Jak RODO określa niszczenie dokumentów
Minął przeszło rok od wejścia w życie zapisów RODO - uchwały, która wprowadziła poważne zmiany w codziennym funkcjonowaniu firm na terenie Unii Europejskiej. Modyfikacji uległy również przepisy związane z niszczeniem dokumentów, czyli czynnością będącą stałym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Jak RODO określa niszczenie dokumentów? Na co zwrócić uwagę podczas pozbywania się zbędnych akt, aby zrobić to zgodnie z prawem? To ważne pytania, na które odpowiedzi mogą uchronić firmę przed bolesnymi sankcjami.
Niszczenia dokumentów w świetle zapisów RODO
Status niszczenia dokumentów określa art. 2 pkt. 4 RODO mówiący o “operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Oznacza to, że również usuwanie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga szczególnych środków bezpieczeństwa.
Niejednokrotnie w mediach spotkać się można było z informacjami, że na śmietnikach poważnych instytucji odnalezione zostały niepoprawnie zniszczone dokumenty (najczęściej w postaci ścinek z niszczarki), z których bez problemu odczytać można było dane i informacje dotyczące klientów lub pracowników. Dokumenty w takiej formie to pożywka dla złodziei i oszustów oraz niepodważalna podstawa nałożenia sankcji na przedsiębiorce, który nie wywiązał się ze swoich obowiązków wynikających z RODO a dotyczących ochrony danych osobowych.
RODO nie określa sposobu, w jaki dokumenty mają zostać zniszczone. Każda metoda, która uniemożliwia dalsze przetwarzanie danych, jest dobra. Pamiętać należy, że wszystkie dane, w stosunku do których ustał interes prawny administratora do przetwarzania, należy bezzwłocznie usunąć. Jedyną możliwością, aby tego dokonać, jest odpowiednia archiwizacja, które ułatwia szybkie odnalezienie się w gąszczu dokumentów.
Czy zniszczenia dokumentów należy dokonać samodzielnie?
Niekoniecznie. Prawodawca zdaje sobie sprawę, że zniszczenie 100 stron akt zawierających dane osobowe nie jest problemem. Kłopot dla przedsiębiorcy pojawia się wówczas, gdy dokumentów są tysiące. W związku z tym, w procesie niszczenia dokumentów można skorzystać z usług firmy zewnętrznej specjalizującej się w tego typu zadaniach. Przykładem tego rodzaju usługodawcy jest https://www.rhenus-data.pl/pl/.
Oczywiście, aby proces niszczenia danych przez taką firmę przebiegał zgodnie z prawem, podpisana musi być stosowna umowa, w której precyzyjnie określi się prawa, obowiązki, terminy oraz wysokość wynagrodzenia. To jednak nie wszystko. Administrator danych po stronie przedsiębiorstwa zlecającego usługę niszczenia musi zawrzeć z firmą niszczącą dokumenty umowę powierzenia danych. Umowa taka gwarantuje zlecającemu, że firma pozbywająca się dokumentów posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby usunąć dokumenty zgodnie z zapisami RODO.
Oprócz tego, umowa powierzenia danych powinna zawierać również informacje dotyczące przedmiotu i czasu trwania przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą, jak również prawa administratora.
Na co zwrócić uwagę zlecając usługę niszczenia dokumentów?
Powierzając firmie zewnętrznej dokumenty do zniszczenia należy ustalić, czy usługobiorca odbierze dokumenty w odpowiednio dostosowanych do tego pojemnikach, wystawi stosowny certyfikat potwierdzający zniszczenie, udostępni administratorowi możliwość śledzenia procesu niszczenia oraz czy w sposób rzetelny sporządzi protokół zdawczo-odbiorczy. To absolutne podstawy, które zabezpieczają przedsiębiorcę przed ewentualnymi nieprawidłowościami ze strony usługobiorcy.
W przypadku niszczenia dokumentów warto mieć się na baczności i dokonać tego w sposób zgodny z prawem. Dane osobowe w świetle prawa europejskiego są szczególnie chronione i absolutnie żaden przedsiębiorca nie chciałby spotkać się z karami wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów. Byłby to bowiem bardzo bolesny cios dla finansów firmy i jej rynkowego wizerunku.