Jak zatytułować służbowy e-mail?
Wypełnienie pola "temat" sprawia często wiele problemów, zwłaszcza jeśli odbiorcą wiadomości jest szef, klient lub współpracownik.
Temat to najważniejsza część służbowego e-maila, ponieważ często decyduje o tym, czy odbiorca w ogóle przeczyta wiadomość. Niewłaściwie zatytułowany e-mail może zirytować adresata, negatywnie nastawić do treści albo po prostu zaginąć wśród wielu innych wiadomości.
Jak mówi Amanda Augustyn , ekspert z serwisu TheLadders, uważa, że tytuł e-maila powinien być krótki, ale konkretny. W typowej skrzynce pocztowej pole „temat" może zawierać maksymalnie około 60 znaków. Trzeba jednak pamiętać, że coraz częściej zdarza się nam odbierać pocztę za pomocą smartofnów, gdzie miejsca na tytuł jest mniej (25-30 znaków). Warto wziąć to pod uwagę, jeśli nie chcemy, by odbiorca musiał domyślać się, jak brzmi dalsza część tematu.
Odbiorca na pewno będzie wdzięczny, jeśli temat będzie informował, czego dotyczy treść maila, dlatego należy unikać wpisywania w tym miejscu ogólników typu „cześć" albo „czy masz chwilkę".
Trzeba również pamiętać, że na skrzynki pocztowe trafiają codziennie dziesiątki lub setki maili, dlatego większość osób korzysta z różnych form filtrowania i segregowania wiadomości. Zawarcie w tytule najważniejszych informacji i słów kluczowych sprawi, że e-mail nie umknie adresatowi, a w przyszłości będzie można go łatwo odszukać.
W temacie można zaznaczyć, że e-mail dotyczy ważnej sprawy i potrzebna jest szybka odpowiedź lub reakcja. Należy jednak unikać nadmiernego oznakowywania flagami i wykrzyknikami wiadomości, które nie są wcale bardzo pilne. Dobrym pomysłem jest też określenie "terminu ważności" e-maila (np. "czekam na zgłoszenia do piątku") lub wskazanie, do kiedy należy odpowiedzieć na e- mail.
Nadawca, który bardzo stara się zwrócić uwagę na swój e-mail, może paść ofiarą własnej kreatywności. Bardzo irytujące jest zaczynanie zdania w temacie, a kończenie go dopiero w treści maila, podobnie jak silenie się na oryginalność i zamieszczanie w tytule zagadkowych, niejasnych i wieloznacznych komunikatów, które mają go zaintrygować lub rozbawić odbiorcę.
ES