Jak RODO określa niszczenie dokumentów

Jak RODO określa niszczenie dokumentów? Na co zwrócić uwagę podczas pozbywania się zbędnych akt, aby zrobić to zgodnie z prawem? To ważne pytania, na które odpowiedzi mogą uchronić firmę przed bolesnymi sankcjami.

Status niszczenia dokumentów określa art. 2 pkt. 4 RODO mówiący o “operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Oznacza to, że również usuwanie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga szczególnych środków bezpieczeństwa.

Niejednokrotnie w mediach spotkać się można było z informacjami, że na śmietnikach poważnych instytucji odnalezione zostały niepoprawnie zniszczone dokumenty (najczęściej w postaci ścinek z niszczarki), z których bez problemu odczytać można było dane i informacje dotyczące klientów lub pracowników. Dokumenty w takiej formie to pożywka dla złodziei i oszustów oraz niepodważalna podstawa nałożenia sankcji na przedsiębiorce, który nie wywiązał się ze swoich obowiązków wynikających z RODO a dotyczących ochrony danych osobowych.

RODO nie określa sposobu, w jaki dokumenty mają zostać zniszczone. Każda metoda, która uniemożliwia dalsze przetwarzanie danych, jest dobra. Pamiętać należy, że wszystkie dane, w stosunku do których ustał interes prawny administratora do przetwarzania, należy bezzwłocznie usunąć. Jedyną możliwością, aby tego dokonać, jest odpowiednia archiwizacja, które ułatwia szybkie odnalezienie się w gąszczu dokumentów.

Niekoniecznie. Prawodawca zdaje sobie sprawę, że zniszczenie 100 stron akt zawierających dane osobowe nie jest problemem. Kłopot dla przedsiębiorcy pojawia się wówczas, gdy dokumentów są tysiące. W związku z tym, w procesie niszczenia dokumentów można skorzystać z usług firmy zewnętrznej specjalizującej się w tego typu zadaniach. Przykładem tego rodzaju usługodawcy jest https://www.rhenus-data.pl/pl/.

Oczywiście, aby proces niszczenia danych przez taką firmę przebiegał zgodnie z prawem, podpisana musi być stosowna umowa, w której precyzyjnie określi się prawa, obowiązki, terminy oraz wysokość wynagrodzenia. To jednak nie wszystko. Administrator danych po stronie przedsiębiorstwa zlecającego usługę niszczenia musi zawrzeć z firmą niszczącą dokumenty umowę powierzenia danych. Umowa taka gwarantuje zlecającemu, że firma pozbywająca się dokumentów posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby usunąć dokumenty zgodnie z zapisami RODO.
Oprócz tego, umowa powierzenia danych powinna zawierać również informacje dotyczące przedmiotu i czasu trwania przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą, jak również prawa administratora.

Powierzając firmie zewnętrznej dokumenty do zniszczenia należy ustalić, czy usługobiorca odbierze dokumenty w odpowiednio dostosowanych do tego pojemnikach, wystawi stosowny certyfikat potwierdzający zniszczenie, udostępni administratorowi możliwość śledzenia procesu niszczenia oraz czy w sposób rzetelny sporządzi protokół zdawczo-odbiorczy. To absolutne podstawy, które zabezpieczają przedsiębiorcę przed ewentualnymi nieprawidłowościami ze strony usługobiorcy.

W przypadku niszczenia dokumentów warto mieć się na baczności i dokonać tego w sposób zgodny z prawem. Dane osobowe w świetle prawa europejskiego są szczególnie chronione i absolutnie żaden przedsiębiorca nie chciałby spotkać się z karami wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów. Byłby to bowiem bardzo bolesny cios dla finansów firmy i jej rynkowego wizerunku.