawdziwie odzwierciedlają sytuację firmy) pochodzi z systemów ERP. Ale chodzi tylko o spółki, w których faktycznie ERP działa, jest w pełni wdrożony.

_ W innych przypadkach skala pozyskiwanych informacji z systemu rejestracji zdarzeń spada znacznie poniżej 50 proc. Natomiast zupełnie innym zagadnieniem jest to, na ile dostępne w systemie ERP funkcjonalności umożliwiają szybkie, łatwe i elastyczne pozyskiwanie, przetwarzanie, udostępnianie i publikowanie takich informacji w wymaganym kształcie _- przekonuje Jacek Kuciński.

O tym, czy aplikacje BI są potrzebne giełdowym debiutantom, decyduje kilka czynników: złożoność procesów gospodarczych, zmienność rynków, na których spółka działa, struktura organizacyjna (czy jest to np. grupa kapitałowa), rynek, na którym upublicznia się akcje.

W każdym jednak przypadku rozwiązaniem, które będzie pomocne, są narzędzia do krótko- i długoterminowego budżetowania oraz definiowania strategii poparte aplikacjami planistycznymi (prognostycznymi) oraz systemami do zarządzania ryzykiem wdrażanej strategii. Jak widać, BI sprawdza się w firmach ratujących swoje finanse i w spółkach giełdowych, ale też w każdej innej sytuacji związanej ze zmianą sposobu zarządzania bądź administrowania spółką. Między innymi w trakcie konsolidacji przedsiębiorstw.
_ Przy konsolidacji spółek lub włączania nowej spółki do grupy zachodzi potrzeba skonsolidowania wyników finansowych na własne potrzeby lub zgodnie z wymaganiami regulatora _ - mówi Bernard Knapik, dyrektor wsparcia sprzedaży Business Objects Polska. _ Konsolidację finansów można przeprowadzić jako symulację, jeszcze przed podjęciem decyzji o połączeniu lub podziale przedsiębiorstw. BI pokaże, jakie będą wyniki połączonych firm, co się zmieni i czy konsolidacja lub podział firm jest rzeczywiście opłacalny. _

Według Jacka Kucińskiego z SAS Institute, narzędzia BI są szczególnie potrzebne spółkom wchodzącym w procesy restrukturyzacji i przejęć. W nich bowiem zachodzą sytuacje, w których zmiany organizacyjne nie mogą wystarczająco szybko znaleźć odzwierciedlenia w zasadach funkcjonowania systemów ERP, natomiast mogą być szybko i skutecznie zamodelowane w narzędziach BI.

_ W takich sytuacjach spółka lub grupa spółek prowadzi stopniową ewolucją w kierunku doskonalenia systemów rejestracji zdarzeń, natomiast BI informuje w środowisku dynamicznych zmian, jak wygląda i jak będzie wyglądać sytuacja ekonomiczna organizacji w wyniku przeprowadzonych lub planowanych do przeprowadzenia zmian _- informuje Kuciński. _ Najlepszym przykładem takiego wykorzystania BI są wdrożenia w Grupie Kapitałowej Złomrex, w której, w ślad za wykonanymi przejęciami i równolegle z prowadzonymi przekształceniami organizacyjnymi, powstaje system BI usprawniający zarządzanie oraz minimalizujący pracochłonność zadań związanych ze sprawozdawczością. Aktualnie na ukończeniu jest część systemu, która odpowiadać będzie za wspomaganie przygotowywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych. _

Wykres prawdę ci powie

Oczywiście BI ma zastosowanie w wielu innych przypadkach, np. gdy zaistnieje Z takim przypadkiem spotkał się Konrad Mokrzański z Oracle Polska. Wówczas chodziło nie tylko o zwolnienie części załogi, ale też o przekwalifikowanie pracowników oraz przeniesienie niektórych osób na inne stanowiska. Aby podjąć właściwe decyzje, przedsiębiorstwo dokonało analizy danych kadrowych, w tym kart pracowników.

_ Można uporządkować politykę kadrową bez BI, ale wówczas proces ten trwałby długo i byłby obarczony ryzykiem powstania błędów. Oprogramowanie dało dodatkowo możliwość obejrzenie struktury pracowników na wykresach, co bywa dla menedżerów bardziej czytelne niż same liczby _- opowiada Mokrzański.

Poza zmianami organizacyjnymi BI pomaga też symulować zmiany operacyjne, np. wprowadzenie nowych produktów na rynek i wpływ tego projektu np. na koszty dystrybucji. Jednym z klientów Business Objects, który korzysta z BI przy konsolidacji operacji 21 spółek w Polsce i raportowania do zagranicznej centrali, jest Telekomunikacja Polska.

_ W przypadku spółek, które potrzebują mieć szybki, cykliczny dostęp do kluczowych danych o firmie, BI będzie narzędziem dającym natychmiastowy dostęp do raportów w różnej formie - elektronicznych, na ekranie komputera lub wydrukowanych. Z tego powodu po BI sięgnęły np. spółki węglowe. Do naszych klientów należą Kompania Węglowa, Jastrzębska Spółka Węglowa i Katowicki Holding Węglowy. Systemy BI służą im do monitorowania bieżącej działalności firmy i dostarczają aktualne dane do kilkuset osób _ - opowiada Bernard Knapik.

W Polsce BI nie jest już nowością, ale nadal wiele przedsiębiorstw nie wie, jak właściwie z tego korzystać. Niektóre firmy mają wdrożone jakieś aplikacje BI, jednak nie wprowadziły wcześniej zarządzania w oparciu o dane analityczne ani nie uporządkowały danych. Aby osiągnąć cel wdrożenia, cała firma musi wiedzieć, czemu ma służyć BI i jak się tym narzędziem posługiwać. Jeśli firma nie stworzy polityki wdrożenia BI, system nie da większych korzyści niż popularne arkusze kalkulacyjne.

Adam Brzozowski
Nowy Przemysł